PAGE檔案局技防系統(tǒng)查詢制度一、總則（一）目的為加強檔案局技防系統(tǒng)的管理，規(guī)范查詢行為，確保檔案信息的安全與合理利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本查詢制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部工作人員以及因工作需要經(jīng)授權(quán)的外部單位或個人對技防系統(tǒng)相關(guān)信息的查詢活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：查詢行為必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及檔案局的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息在查詢過程中的安全性和保密性，防止信息泄露。3.權(quán)限明確原則：明確不同人員的查詢權(quán)限，杜絕越權(quán)查詢。4.記錄留痕原則：對每一次查詢行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和監(jiān)督。二、查詢主體與權(quán)限（一）內(nèi)部工作人員1.檔案管理人員負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的人員，有權(quán)查詢與其職責(zé)相關(guān)的檔案信息，包括檔案的存儲位置、狀態(tài)、借閱記錄等。權(quán)限范圍涵蓋其所負(fù)責(zé)管理的檔案類別及區(qū)域。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)辦理需要，可查詢與其業(yè)務(wù)相關(guān)的特定檔案信息。例如，負(fù)責(zé)檔案整理的人員可查詢需要整理的檔案清單及相關(guān)元數(shù)據(jù)；負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計的人員可查詢相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計所需的基礎(chǔ)檔案信息。3.審批人員對檔案借閱、利用等申請進(jìn)行審批的人員，有權(quán)查詢申請相關(guān)的檔案信息，以核實申請的真實性和必要性。例如，審批檔案查閱申請時，可查詢申請查閱的檔案內(nèi)容摘要等信息。（二）外部單位或個人1.司法機(jī)關(guān)持有效法律文書（如調(diào)查令、判決書等），可按照法律規(guī)定的程序查詢檔案局技防系統(tǒng)中與其案件相關(guān)的檔案信息。查詢范圍僅限于涉案檔案，且必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律規(guī)定的保密要求。2.行政機(jī)關(guān)因行政管理需要，經(jīng)檔案局批準(zhǔn)，可查詢特定范圍內(nèi)的檔案信息。例如，相關(guān)部門為進(jìn)行政策研究、項目審批等工作，在提供必要的證明文件和申請手續(xù)后，可查詢有關(guān)政策依據(jù)、項目歷史檔案等信息。3.其他經(jīng)授權(quán)的單位或個人經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，可在限定的范圍內(nèi)查詢相關(guān)檔案信息。例如，因合作項目需要查閱特定檔案的合作單位人員，需按照規(guī)定流程申請，獲批后在檔案局指定人員監(jiān)督下進(jìn)行查詢。三、查詢流程（一）內(nèi)部查詢流程1.提出申請內(nèi)部工作人員如需查詢技防系統(tǒng)信息，應(yīng)填寫《檔案局技防系統(tǒng)查詢申請表》，詳細(xì)說明查詢目的、查詢內(nèi)容范圍等。申請表由申請人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，以確保查詢申請的合理性和必要性。2.審批將填寫完整的申請表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批人員根據(jù)申請人的權(quán)限范圍以及查詢內(nèi)容的必要性進(jìn)行審核，如申請符合規(guī)定，予以批準(zhǔn)；如不符合要求，應(yīng)注明原因并退回申請。3.查詢操作經(jīng)批準(zhǔn)的申請，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)在技防系統(tǒng)中進(jìn)行查詢操作。查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進(jìn)行查詢，不得擅自擴(kuò)大查詢內(nèi)容。查詢過程中，系統(tǒng)應(yīng)自動記錄查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢內(nèi)容等詳細(xì)信息。4.結(jié)果反饋查詢完成后，查詢?nèi)藛T應(yīng)及時將查詢結(jié)果反饋給申請人。如查詢結(jié)果涉及紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱或復(fù)印等手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。（二）外部查詢流程1.申請受理外部單位或個人向檔案局提交查詢申請時，應(yīng)提供有效的證明文件，如司法機(jī)關(guān)的法律文書、行政機(jī)關(guān)的介紹信等。檔案局檔案管理部門對申請材料進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請的合法性和完整性。2.審核與批準(zhǔn)將申請材料提交至檔案局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況，綜合考慮查詢目的、對檔案信息安全的影響等因素，決定是否批準(zhǔn)查詢申請。如批準(zhǔn)，應(yīng)明確查詢范圍、期限等要求。3.簽訂協(xié)議（針對其他經(jīng)授權(quán)的單位或個人）對于其他經(jīng)授權(quán)的單位或個人，在批準(zhǔn)查詢申請后，需簽訂保密協(xié)議。協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密責(zé)任、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保檔案信息安全。