PAGE看守所規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強看守所檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在看守所工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于看守所全體工作人員在檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：看守所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映看守所工作實際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：加強檔案安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴格限制檔案的查閱和使用范圍。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置看守所應設立專門的檔案管理室，配備必要的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定看守所檔案管理制度并組織實施。2.負責看守所各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全完整。4.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料，并做好登記和跟蹤服務。5.開展檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。6.對看守所各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。7.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀，并做好記錄。8.收集和整理與看守所工作相關的資料，建立檔案信息資源庫，為看守所工作提供參考和依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.收押檔案：包括犯罪嫌疑人、被告人的基本情況登記表、拘留證、逮捕證、入所健康檢查表、收押登記表等。2.案件檔案：與看守所辦理案件相關的各類材料，如提訊證、提解證、換押證、法律文書送達回執(zhí)、案件處理情況記錄等。3.監(jiān)管檔案：看守所日常監(jiān)管工作形成的檔案，如巡視記錄、談話教育記錄、安全檢查記錄、突發(fā)事件處置記錄等。4.教育改造檔案：對在押人員進行教育改造的相關材料，如教育計劃、教案、學習記錄、考核成績等。5.生活衛(wèi)生檔案：涉及在押人員生活衛(wèi)生管理的檔案，如伙食賬目、醫(yī)療記錄、衛(wèi)生防疫記錄等。6.人事檔案：看守所工作人員的個人檔案，包括履歷表、考核表、任免文件、獎懲記錄等。7.財務檔案：看守所財務收支、經(jīng)費管理等方面的檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。8.其他檔案：與看守所工作有關的其他各類文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應符合檔案保管要求。3.對于重要檔案或特殊載體檔案，應采取特殊保護措施，確保檔案的安全完整。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，確保分類科學合理，便于查找和管理。一般可分為收押、案件、監(jiān)管、教育改造、生活衛(wèi)生、人事、財務、其他等幾大類，每大類下再根據(jù)實際情況細分若干小類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙張檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，排列應整齊有序，便于查找和取用。同時，應建立檔案存放位置索引，注明每類檔案的存放架位和層號。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度適宜，相對濕度應控制在40%60%之間。3.檔案存放應使用專門的檔案柜或貨架，檔案柜應堅固耐用，排列整齊有序，并標注檔案類別和編號。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括看守所的重要文件、法規(guī)性文件、歷史記錄、重大案件檔案等。3.長期保管的檔案保管期限一般為30年，主要包括較為重要的案件檔案、監(jiān)管工作記錄、教育改造資料等。4.短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要包括一般性的文件材料、日常工作記錄等。（三）定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。2.每月應對檔案庫房進行一次全面檢查，查看檔案是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.每年應對檔案進行一次清點核對，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置無誤。4.檢查和清點情況應做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并采取相應措施進行處理。（四）安全防護措施1.檔案庫房應安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的滅火器材，確保檔案安全。2.對電子檔案應采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應關好門窗，切斷電源。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故。五、檔案的利用（一）利用范圍1.看守所內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱相關檔案。3.其他經(jīng)看守所批準的單位或個人因特殊需要查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.看守所內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，注明查閱（借閱）目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱（借閱）手續(xù)。2.司法機關、行政執(zhí)法部門查閱、借閱檔案，應出具單位介紹信和相關法律文書，注明查閱（借閱）內(nèi)容和范圍，經(jīng)看守所領導批準后，由檔案管理部門辦理查閱（借閱）手續(xù)。3.其他單位或個人查閱、借閱檔案，應提交書面申請，說明查閱（借閱）理由和檔案需求，經(jīng)看守所審核批準后，辦理查閱（借閱）手續(xù)。4.檔案管理部門應對查閱（借閱）申請進行審核，符合條件的予以辦理，并登記查閱（借閱）時間、檔案名稱、查閱（借閱）人等信息。5.查閱（借閱）檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需帶出，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用限制1.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和使用范圍。2.對重要檔案的查閱和使用，應實行審批制度，確保檔案的安全和合理利用。3.查閱（借閱）檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。4.查閱（借閱）人員應按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人和相關專業(yè)人員組成，負責對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際保存價值，對檔案進行鑒定。2.已過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保存。3.對涉及重要歷史事件、重大案件、重要人物等具有特殊意義的檔案，應延長保管期限或永久保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行全面審查，逐卷逐件分析檔案的保存價值，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報看守所領導批準。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在指定地點由專人負責監(jiān)銷。2.銷毀檔案可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應做好記錄，監(jiān)銷人、銷毀人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立看守所檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為看守所工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，及時更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時效性和準確性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，嚴格控制用戶對系統(tǒng)的訪問。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.制定系統(tǒng)應急處理預案，應對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障