PAGE辦公室檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負責(zé)對全公司檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)公司設(shè)立綜合檔案室，隸屬辦公室管理，負責(zé)集中保管公司各類檔案。（二）職責(zé)分工1.辦公室主任全面負責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。監(jiān)督、檢查各部門檔案工作的開展情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。指導(dǎo)檔案管理人員做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.檔案管理人員負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范有序管理。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。按照規(guī)定為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記工作。對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后做好檔案的銷毀工作。負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。3.各部門負責(zé)人負責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。督促本部門員工及時將工作中形成的文件材料交檔案管理人員歸檔，確保本部門檔案的齊全完整。協(xié)助檔案管理人員做好本部門檔案的查閱、借閱等工作。4.公司員工負責(zé)將本人在工作中形成的文件材料及時整理、分類，定期移交本部門檔案管理人員。嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。在工作中如需查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、通知等文件材料。4.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如項目策劃書、可行性研究報告、招投標(biāo)文件、項目驗收報告等。7.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。8.公司人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。9.公司行政事務(wù)管理中形成的文件材料，如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維護記錄等。10.公司宣傳活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報道、活動照片等。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整歸檔。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等六大類。文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類?？萍紮n案按照項目進行分類，每個項目下再按照文件材料的形成階段進行細分。會計檔案按照會計年度類別進行分類，類別包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等。人事檔案按照員工個人進行分類，每個員工的檔案包括入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。聲像檔案按照載體形式（照片、錄音、錄像等）進行分類，再按照形成時間或內(nèi)容進行排列。電子檔案按照文件類型、年度、保管期限等進行分類存儲。2.編號文書檔案編號格式為：年度保管期限流水號。例如：2023長期001?？萍紮n案編號格式為：項目編號文件材料順序號。例如：KJ20230101。會計檔案編號格式為：會計年度類別流水號。例如：2023會計憑證001。人事檔案編號格式為：員工編號。例如：001。聲像檔案編號格式為：年度載體形式流水號。例如：2023照片001。電子檔案編號格式為：文件類型代碼年度保管期限流水號。例如：WS2023長期001。3.裝訂文書檔案一般采用A４紙左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。會計檔案應(yīng)按照財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行裝訂。其他檔案根據(jù)實際情況進行裝訂或裝盒。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，并配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時進行標(biāo)注。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、更換防蟲藥品、調(diào)整溫濕度等。3.每年應(yīng)對檔案的保管情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。5.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。6.借閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。7.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。8.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。9.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（二）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照復(fù)制申請表進行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作，記錄復(fù)制人姓名、部門、復(fù)制時間、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等。4.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明原件存放處。（三）檔案的證明出具1.公司員工因工作需要出具檔案證明，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容如實出具證明，并加蓋綜合檔案室印章。3.出具的檔案證明應(yīng)注明使用范圍和有效期限。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.對檔案的價值進行全面、客觀、公正的評估，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行銷毀，防止檔案信息的不當(dāng)流失。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室主任擔(dān)任組長，檔案管理人員、各部門負責(zé)人代表等為成員。檔案鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價值等因素進行綜合分析，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對涉及公司機密、知識產(chǎn)權(quán)、歷史遺留等重要檔案，應(yīng)進行重點審查，確保檔案的安全保管。3.對已到保管期限但仍具有一定查考利用價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理人員填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報辦公室主任審核批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀申請表》應(yīng)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置。3.加強檔案信息的安全保護，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化掃描應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，保證掃描圖像清晰、完整、可讀。對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。建立檔案管理信息系統(tǒng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)檔案信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.電子檔案管理按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對電子檔案進行分類存儲、定期備份、安全防護等管理。電子檔案應(yīng)采用加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全保密。定期對電子檔案進行清理和維