PAGE公司檔案管理制度樹狀圖一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的全過程管理。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，如實(shí)反映公司的歷史和現(xiàn)狀。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門的職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門檔案管理員各部門設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作。各部門檔案管理員的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類檔案，并及時(shí)整理、分類。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱和利用工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司的行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.黨群工作類：包括公司黨組織的文件、黨員檔案、工會文件、共青團(tuán)文件等。3.經(jīng)營管理類：包括公司的經(jīng)營決策文件、市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司的生產(chǎn)工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖紙、設(shè)備檔案等。5.基本建設(shè)類：包括公司的基本建設(shè)項(xiàng)目文件、工程圖紙、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。6.科研項(xiàng)目類：包括公司的科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。7.人事檔案類：包括公司員工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。8.聲像檔案類：包括公司的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.電子檔案類：包括公司的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號。檔案編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”，流水號從0001開始。2.黨群工作類：代碼為“DQ”，流水號從0001開始。3.經(jīng)營管理類：代碼為“JY”，流水號從0001開始。4.生產(chǎn)技術(shù)類：代碼為“SC”，流水號從0001開始。5.基本建設(shè)類：代碼為“JS”，流水號從0001開始。6.科研項(xiàng)目類：代碼為“KY”，流水號從0001開始。7.人事檔案類：代碼為“RS”，流水號從0001開始。8.聲像檔案類：代碼為“SX”，流水號從0001開始。9.電子檔案類：代碼為“DZ”，流水號從0001開始。例如，行政管理類的第一份檔案編號為“XZ0001”，黨群工作類的第二份檔案編號為“DQ0002”，以此類推。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在工作中形成的各類檔案及時(shí)、完整地收集起來。2.檔案收集的范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。3.對于重要的檔案，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號、編目、裝訂等。2.分類：將檔案按照預(yù)先確定的分類方案進(jìn)行分類，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。3.編號：按照檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進(jìn)行編號，確保檔案編號唯一、準(zhǔn)確。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檔案的查閱和管理。5.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等，以保證檔案的質(zhì)量。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案密級檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.絕密：涉及公司核心機(jī)密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案，列為絕密級。2.機(jī)密：涉及公司重要機(jī)密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案，列為機(jī)密級。3.秘密：涉及公司一般機(jī)密，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受一定損害的檔案，列為秘密級。（五）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案完好無損。2.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱機(jī)密、絕密級檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍僅限與該單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上填寫查閱日期、檔案編號、題名、查閱目的等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和效果。2.根據(jù)檔案利用反饋情況，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理查詢，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、編目等處理。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、保管期限、密級等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案管理信息系統(tǒng)功能：包括檔案的收集、整理保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的