PAGE綜合管理類檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強公司綜合管理類檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在綜合管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司綜合管理類檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司在綜合管理過程中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善公司綜合管理類檔案管理制度。集中統(tǒng)一管理公司綜合管理類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.各部門負責(zé)本部門綜合管理類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集和整理。配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作，積極提供檔案利用所需的相關(guān)信息。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案公司各類會議文件、紀要、決議等。公司發(fā)文、收文、函件等文件資料。公司規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等規(guī)范性文件。公司工作計劃、總結(jié)、報告等。公司人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)資料）。公司行政事務(wù)處理記錄，如辦公用品采購、車輛管理、辦公設(shè)備維護等。2.財務(wù)管理檔案公司財務(wù)預(yù)算、決算報告。會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)資料。稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根等。財務(wù)審計報告、驗資報告等。經(jīng)濟合同、協(xié)議等涉及財務(wù)收支的文件。3.業(yè)務(wù)管理檔案公司各類業(yè)務(wù)項目的策劃方案、可行性研究報告。業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。業(yè)務(wù)往來信函、傳真、電子郵件等。業(yè)務(wù)活動記錄，如市場調(diào)研、客戶拜訪、項目招投標等。業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、分析報告等。4.其他檔案公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等。公司對外宣傳資料（包括宣傳冊、海報、宣傳片等）。公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等。公司重大活動的相關(guān)資料，如慶典、年會、培訓(xùn)等活動的照片、視頻、文字記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為行政管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、其他類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體檔案內(nèi)容設(shè)置二級類目、三級類目等。例如：行政管理類可分為會議文件、發(fā)文、人事檔案等二級類目；會議文件二級類目下可再分為公司例會文件、專題會議文件等三級類目。2.編號對整理好的檔案進行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，可采用“年度+類目代碼+流水號”的方式進行編號。例如：2023年行政管理類會議文件的編號為2023XM001，其中“2023”表示年度，“XM”表示行政管理類會議文件的類目代碼，“001”表示流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊，以便于查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案資料整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些時效性較強的檔案，如緊急會議文件、重要業(yè)務(wù)合同等，應(yīng)在文件辦理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案資料按照檔案管理部門的要求進行分類、編號、編目，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，并將檔案資料及清單一并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交過來的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。核對無誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照編號順序排列上架，進行妥善保管。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、保存價值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長期、短期三種。1.永久保管公司設(shè)立、變更、終止等重要文件資料。公司年度財務(wù)決算報告。公司重大業(yè)務(wù)項目的合同、協(xié)議等。公司重要的人事任免文件。公司獲得的國家級榮譽證書等。2.長期保管公司規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等規(guī)范性文件。公司中期財務(wù)預(yù)算、決算報告。公司一般業(yè)務(wù)項目的合同、協(xié)議等。公司人事檔案（除重要人事任免文件外）。公司年度工作計劃、總結(jié)等。保管期限為30年。3.短期保管公司一般性行政事務(wù)處理記錄。公司臨時性業(yè)務(wù)活動記錄。保管期限為10年。（四）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.檔案裝具應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放。檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.檔案保管檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況完好。對破損、褪色、字跡模糊等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。四、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司綜合管理類檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序進行，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用程序1.查閱查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)查閱人申請，在檔案庫房內(nèi)查找相關(guān)檔案，并提供給查閱人查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.借閱借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意。檔案管理部門根據(jù)借閱人申請，在檔案庫房內(nèi)查找相關(guān)檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對、檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱及編號、查閱或借閱時間、歸還時間等內(nèi)容。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，根據(jù)檔案的保管期限、保存價值等因素，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對擬銷毀的檔案進行審查、鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案的保存價值和保管期限是否已滿，確定是否需要銷毀。2.綜合分析法結(jié)合公司的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)特點、檔案形成規(guī)律以及國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，對檔案進行綜合分析，確定檔案的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定后，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清單》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)