PAGE關(guān)工委建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)關(guān)工委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在關(guān)工委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于關(guān)工委機(jī)關(guān)及所屬各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。關(guān)工委檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映關(guān)工委工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門關(guān)工委設(shè)立檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善關(guān)工委檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用關(guān)工委各類檔案資料。3.對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括關(guān)工委的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.會議檔案：包括關(guān)工委組織召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。3.活動檔案：包括關(guān)工委組織開展的各類活動的方案、計劃、總結(jié)、照片、視頻等。4.人事檔案：包括關(guān)工委工作人員的個人檔案、考核材料、任免文件等。5.財務(wù)檔案：包括關(guān)工委的財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證等。6.榮譽(yù)檔案：包括關(guān)工委獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等。7.其他檔案：包括關(guān)工委工作中形成的其他有保存價值的檔案資料。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類順序進(jìn)行編號。編號格式為：[檔案類別代碼][年度][流水號]。例如：WS2023001，表示文書檔案2023年度第1份文件。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將文件材料整理歸檔，移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時完成檔案收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、裝訂、編目等整理工作。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。3.會議檔案應(yīng)按照會議的時間、地點(diǎn)、主題等進(jìn)行分類整理，包括會議通知、議程、報告、記錄、紀(jì)要等。4.活動檔案應(yīng)按照活動的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，包括活動方案、計劃、總結(jié)、照片、視頻等。5.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，包括個人簡歷、考核材料、任免文件等。6.財務(wù)檔案應(yīng)按照財務(wù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證等。7.榮譽(yù)檔案應(yīng)按照榮譽(yù)的類別、時間等進(jìn)行分類整理，包括榮譽(yù)證書、獎牌照片等。8.其他檔案應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、視頻檔案等。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，不得隨意堆放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：關(guān)工委的重要文件、會議記錄、活動總結(jié)、人事任免文件、財務(wù)決算等。3.長期保管的檔案主要包括：關(guān)工委的一般性文件、會議紀(jì)要、活動方案、人事考核材料、財務(wù)報表等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：關(guān)工委的臨時性文件、一般性活動記錄等，保管期限為至5年。5.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值提出意見，報關(guān)工委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管期限、安全保密措施等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要可以查閱、借閱本單位的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案資料的，須經(jīng)關(guān)工委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.外單位查閱、借閱檔案資料，應(yīng)出具單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)關(guān)工委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后發(fā)放《檔案查閱證》或《檔案借閱證》，并按照規(guī)定提供檔案資料。4.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案資料。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、所在部門、查閱、借閱目的、檔案名稱、檔案編號、查閱、借閱期限等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）檔案歸還1.查閱、借閱檔案資料的人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案資料，不得逾期。2.檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并處理。3.檔案管理部門收回《檔案查閱證》或《檔案借閱證》，并在檔案利用登記記錄上注明歸還日期。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)關(guān)工委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集整理，移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)按照檔案分類編號的要求進(jìn)行分類整理，存儲在指定的存儲介質(zhì)上。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止損壞和丟失。3.電子檔案應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，確保電子檔案的安全保密。（三）電子檔案利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵循本制度關(guān)于檔案利用的相關(guān)規(guī)定。2.利用電子檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門提