PAGE檔案三合一制度推進(jìn)報告一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案三合一制度推進(jìn)報告。（二）適用范圍本報告適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)一致。2.分級管理原則：實行公司、部門（單位）兩級檔案管理體制，明確各級檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的有效開展。3.集中保管原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一保管，便于檔案的安全管理和利用。4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案三合一制度概述（一）制度內(nèi)容檔案三合一制度是指將檔案的分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者有機(jī)結(jié)合，形成一個統(tǒng)一的、完整的檔案管理制度體系。（二）制定依據(jù)1.法律法規(guī)：《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等。2.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：《歸檔文件整理規(guī)則》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等。（三）重要意義1.提高檔案管理效率：通過將分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高了檔案管理效率。2.保證檔案質(zhì)量：明確了檔案的歸檔范圍和保管期限，確保了檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，保證了檔案質(zhì)量。3.便于檔案利用：統(tǒng)一的檔案管理制度體系，便于檔案的檢索、查詢和利用，提高了檔案的利用價值。三、檔案三合一制度推進(jìn)情況（一）推進(jìn)過程1.組織籌備階段：成立了檔案三合一制度推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了各部門的職責(zé)分工，制定了推進(jìn)工作計劃。2.調(diào)研分析階段：對公司現(xiàn)有檔案管理情況進(jìn)行了全面調(diào)研分析，梳理了檔案管理工作中存在的問題和不足。3.制度制定階段：依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定了檔案三合一制度。4.培訓(xùn)宣傳階段：組織了檔案三合一制度培訓(xùn)，對公司各部門檔案管理人員進(jìn)行了系統(tǒng)培訓(xùn)，同時通過多種渠道進(jìn)行了宣傳，提高了員工對檔案三合一制度的認(rèn)識和理解。5.實施運(yùn)行階段：按照檔案三合一制度的要求，全面開展了檔案管理工作，對檔案進(jìn)行了重新分類、整理和歸檔，建立了檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案的信息化管理。（二）取得成效1.檔案管理規(guī)范化水平顯著提高：通過實施檔案三合一制度，明確了檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和保管期限，規(guī)范了檔案的整理、編目、裝訂等操作流程，檔案管理工作更加規(guī)范、有序。2.檔案質(zhì)量明顯提升：嚴(yán)格按照檔案三合一制度的要求進(jìn)行檔案收集、整理和歸檔，確保了檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檔案質(zhì)量明顯提升。3.檔案利用效率大幅提高：建立了檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案的信息化管理，檔案檢索、查詢更加便捷，檔案利用效率大幅提高。4.員工檔案意識明顯增強(qiáng)：通過培訓(xùn)宣傳，員工對檔案管理工作的重要性有了更深刻的認(rèn)識，檔案意識明顯增強(qiáng)，自覺遵守檔案管理制度的意識明顯提高。（三）存在問題1.部分員工對檔案三合一制度的理解不夠深入：雖然組織了培訓(xùn)宣傳，但仍有部分員工對檔案三合一制度的理解不夠深入，在實際工作中不能嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行操作。2.檔案信息化建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)：檔案信息化管理水平還不夠高，檔案數(shù)據(jù)庫的功能還不夠完善，不能滿足檔案管理工作的需要。3.檔案管理人員隊伍建設(shè)有待加強(qiáng)：檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平還有待提高，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不能很好地適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。四、檔案分類方案（一）分類原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案管理和利用：分類應(yīng)便于檔案的整理、編目、裝訂、保管和利用，提高檔案管理效率。3.符合行業(yè)特點(diǎn)：結(jié)合公司行業(yè)特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的分類方案，確保檔案分類的準(zhǔn)確性和適用性。（二）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法，即將檔案按年度分開，在每個年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）分類，再按保管期限排列。（三）具體類別1.黨群工作類：包括黨務(wù)工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括公司行政事務(wù)、人事管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資管理等方面的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、生產(chǎn)技術(shù)等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報廢等方面的文件材料。7.會計檔案類：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等方面的文件材料。8.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等方面的文件材料。9.電子檔案類：包括公司信息化建設(shè)過程中形成的電子文件材料。五、歸檔范圍（一）歸檔原則1.反映公司主要職能活動和基本歷史面貌：歸檔的文件材料應(yīng)能夠反映公司的主要職能活動和基本歷史面貌，具有保存價值。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)：歸檔的文件材料應(yīng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，能夠為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供依據(jù)。3.遵循文件形成規(guī)律：歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。（二）具體范圍1.黨群工作類：包括公司黨委、紀(jì)委、工會、共青團(tuán)等組織形成的文件材料。2.