PAGE稅收征管檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)稅收征管檔案室的管理，確保稅收征管檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及稅收征管業(yè)務(wù)的相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織稅收征管檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：稅收征管檔案室對(duì)各類稅收征管檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和稅收征管業(yè)務(wù)的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為檔案的查閱、借閱提供便利，提高檔案的利用效率。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員崗位設(shè)置稅收征管檔案室設(shè)檔案主管一名，負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作；設(shè)檔案管理員若干名，負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、保管、查閱、借閱等工作。（二）檔案主管職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善稅收征管檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)稅收征管檔案室的整體規(guī)劃和建設(shè)，合理配置檔案管理設(shè)備和設(shè)施。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理員的工作，定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀等工作的審核，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。6.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，為檔案的收集、整理、利用等工作創(chuàng)造良好條件。（三）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)稅收征管檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。4.協(xié)助檔案主管做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案資料。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備和設(shè)施的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行。6.完成檔案主管交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍稅收征管檔案的收集范圍包括：稅務(wù)登記資料、納稅申報(bào)資料、稅款征收資料、稅務(wù)檢查資料、發(fā)票管理資料、稅收優(yōu)惠資料、稅務(wù)行政復(fù)議和訴訟資料等與稅收征管業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、報(bào)表、憑證、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的稅收征管檔案資料整理后移交檔案室。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理的規(guī)范要求。3.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)各部門移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。（三）整理方法1.分類：按照稅收征管業(yè)務(wù)的類別，將檔案分為稅務(wù)登記類、納稅申報(bào)類、稅款征收類、稅務(wù)檢查類、發(fā)票管理類、稅收優(yōu)惠類、稅務(wù)行政復(fù)議和訴訟類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案按照形成時(shí)間、順序等進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將零散的檔案資料按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管期限稅收征管檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和稅收征管業(yè)務(wù)的實(shí)際需要確定。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等適宜檔案保管的條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。（三）庫(kù)房管理1.檔案室?guī)旆繎?yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)遵守庫(kù)房管理制度，不得隨意更改檔案的存放位置和狀態(tài)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱稅收征管檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀檔案資料，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案主管同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱稅收征管檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損毀檔案資料。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案主管應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合稅收征管業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案主管審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保銷毀過(guò)程的安全。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案無(wú)法恢復(fù)。4.在檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立稅收征管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。3.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高檔案信息化管理水平。（二）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.將電子檔案存儲(chǔ)在安全可靠的