PAGE湛江市檔案管理制度全文一、總則（一）目的為了加強湛江市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湛江市各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則全市檔案工作實行統一領導、分級管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范和高效。2.真實性原則檔案應如實反映各項工作活動的真實情況，嚴禁偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全、完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護國家和單位的安全與利益。5.服務利用原則充分開發(fā)利用檔案資源，為各項工作提供有效服務，提高檔案的社會效益和經濟效益。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門湛江市設立專門的檔案管理部門，負責統籌全市檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本市檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.對全市各級各類檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。3.接收、征集、整理和保管本市重要檔案資料，建立全市檔案信息資源庫，實現檔案信息的共享和利用。4.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和安全。5.開發(fā)利用檔案資源，為市委、市政府決策和各項工作提供檔案信息服務。（二）各單位檔案管理機構各單位應設立檔案管理機構或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。其職責如下：1.貫徹執(zhí)行上級檔案管理部門的工作要求和本單位檔案管理制度，制定本單位檔案管理工作細則。2.負責收集、整理本單位在各項工作活動中形成的各類檔案資料，確保檔案的完整、準確。3.對本單位檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.做好本單位檔案的保管工作，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向檔案管理部門移交應歸檔的檔案資料，積極配合檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查工作。6.開展本單位檔案的利用工作，為內部各項工作提供檔案信息支持，依法依規(guī)為社會提供檔案查閱服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集本單位在行政管理、業(yè)務工作、黨群工作等活動中形成的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結、統計報表、合同協議、請示報告等。2.科技檔案收集本單位在科研、生產、基建等活動中形成的技術文件、圖紙、圖表、實驗數據、成果鑒定材料等。3.人事檔案收集本單位工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓、專業(yè)技術職務評聘等方面的文件材料。4.會計檔案收集本單位的會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告等會計核算專業(yè)材料。5.聲像檔案收集本單位在重大活動、重要會議、業(yè)務工作等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案收集本單位在辦公自動化、信息化建設過程中形成的電子文件、數據、圖表等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案資料，應在活動結束后及時收集整理，確保檔案的時效性。3.接收外單位移交的檔案時，應認真核對檔案的數量、內容和質量，辦理交接手續(xù)。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理。年度劃分以文件形成的自然年度為準；保管期限分為永久、定期（30年、10年）；機構（問題）根據本單位實際情況進行分類。2.科技檔案按照項目專業(yè)階段進行分類整理。項目按科研項目、生產項目、基建項目等進行劃分；專業(yè)根據檔案內容涉及的專業(yè)領域進行分類；階段分為項目前期、項目實施、項目驗收等階段。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位、培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料。4.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，會計年度終了后，由會計機構負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。5.聲像檔案按照時間順序、主題內容等進行分類整理，同時編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。6.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案目錄數據庫，確保電子檔案的可識別和可利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.各單位檔案管理機構應根據實際情況設置檔案保管場所，確保檔案存放安全、有序。（二）檔案上架與排列1.檔案應按照分類方案進行上架排列，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.文書檔案應按照年度保管期限機構（問題）的順序依次排列上架；科技檔案應按照項目專業(yè)階段的順序排列；人事檔案應按照類別順序排列；會計檔案應按照保管期限和類別順序排列；聲像檔案應按照分類順序排列；電子檔案應按照存儲介質和目錄順序排列。3.檔案上架應整齊有序，便于查找和利用，同時應在檔案架上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務人員和相關領導組成。2.鑒定小組應根據檔案保管期限的劃分標準，對到期檔案進行逐卷鑒定，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，經單位負責人批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。（五）檔案的數字化管理1.為提高檔案管理效率和利用水平，應逐步推進檔案數字化工作。對重要檔案應進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.檔案數字化工作應遵循相關標準和規(guī)范，確保數字化檔案的質量和安全。數字化檔案應與紙質檔案同步更新，并行管理。3.加強對電子檔案的存儲、備份和維護，定期對電子檔案進行檢查和修復，防止數據丟失和損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內部工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案資料。2.外單位因工作需要，經本單位檔案管理部門批準，可查閱、借閱相關檔案資料。查閱、借閱檔案應遵守國家有關法律法規(guī)和本單位檔案管理制度的規(guī)定。3.公民、法人和其他組織因特殊需要，可按照法定程序查閱、利用涉及本人或其組織的檔案資料。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應根據利用者的需求，提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（三）利用登記與統計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數量等。2.定期對檔案利用情況進行統計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供決策依據。統計內容包括檔案查閱人次、借閱人次、利用檔案類別、利用目的等。六、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，履行保密職責，對檔案信息嚴格保密。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私及敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施，限制查閱和利用范圍。3.嚴禁在非保密場所談論檔案內容，不得在互聯網等公共信息平臺上傳播檔案信息。4.檔案管理人員在工作中應妥善保管檔案資料，不得擅自將檔案帶出工作場所，不得私自復制、摘抄檔案內容。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保庫房24小時有人值守。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，排查安全隱患，對消防器材、電器設備等進行維護保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。3.做好檔案