行政管理類：包括公司行政事務(wù)、人事管理、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資管理等方面形成的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、生產(chǎn)技術(shù)等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面形成的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括公司設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、報廢等方面形成的文件材料。7.會計檔案類：包括公司會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等方面形成的文件材料。8.聲像檔案類：包括公司照片、錄音、錄像等方面形成的文件材料。9.電子檔案類：包括公司信息化建設(shè)過程中形成的電子文件材料。（三）不歸檔范圍1.重份文件：同一文件的多個副本，只保存一份。2.無查考利用價值的文件材料：如一般性的文件草稿、未生效的文件等。3.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件材料：如個人的信件、私人照片等。六、保管期限表（一）保管期限劃分原則1.根據(jù)文件的重要程度和歷史價值：對文件的重要程度和歷史價值進(jìn)行評估，確定合理的保管期限。2.考慮文件的現(xiàn)實利用需求：結(jié)合公司的現(xiàn)實利用需求，確定文件的保管期限，確保檔案能夠滿足公司的工作需要。3.遵循國家有關(guān)規(guī)定：保管期限的劃分應(yīng)遵循國家有關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的合法性、規(guī)范性。（二）具體保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的期限分為30年、10年。凡是在一定時期內(nèi)對公司有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。（三）保管期限的調(diào)整1.定期評估：定期對檔案的保管期限進(jìn)行評估，根據(jù)檔案的實際價值和利用需求，及時調(diào)整保管期限。2.動態(tài)管理：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理工作的需要，對保管期限表進(jìn)行動態(tài)管理，確保保管期限表的科學(xué)性、合理性。七、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案管理和利用：整理應(yīng)便于檔案的編目、裝訂、保管和利用，提高檔案管理效率。3.符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：整理應(yīng)符合國家有關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（二）整理方法1.歸檔文件整理：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作。2.紙質(zhì)檔案整理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作，建立紙質(zhì)檔案目錄。3.電子檔案整理：對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等操作，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（三）編目要求1.編制檔案目錄：按照檔案分類方案，編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、目錄號、案卷號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.錄入檔案信息：將檔案目錄信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.編制檢索工具：根據(jù)檔案利用需求，編制多種檢索工具，如分類目錄、主題目錄、專題目錄等，便于檔案的檢索、查詢和利用。八、檔案保管與保護(hù)（一）保管要求1.檔案庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案裝具配備：檔案裝具應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，選用質(zhì)量好、耐久性強(qiáng)的裝具，確保檔案的安全保管。3.檔案存放排列：檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放排列，便于檔案的查找和利用。4.檔案定期盤點(diǎn)：定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。（二）保護(hù)措施1.檔案修復(fù)：對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。2.檔案數(shù)字化：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，便于檔案的長期保存和利用。3.檔案安全管理：加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，落實安全責(zé)任，確保檔案的安全。九、檔案利用與服務(wù)（一）利用原則1.依法依規(guī)利用：檔案利用應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司發(fā)展：檔案利用應(yīng)服務(wù)公司發(fā)展大局，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供有力支持。3.方便快捷利用：檔案利用應(yīng)方便快捷，提高檔案利用效率，滿足公司員工的利用需求。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要，可以查閱檔案。查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫房查閱。2.借閱：公司員工因工作需要，可以借閱檔案。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：公司員工因工作需要，可以復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)支付相應(yīng)的費(fèi)用。（三）服務(wù)措施1.建立檔案利用服務(wù)平臺：建立檔案利用服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱和復(fù)制等功能，提高檔案利用效率。2.開展檔案咨詢服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案咨詢服務(wù)，為公司員工提供檔案利用方面的指導(dǎo)和幫助。3.加強(qiáng)檔案編研工作：檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和員工工作提供參考。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立定期檢查制度：定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。2.加強(qiáng)日常監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的日常監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.接受內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定