PAGE職稱檔案管理制度規(guī)范表一、總則（一）目的為加強公司職稱檔案管理，確保職稱檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮職稱檔案在公司人才評價、任用、晉升等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工職稱檔案的管理，包括職稱申報、評審、聘任等過程中形成的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實性原則：職稱檔案內容必須真實可靠，如實反映員工的專業(yè)技術水平、工作業(yè)績和職業(yè)道德等情況。2.完整性原則：全面收集、整理與員工職稱相關的各類材料，確保檔案資料的齊全、完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及員工個人隱私和公司機密的信息予以保密。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序、方法和標準進行職稱檔案的管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。二、管理職責（一）人力資源部門1.負責制定和完善公司職稱檔案管理制度，并組織實施。2.負責員工職稱申報、評審、聘任等工作的組織協調和指導。3.負責收集、審核、整理和保管員工職稱檔案，建立職稱檔案信息數據庫。4.負責根據公司發(fā)展需要和員工實際情況，提出職稱晉升、聘任等建議。（二）各部門1.負責本部門員工職稱申報材料的收集、整理和初審，并及時報送人力資源部門。2.配合人力資源部門做好員工職稱評審、聘任等相關工作，提供必要的支持和協助。3.負責對本部門員工職稱檔案的日常管理和維護，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員1.負責職稱檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱等。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。3.定期對職稱檔案進行檢查和核對，發(fā)現問題及時報告并采取相應措施進行處理。4.負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案存儲環(huán)境的安全和適宜。三、職稱檔案內容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學歷、學位、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、參加工作時間等。2.員工現工作單位、職務、職稱、聘任時間等。（二）職稱申報材料1.職稱申報表：包括個人基本情況、工作經歷、業(yè)績成果、論文著作、科研項目等內容。2.學歷證書、學位證書、專業(yè)技術資格證書、職業(yè)資格證書等。3.工作業(yè)績證明材料：如獲獎證書、榮譽稱號、項目驗收報告、專利證書、技術合同等。4.論文、著作發(fā)表情況：包括論文發(fā)表刊物名稱、發(fā)表時間、論文題目等，著作需提供封面、版權頁、目錄、正文等相關頁面復印件。5.科研項目立項及驗收材料：包括項目立項申請書、項目合同書、項目驗收報告等。6.繼續(xù)教育證明材料：如參加各類培訓、學術交流活動的證書、結業(yè)證明等。（三）職稱評審材料1.評審表：由評審委員會填寫的評審意見和結論。2.專家評審意見：包括專家對申報人員專業(yè)技術水平、工作業(yè)績、論文著作等方面的評價意見。3.答辯記錄：如有答辯環(huán)節(jié)，需提供答辯記錄及相關材料。（四）職稱聘任材料1.職稱聘任文件：公司下達的職稱聘任通知、聘任合同等。2.工資變動審批表：反映因職稱聘任導致工資變動的相關審批材料。（五）其他相關材料1.年度考核材料：近年度的個人年度考核表。2.誠信承諾書：申報人員簽署的誠信申報承諾書。3.其他與職稱相關的重要材料，如個人述職報告、工作成果總結等。四、職稱檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門在每年職稱申報工作開始前，向各部門發(fā)布職稱申報通知，明確申報條件、要求和時間節(jié)點。2.各部門按照通知要求，組織本部門員工進行職稱申報，并負責收集員工的申報材料，對材料的真實性、完整性進行初審。3.各部門應在規(guī)定時間內將初審合格的申報材料報送人力資源部門，人力資源部門對報送材料進行再次審核，對不符合要求的材料及時反饋給相關部門進行補充或修正。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照職稱檔案內容分類標準，對收集到的申報材料進行整理。2.對每份材料進行編號、編目，確保材料的順序清晰、易于查找。3.將整理好的材料按照個人基本信息、職稱申報材料、評審材料、聘任材料等類別依次裝入檔案袋，并在檔案袋上標明員工姓名、檔案類別、檔案編號等信息。4.建立職稱檔案目錄清單，詳細記錄每份檔案的內容、存放位置等信息，以便于查詢和管理。五、職稱檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的職稱檔案經審核無誤后，及時進行歸檔。2.按照檔案管理的要求，將職稱檔案存入專門的檔案柜或檔案庫房，并按照檔案編號順序排列存放。3.建立檔案索引卡片，注明檔案編號、員工姓名、檔案類別、歸檔時間等信息，方便快速查找檔案。（二）保管1.檔案管理人員要定期對職稱檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。2.保持檔案存放環(huán)境的清潔、干燥、通風，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.配備必要的檔案保管設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案存儲環(huán)境的安全。4.對電子檔案要進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放，防止數據丟失。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需查閱檔案的，必須經檔案管理人員同意，并在其陪同下進行查閱。六、職稱檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱職稱檔案的，需填寫《職稱檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交人力資源部門審批。2.人力資源部門檔案管理人員根據審批意見，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《職稱檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱職稱檔案的，必須持有單位介紹信或相關證明材料，填寫《職稱檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，并經公司主管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對借閱申請表進行審核，收取一定的借閱押金，并與借閱人員簽訂《職稱檔案借閱協議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱人員應按照協議約定的時間及時歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。七、職稱檔案的信息化管理（一）建立職稱檔案信息數據庫1.人力資源部門應利用現代信息技術，建立職稱檔案信息數據庫，將職稱檔案的紙質材料進行數字化處理，實現檔案信息的電子化存儲和管理。2.數據庫應涵蓋職稱檔案的所有內容，包括個人基本信息、申報材料、評審材料、聘任材料等，并建立完善的索引和檢索功能，方便快速查詢和統(tǒng)計分析。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員負責將整理好的職稱檔案材料錄入信息數據庫，確保錄入信息的準確、完整。2.定期對數據庫中的信息進行更新和維護，及時錄入新產生的職稱相關信息，如員工晉升職稱、聘任變動等，同時對已錄入信息進行核對和修正，保證信息的時效性和準確性。（三）信息安全管理1.加強對職稱檔案信息數據庫的安全管理，設置嚴格的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作數據庫。2.采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件、數據加密等，防止信息泄露、篡改和丟失。3.定期對數據庫進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放，以應對可能出現的數據災難。八、職稱檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.人力資源部門應定期對職稱檔案進行鑒定，根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀期限。2.成立檔案鑒定小組，由人力資源部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成，對檔案進行逐份審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組應根據檔案的內容、價值和保管期限等因素，綜合判斷檔案是否還有保存價值，對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的職稱檔案，由檔案管理人員填寫《職稱檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的清單，包括檔案編號、員工姓名、檔案類別、銷毀原因等信息，并經檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司主管領導審批。2.公司主管領導審批同意后，由檔案管理人員會同相關部門人員共同對擬銷毀檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。3.銷毀檔案時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。4.銷毀記錄應作為檔案管理工作的重要資料進行保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.人力資源部門負責對公司職稱檔案管理工作進行內部監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進行自查，發(fā)現問題及時整改。2.建立健全內部監(jiān)督機制，加強對檔案管理人員的培訓和教育，提高其業(yè)務