4.查詢實施按照領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的要求，由檔案局指定專人陪同外部查詢?nèi)藛T進(jìn)行查詢操作。陪同人員應(yīng)全程監(jiān)督查詢過程，確保查詢行為符合規(guī)定，防止信息泄露。查詢過程中的系統(tǒng)記錄同內(nèi)部查詢要求。5.結(jié)果提供與后續(xù)跟蹤查詢結(jié)束后，根據(jù)批準(zhǔn)的范圍，向外部單位或個人提供查詢結(jié)果。對于司法機(jī)關(guān)等有后續(xù)需求的，應(yīng)按照相關(guān)法律程序配合做好后續(xù)工作。同時，對外部查詢情況進(jìn)行跟蹤記錄，確保檔案信息安全無隱患。四、查詢記錄與檔案管理（一）查詢記錄要求1.系統(tǒng)自動記錄技防系統(tǒng)應(yīng)具備完善的查詢記錄功能，對每一次查詢操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T身份標(biāo)識（內(nèi)部人員工號、外部人員單位及身份信息）、查詢內(nèi)容、查詢結(jié)果等。2.紙質(zhì)記錄補充對于內(nèi)部查詢，除系統(tǒng)記錄外，查詢申請表應(yīng)作為紙質(zhì)記錄進(jìn)行存檔，保存期限按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行。對于外部查詢，除系統(tǒng)記錄和保密協(xié)議外，申請材料、批準(zhǔn)文件等應(yīng)一并整理歸檔，以備查閱。（二）檔案管理與保密1.查詢結(jié)果檔案管理查詢結(jié)果涉及紙質(zhì)檔案的，按照檔案借閱、復(fù)印等管理規(guī)定進(jìn)行操作，辦理相關(guān)手續(xù)后，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保其安全與完整。查詢結(jié)果以電子形式存在的，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并按照檔案存儲要求進(jìn)行分類管理，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.保密措施所有參與查詢工作的人員，包括內(nèi)部工作人員和外部查詢?nèi)藛T，均應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。嚴(yán)禁將查詢結(jié)果泄露給無關(guān)人員，不得在非工作場所談?wù)摬樵儍?nèi)容。對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取更高等級的保密措施，如加密存儲、專人專管等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查檔案管理部門定期對技防系統(tǒng)查詢記錄進(jìn)行自查，檢查查詢行為是否符合規(guī)定流程，查詢權(quán)限是否正確使用，記錄是否完整準(zhǔn)確等。每月至少進(jìn)行一次全面自查，并形成自查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督單位內(nèi)部審計部門定期對技防系統(tǒng)查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計。審計內(nèi)容包括查詢流程的合規(guī)性、查詢記錄的真實性與完整性、檔案信息安全措施的有效性等。每年至少開展一次專項審計，并出具審計報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級部門檢查檔案局接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)查詢記錄、制度執(zhí)行情況等資料。對于上級部門提出的意見和建議，認(rèn)真落實整改，不斷完善查詢制度和管理工作。2.社會監(jiān)督（如有需要）在符合法律法規(guī)和保密要求的前提下，如有必要，可接受社會公眾的監(jiān)督。通過設(shè)立舉報渠道、公開監(jiān)督電話等方式，鼓勵社會各界對檔案局技防系統(tǒng)查詢工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，及時核實處理舉報信息，維護(hù)檔案信息安全和查詢制度的嚴(yán)肅性。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.越權(quán)查詢未按照規(guī)定的查詢權(quán)限進(jìn)行查詢操作，擅自查詢超出自身權(quán)限范圍的檔案信息。2.泄露信息將查詢結(jié)果泄露給無關(guān)人員，或違反保密規(guī)定在非工作場所談?wù)摬樵儍?nèi)容，導(dǎo)致檔案信息泄露風(fēng)險。3.虛假申請內(nèi)部工作人員或外部單位/個人提供虛假的查詢申請材料，騙取查詢權(quán)限。4.違反查詢流程不按照規(guī)定的查詢流程進(jìn)行申請、審批、操作等，如未填寫申請表、未經(jīng)過審批擅自查詢等。（二）處理措施1.警告與批評對于初次發(fā)生輕微違規(guī)行為的內(nèi)部工作人員，給予警告批評，責(zé)令其立即改正，并在全局范圍內(nèi)進(jìn)行通報。對于外部單位或個人，發(fā)出書面警告，要求其嚴(yán)格遵守查詢制度，如再次違規(guī)將采取進(jìn)一步措施。2.暫停查詢權(quán)限對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)較為嚴(yán)重的內(nèi)部工作人員，暫停其查詢權(quán)限[X]個月，期間不得進(jìn)行任何查詢操作。對于外部單位或個人，暫停其本次查詢申請所涉及的查詢權(quán)限，并要求其重新提交申請，經(jīng)嚴(yán)格審核通過后方可恢復(fù)查詢。3.法律責(zé)任追究對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露，給檔案局或相關(guān)單位/個人造成損失的，依法追究其法律責(zé)任。涉及犯罪行為的，移交司法機(jī)關(guān)處理。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由檔案局負(fù)