PAGE社會(huì)組織檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)社會(huì)組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社會(huì)組織內(nèi)部各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社會(huì)組織的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映社會(huì)組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理社會(huì)組織在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及社會(huì)組織機(jī)密、敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為社會(huì)組織的決策和各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門社會(huì)組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本社會(huì)組織的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本社會(huì)組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定本社會(huì)組織的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的借閱、歸還、保密等工作，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行制止和糾正。5.參與社會(huì)組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，了解檔案形成的過(guò)程，及時(shí)指導(dǎo)和督促各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。6.開(kāi)展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為社會(huì)組織的決策和工作提供參考依據(jù)。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社會(huì)組織在籌備、成立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件材料，包括申請(qǐng)書、章程草案、會(huì)議紀(jì)要、審批文件等。2.社會(huì)組織開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.社會(huì)組織內(nèi)部管理形成的文件材料，如組織架構(gòu)、人員任免、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、考勤記錄、財(cái)務(wù)憑證等。4.社會(huì)組織的資產(chǎn)、設(shè)備、物資等方面的文件材料，如固定資產(chǎn)清單、設(shè)備購(gòu)置合同、物資采購(gòu)發(fā)票等。5.社會(huì)組織與上級(jí)主管部門、其他社會(huì)組織、合作伙伴等之間的往來(lái)文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、函件、合作協(xié)議等。6.社會(huì)組織獲得的榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、資質(zhì)證書等相關(guān)文件材料。7.其他與社會(huì)組織工作活動(dòng)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照社會(huì)組織的職能、業(yè)務(wù)范圍和檔案類別進(jìn)行分類整理，使檔案分類科學(xué)、合理、清晰。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、資產(chǎn)設(shè)備管理類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)分類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)（檔號(hào)）、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況編制全宗卷，記錄社會(huì)組織檔案管理的歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動(dòng)、規(guī)章制度等情況。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和管理檔案。檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，尺寸應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，盒面應(yīng)標(biāo)注檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，排列應(yīng)有序，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選用可靠的大容量存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)、定期檢查等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括社會(huì)組織的章程、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明、榮譽(yù)證書等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括社會(huì)組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件、重要合同協(xié)議、人員任免文件等在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括社會(huì)組織的一般性文件材料、臨時(shí)性活動(dòng)記錄等在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的文件材料。（五）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和社會(huì)組織的保密規(guī)定，確保檔案利用過(guò)程中的信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為社會(huì)組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)。3.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案的合理利用和妥善保管。（二）利用范圍1.社會(huì)組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.社會(huì)組織的上級(jí)主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.社會(huì)組織的合作伙伴、審計(jì)機(jī)構(gòu)、律師事務(wù)所等因合作項(xiàng)目、審計(jì)、法律事務(wù)等需要查閱相關(guān)檔案。4.其他經(jīng)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊需要查閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.社會(huì)組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否同意查閱或借閱，并在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。3.查閱或借閱檔案時(shí)，查閱或借閱人員應(yīng)在檔案管理部門的指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。5.查閱或借閱檔案完畢后，查閱或借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》或《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人員姓名、部門、日期、檔案名稱、編號(hào)、用途、查閱期限、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立社會(huì)組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、遠(yuǎn)程查閱、在線利用等功能，為社會(huì)組織的工作提供更加便捷的服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全可靠。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)社會(huì)組織的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。同時(shí)，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合社會(huì)組織檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。3.電子檔案存儲(chǔ)與管理電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的存儲(chǔ)管理制度，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)。（三）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確檔案管理部門、信息系統(tǒng)管理部門、使用人員等在信息化安全方面的職責(zé)。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。3.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作需要和職責(zé)范圍，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和防范能力。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)社會(huì)組織應(yīng)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組（以下簡(jiǎn)稱“檢查小組”），負(fù)責(zé)對(duì)本社會(huì)組織的檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、信息化管理等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案編目、編號(hào)的規(guī)范性等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫(kù)房的溫濕度控制、消防器材的配備與使用、檔案裝具的完好程度等。4.檔案管理人員的工作情況，如崗位職責(zé)的履行情況、業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檢查小組每年至少對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一次全面的定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的質(zhì)量、檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。定期檢查應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。2.不定期抽查檢查小組可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作的某個(gè)環(huán)節(jié)或某些部門進(jìn)