PAGE《檔案室保密管理制度》一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室工作的部門、人員以及與檔案室有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案室保密管理工作。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)，建立健全保密防范機(jī)制，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全面管理原則：對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過(guò)程實(shí)施保密管理。4.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：明確各部門、各崗位在檔案室保密管理中的職責(zé)，實(shí)行責(zé)任追究制度。二、保密組織與職責(zé)（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)為：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密工作的方針、政策和法律法規(guī)，制定本公司/組織的保密工作制度和規(guī)定。2.審定檔案室保密工作計(jì)劃和方案，決策重大保密事項(xiàng)。3.組織開(kāi)展保密宣傳教育和培訓(xùn)，提高全體員工的保密意識(shí)。4.定期對(duì)檔案室保密工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。5.對(duì)違反保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案室的保密管理工作，確保保密制度的有效執(zhí)行。2.組織制定和完善檔案室保密工作流程和操作規(guī)范。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案室工作人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密業(yè)務(wù)水平。4.對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案信息安全。5.定期向保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案室保密工作情況，及時(shí)提出改進(jìn)措施和建議。（三）檔案室工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案秘密，不得泄露檔案信息。2.按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)所負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助做好檔案室的安全防范工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事件的發(fā)生。5.參加保密教育和培訓(xùn)，不斷提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理保密（一）收集1.在檔案收集過(guò)程中，工作人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。2.對(duì)于從外部接收的檔案，要進(jìn)行嚴(yán)格的審查和登記，確保檔案來(lái)源合法、真實(shí)，無(wú)泄密隱患。3.收集人員不得擅自擴(kuò)大檔案收集范圍，不得私自留存或銷毀應(yīng)歸檔的檔案材料。（二）整理1.檔案整理人員要在符合保密要求的環(huán)境下進(jìn)行工作，防止檔案信息在整理過(guò)程中泄露。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作時(shí)，要嚴(yán)格按照規(guī)定的方法和程序進(jìn)行，確保檔案整理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.在整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案中有涉及保密內(nèi)容的標(biāo)識(shí)或記錄，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得隨意更改或刪除。4.整理完成的檔案要及時(shí)移交檔案室保管，辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。四、檔案的保管保密（一）檔案室建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇安全、保密的地點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防磁等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室要安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案室的安全。3.檔案室的門窗要堅(jiān)固，窗戶應(yīng)安裝防盜網(wǎng)和窗簾，防止外部窺視。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)分類存放于專用的檔案柜、架中，并按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案要進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.涉及保密的檔案要單獨(dú)存放，設(shè)置專門的保密區(qū)域，嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限。（三）檔案保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案的安全與完整。2.對(duì)破損、褪色等有問(wèn)題的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，防止檔案信息進(jìn)一步損壞。3.加強(qiáng)對(duì)檔案室的溫濕度管理，保持適宜的溫濕度環(huán)境，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。五、檔案的利用保密（一）利用申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案利用申請(qǐng)，需經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（二）利用審批1.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和保密規(guī)定進(jìn)行審批，對(duì)于符合利用條件的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并明確利用期限、利用方式等要求。2.對(duì)于不符合利用條件或可能存在泄密風(fēng)險(xiǎn)的申請(qǐng)，不予批準(zhǔn)，并向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。（三）利用過(guò)程1.檔案利用人員應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.借閱檔案的人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案室工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）利用登記1.檔案室要建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。2.利用登記記錄要妥善保存，以備查閱和審計(jì)。六、檔案的銷毀保密（一）銷毀鑒定1.定期對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀鑒定，成立由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和保密管理人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組要對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，確定是否可以銷毀。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，要進(jìn)行特殊處理，不得隨意銷毀，并報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組備案。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，要填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審核，再報(bào)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息徹底銷毀，無(wú)法恢復(fù)。2.在銷毀過(guò)程中，要對(duì)銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄1.銷毀記錄要作為檔案資料長(zhǎng)期保存，以備查詢和審計(jì)。2.對(duì)于銷毀的重要檔案，要建立專門的銷毀檔案，記錄銷毀過(guò)程和相關(guān)審批情況。七、保密監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案室保密工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、檔案保管環(huán)境、利用登記情況、銷毀記錄等。2.檢查人員要認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查1.檔案室負(fù)責(zé)人或保密管理人員不定期對(duì)檔案室工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案利用過(guò)程中的保密措施執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)安全等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，要及時(shí)制止并進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的要追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)工作需要或上級(jí)要求，適時(shí)開(kāi)展檔案室保密專項(xiàng)檢查工作，對(duì)特定時(shí)期、特定范圍內(nèi)的檔案保密工作進(jìn)行深入檢查。2.專項(xiàng)檢查要制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點(diǎn)和方法，確保檢查工作的有效性。八、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和政策方針教育，使員工了解保密工作的重要性和法律責(zé)任。2.公司/組織檔案室保密制度和規(guī)定教育，確保員工熟悉并遵守各項(xiàng)保密要求。3.保密意識(shí)教育，提高員工的保密警惕性，防止因疏忽大意導(dǎo)致檔案信息泄露。4.檔案業(yè)務(wù)知識(shí)教育，包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面的知識(shí)和技能，使員工能夠正確開(kāi)展檔案工作，保障檔案信息安全。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織保密知識(shí)培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部保密管理人員進(jìn)行授課，講解保密法律法規(guī)、保密制度和實(shí)際案例等。2.開(kāi)展專題培訓(xùn)，針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)能力和保密水平。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等形式，宣傳保密知識(shí)和工作動(dòng)態(tài)，營(yíng)造良好的保密工作氛圍。4.組織保密知識(shí)競(jìng)賽、案例分析討論等活動(dòng)，增強(qiáng)員工的學(xué)習(xí)積極性和保密意識(shí)。（三）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度保密教育與培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃要根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和檔案工作發(fā)展需求進(jìn)行調(diào)整和完善，確保培訓(xùn)工作的針對(duì)性和實(shí)效性。九、保密獎(jiǎng)懲（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案室保密工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升等，以激勵(lì)員工積極參與保密工作，為公司/組織的檔案信息安全做出貢獻(xiàn)。（二）懲罰1.對(duì)于違反檔案室保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.對(duì)因違反保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露的，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并追