PAGE項(xiàng)目檔案管理制度或辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目管理、決策支持、經(jīng)驗(yàn)傳承等提供有力保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目、管理咨詢項(xiàng)目等各類項(xiàng)目。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的項(xiàng)目檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.全程參與原則項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)貫穿項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束的全過(guò)程，與項(xiàng)目各環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，同步收集、整理和歸檔項(xiàng)目文件。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章齊全。4.分類科學(xué)原則按照項(xiàng)目文件的來(lái)源、形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。5.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保項(xiàng)目檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)（一）項(xiàng)目檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司項(xiàng)目檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.集中管理公司各類項(xiàng)目檔案，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和共享。4.組織開(kāi)展項(xiàng)目檔案的整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。5.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.提供項(xiàng)目檔案的查閱、借閱服務(wù)，協(xié)助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他部門利用檔案信息。7.開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和管理水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目文件的及時(shí)收集、整理和歸檔。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照檔案管理要求做好文件的形成和保管工作。3.審核項(xiàng)目檔案的分類、編目等整理工作，確保檔案整理符合規(guī)范。4.配合項(xiàng)目檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，并移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.對(duì)所提交文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，確保文件符合歸檔要求。3.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員做好項(xiàng)目檔案的整理、編目等工作。三、項(xiàng)目文件的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃文件等。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更通知等。3.項(xiàng)目施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.項(xiàng)目監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。6.項(xiàng)目合同文件項(xiàng)目總承包合同、分包合同、采購(gòu)合同、租賃合同等各類合同及其補(bǔ)充協(xié)議。7.項(xiàng)目往來(lái)文件與項(xiàng)目相關(guān)的上級(jí)單位、業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等之間的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等。8.項(xiàng)目技術(shù)文件技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)、科研成果報(bào)告、專利文件等。9.項(xiàng)目財(cái)務(wù)文件項(xiàng)目預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。10.其他與項(xiàng)目有關(guān)的文件材料，如項(xiàng)目宣傳資料（圖片、視頻等）、項(xiàng)目活動(dòng)記錄等。（二）收集要求1.項(xiàng)目文件應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步收集，確保文件的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，同時(shí)應(yīng)做好備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照項(xiàng)目文件的性質(zhì)和內(nèi)容，分為工程類、技術(shù)類、合同類、財(cái)務(wù)類、行政類等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)、三級(jí)類目。例如，工程類可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等；合同類可分為總承包合同類、分包合同類、采購(gòu)合同類等。|一級(jí)類目|二級(jí)類目|三級(jí)類目||||||工程類|前期文件|立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告等|||設(shè)計(jì)文件|初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等|||施工文件|施工組織設(shè)計(jì)、施工日志等|||竣工驗(yàn)收文件|竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等||技術(shù)類|技術(shù)方案|項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)等|||科研成果|科研成果報(bào)告、專利文件等||合同類|總承包合同|項(xiàng)目總承包合同及其補(bǔ)充協(xié)議|||分包合同|各分包合同及其補(bǔ)充協(xié)議|||采購(gòu)合同|各類采購(gòu)合同及其補(bǔ)充協(xié)議||財(cái)務(wù)類|預(yù)算|項(xiàng)目預(yù)算文件|||決算|項(xiàng)目決算文件|||財(cái)務(wù)報(bào)表|項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)表|||審計(jì)報(bào)告|項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告||行政類|往來(lái)文件|與上級(jí)單位、業(yè)主等往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等|||宣傳資料|項(xiàng)目宣傳圖片、視頻等|||活動(dòng)記錄|項(xiàng)目活動(dòng)記錄|2.編號(hào)對(duì)每一份項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用分類編號(hào)與流水編號(hào)相結(jié)合的方式，例如，工程類文件編號(hào)為“GC001”，其中“GC”表示工程類，“001”為流水號(hào)。3.編目編制項(xiàng)目文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。電子文件應(yīng)同時(shí)編制電子目錄，便于計(jì)算機(jī)檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目文件整理完畢后，應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目檔案管理部門歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)提交項(xiàng)目文件歸檔清單，清單內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際歸檔文件一致。2.項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，確保檔案存放有序，便于查找。（二）保管期限根據(jù)項(xiàng)目文件的重要性和保存價(jià)值，確定不同文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃文件、項(xiàng)目總承包合同、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等重要文件。2.長(zhǎng)期保管的檔案項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、項(xiàng)目往來(lái)文件、項(xiàng)目技術(shù)文件、項(xiàng)目財(cái)務(wù)文件等與項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)密切相關(guān)的文件，保管期限一般為1030年。3.短期保管的檔案項(xiàng)目宣傳資料、項(xiàng)目活動(dòng)記錄等一般性文件，保管期限一般為35年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專用檔案柜存放，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固、防火、防潮、防蟲(chóng)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。對(duì)重要紙質(zhì)檔案可進(jìn)行復(fù)印備份，異地存放。2.電子檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等進(jìn)行備份存儲(chǔ)。建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案的防病毒、防黑客等安全防護(hù)工作。五、項(xiàng)目檔案的利用與借閱（一）利用服務(wù)1.項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案查閱利用制度，明確查閱利用流程和要求。2.為公司內(nèi)部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、各部門及相關(guān)人員提供項(xiàng)目檔案查閱服務(wù)，方便其了解項(xiàng)目歷史情況、獲取項(xiàng)目信息，為項(xiàng)目管理、決策支持等提供依據(jù)。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件查閱、復(fù)印件提供、電子檔案在線查閱等多種服務(wù)方式。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)項(xiàng)目檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀程序1.項(xiàng)目檔案管理部門編制《項(xiàng)目檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.將《項(xiàng)目檔案銷毀清單》提交鑒定小組審核簽字，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目檔案管理部門指定專人負(fù)