PAGE企業(yè)檔案信息化工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案信息化工作流程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在檔案信息化工作中的管理活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、安全管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則檔案信息化工作應(yīng)納入公司整體信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一管理，確保檔案信息資源的有效整合和共享。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密法律法規(guī)，采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，保障公司的商業(yè)秘密和國(guó)家利益。3.便捷高效原則充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。4.全程管理原則對(duì)檔案信息化工作的全過(guò)程進(jìn)行管理，包括系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)備份、安全維護(hù)等，確保檔案信息化工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案信息化管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案信息化工作，審議檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、制度、標(biāo)準(zhǔn)等重大事項(xiàng)，解決檔案信息化工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息化工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入、審核和存儲(chǔ)，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案信息檢索、查詢、利用等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案信息化工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開(kāi)展檔案信息化培訓(xùn)工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化工作的統(tǒng)計(jì)、分析和總結(jié)，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送相關(guān)信息。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照公司檔案信息化工作要求，配合檔案管理部門(mén)做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核等工作。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案信息的安全管理，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案信息不被泄露。4.積極支持和配合公司檔案信息化建設(shè)工作，提出合理化建議和意見(jiàn)。三、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司檔案管理需求和信息化發(fā)展規(guī)劃，選擇適合公司實(shí)際情況的檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能，滿足公司檔案管理工作的需要。2.檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)的兼容性、擴(kuò)展性和安全性。在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮公司現(xiàn)有檔案管理模式和業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行合理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和功能配置，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。3.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)完成后，應(yīng)進(jìn)行全面的測(cè)試和驗(yàn)收工作。測(cè)試內(nèi)容包括系統(tǒng)功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試等，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能完善、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。驗(yàn)收合格后，方可正式投入使用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)的錄入工作。在錄入前，應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真的整理和核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。錄入過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行，保證數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量。2.建立檔案數(shù)據(jù)審核機(jī)制，對(duì)錄入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知錄入人員進(jìn)行修改。審核通過(guò)的數(shù)據(jù)方可正式存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。3.定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。對(duì)檔案信息的修改、刪除等操作應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和記錄，保證數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。四、檔案收集與整理（一）收集范圍公司各部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案材料。收集范圍包括但不限于：1.行政管理類檔案：公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量管理檔案、物資采購(gòu)檔案、設(shè)備管理檔案等。3.項(xiàng)目建設(shè)類檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。4.科研開(kāi)發(fā)類檔案：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果等。5.聲像類檔案：照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步分類和整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，并對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.收集的檔案材料應(yīng)保持原始記錄的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。（三）整理規(guī)范1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類。整理過(guò)程中，應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.檔案整理應(yīng)包括檔案的裝訂、編目、裝盒等工作。裝訂應(yīng)牢固、整齊，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，裝盒應(yīng)規(guī)范、有序。同時(shí)，應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，方便檔案的檢索和查詢。3.對(duì)電子檔案的整理，應(yīng)按照電子文件管理要求，進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等操作。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，確保兩者內(nèi)容一致。五、檔案存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)方式1.檔案信息應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，包括服務(wù)器硬盤(pán)、磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間，滿足公司檔案管理工作的需要。2.根據(jù)檔案的重要性和使用頻率，對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)。重要檔案應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，包括溫度、濕度、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。應(yīng)安裝必要的環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)存儲(chǔ)環(huán)境的各項(xiàng)參數(shù)，確保檔案存儲(chǔ)的安全。2.對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障和隱患。同時(shí)，應(yīng)建立存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等信息。（三）備份策略1.制定完善的檔案?jìng)浞莶呗裕ㄆ趯?duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的變化情況和重要程度確定，重要檔案應(yīng)每天進(jìn)行備份，一般檔案可每周或每月進(jìn)行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與主存儲(chǔ)設(shè)備不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。3.采用多種備份方式相結(jié)合的方法，如全量備份、增量備份、差異備份等，以提高備份效率和數(shù)據(jù)安全性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。六、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立完善的檔案檢索工具，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案檢索系統(tǒng)等。檢索工具應(yīng)具備多種檢索方式，如按文件題名、文號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)與檔案信息化管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線檢索和查詢。用戶可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)，隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案檢索系統(tǒng)，獲取所需檔案信息。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用流程。對(duì)檔案利用申請(qǐng)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批，確保檔案利用符合規(guī)定和權(quán)限。2.為用戶提供便捷的檔案利用服務(wù)，根據(jù)用戶需求及時(shí)提供檔案查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)。在提供檔案利用服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用效果的跟蹤和反饋，了解用戶對(duì)檔案利用服務(wù)的滿意度和意見(jiàn)建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作，提高檔案利用效率和質(zhì)量。七、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案信息化安全管理的責(zé)任、措施和流程。安全管理制度應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、數(shù)據(jù)安全管理制度、用戶權(quán)限管理制度、安全審計(jì)制度等。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化安全管理工作的監(jiān)督和檢查，定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行。包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。用戶應(yīng)使用強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。同時(shí)，應(yīng)建立用戶操作日志，記錄用戶的操作行為，以便進(jìn)行安全審計(jì)和追溯。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的加密保護(hù)，對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案信息化安全應(yīng)急預(yù)案，明確安全事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)流程、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.定期組織開(kāi)展檔案信息化安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)安全事件的能力和水平。在安全事件發(fā)生時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急處置措施，最大限度地減少損失和影響，并及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。八、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案信息化培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)公司員工的崗位需求和檔案信息化工作要求，確定培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式和培訓(xùn)時(shí)間。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)、檔案管理系統(tǒng)操作技能、安全保密知識(shí)等。2.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。同時(shí)，應(yīng)定期組織培訓(xùn)效果評(píng)估，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和內(nèi)容，提高培訓(xùn)質(zhì)量。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開(kāi)展檔案信息化培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)工作的順利實(shí)施。培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過(guò)實(shí)際操作和案例分析，提高員工的檔案信息化應(yīng)用能力。2.為員工提供必要的培訓(xùn)教材和學(xué)習(xí)資料，并建立培訓(xùn)檔案，記錄員工的培訓(xùn)情況和學(xué)習(xí)成績(jī)。（三）考核機(jī)制1