PAGE企業(yè)辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。5.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢(xún)和利用。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。7.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案。8.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成的各類(lèi)檔案資料的收集、整理，并定期移交辦公室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)檔案的形成、積累和整理工作，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類(lèi)、編目、上架、借閱登記等。3.熟悉檔案內(nèi)容，能夠熟練運(yùn)用檔案檢索工具，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、政府部門(mén)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)技術(shù)、質(zhì)量管理等方面的文件資料。6.公司的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。7.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。8.公司的基本建設(shè)、固定資產(chǎn)管理等方面的文件資料。9.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的文件和重復(fù)的資料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段進(jìn)行分類(lèi)整理。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類(lèi)整理，并裝訂成冊(cè)。5.合同檔案：按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)整理。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)等。2.科技檔案：分為科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.人事檔案：分為干部檔案、工人檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案：分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。5.合同檔案：分為買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。（二）編號(hào)方法1.文書(shū)檔案：采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方法。例如：2023永久001。2.科技檔案：采用項(xiàng)目代號(hào)分類(lèi)號(hào)流水號(hào)的編號(hào)方法。例如：KJ20230101001。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定的編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)。5.合同檔案：采用合同類(lèi)別簽訂年份流水號(hào)的編號(hào)方法。例如：買(mǎi)賣(mài)合同2023001。五、檔案的編目與裝訂（一）編目?jī)?nèi)容1.案卷封面：包括全宗名稱(chēng)、類(lèi)目名稱(chēng)、案卷題名、編制日期、保管期限、密級(jí)等。2.卷內(nèi)文件目錄：包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等。3.備考表：記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、在本卷內(nèi)利用情況等。（二）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范，使用統(tǒng)一的格式和字體。2.案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按照文件排列順序依次填寫(xiě)，不得遺漏。（三）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線(xiàn)裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，不得有重號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象。六（此處序號(hào)應(yīng)為六，與前文連貫）、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，采用電子存儲(chǔ)或異地存儲(chǔ)等方式，確保檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。七、檔案的利用與借閱（此處序號(hào)應(yīng)為七，與前文連貫）（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、服務(wù)公司工作的原則。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案庫(kù)房查閱檔案。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。（三）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、用途等。2.經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。3.辦公室檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向辦公室說(shuō)明原因。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)的原則。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等。3.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.檔案利用：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)查閱、借閱、復(fù)制等功能。5.檔案安全管理：對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)保證