PAGE檔案館建設(shè)管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本管理制度匯編適用于本公司/組織檔案館的建設(shè)、檔案收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全、完整。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置本公司/組織設(shè)立檔案館，作為集中管理檔案的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織檔案管理工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本公司/組織各類檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與公司/組織重大活動和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和有效。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員崗位設(shè)置檔案主管：全面負(fù)責(zé)檔案館的日常管理工作，制定工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系。檔案收集整理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的有序存放。檔案保管員：負(fù)責(zé)檔案的庫房管理，包括檔案的存儲、安全防護(hù)、溫濕度調(diào)控等工作。檔案利用管理員：負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用者，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案信息咨詢服務(wù)。檔案信息化管理員：負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，開展檔案數(shù)字化工作。2.檔案管理人員崗位職責(zé)檔案主管：制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織要求。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。定期檢查檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。參與公司/組織重要會議和活動，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案資料的收集和整理工作。協(xié)調(diào)與外部檔案管理部門的關(guān)系，及時(shí)了解和掌握檔案管理的最新政策和動態(tài)。檔案收集整理員：按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集公司/組織各部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全、完整。對收集到的檔案進(jìn)行分類、整理，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。協(xié)助檔案利用管理員做好檔案查閱利用的前期準(zhǔn)備工作。檔案保管員：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房安全管理制度，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，保障檔案的安全。按照檔案保管期限和分類要求，對檔案進(jìn)行有序存放，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案存放位置準(zhǔn)確無誤。負(fù)責(zé)檔案庫房溫濕度的監(jiān)測和調(diào)控，做好記錄，保證檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定。檔案利用管理員：熱情接待檔案查閱利用者，認(rèn)真審核查閱利用者的身份和查閱目的，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。根據(jù)查閱利用者的需求，準(zhǔn)確、快速地提供檔案資料，并做好查閱利用登記工作。對檔案查閱利用過程進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。及時(shí)解答查閱利用者關(guān)于檔案方面的疑問，提供必要的檔案信息咨詢服務(wù)。定期對檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級報(bào)告檔案利用動態(tài)。檔案信息化管理員：負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。開展檔案數(shù)字化工作，制定數(shù)字化方案，組織實(shí)施檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案目錄和全文信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案信息化設(shè)備的管理和維護(hù)，保障設(shè)備的正常使用。對檔案管理人員進(jìn)行信息化操作培訓(xùn)，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件、證書、批文等檔案資料。2.公司/組織各類會議、活動形成的文件、記錄、紀(jì)要、照片、影像等檔案。3.公司/組織各部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、技術(shù)資料、產(chǎn)品資料等檔案。4.公司/組織員工人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)材料。5.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等過程中形成的文件和記錄。7.公司/組織科研項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等各個(gè)階段的資料。8.公司/組織對外交往活動中形成的文件、函件、協(xié)議、合同等檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和時(shí)間要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案館。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文件和紙質(zhì)文件，確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。4.收集的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，如去除無關(guān)的附件、裝訂成冊等，便于后續(xù)的集中管理。（三）收集程序1.各部門檔案收集人員定期對本部門的檔案資料進(jìn)行清理和核對，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.將檔案移交清單連同檔案資料一并提交至檔案館。檔案館檔案收集整理員對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案的交接工作。檔案館對接收的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺賬。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和計(jì)算機(jī)檢索。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按形成年度進(jìn)行分類，同一年度的檔案集中在一起。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同機(jī)構(gòu)形成的檔案類別。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題，將檔案分為若干類別，如行政管理、業(yè)務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理等。4.綜合運(yùn)用年度、機(jī)構(gòu)、問題分類法，確定檔案的具體分類方案。例如，先按年度分類，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類，最后在每個(gè)機(jī)構(gòu)下按問題分類。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號：給每份文件的頁面編寫順序號，便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號等信息。填寫備考表，記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況及其他需要說明的事項(xiàng)。編制案卷封面，注明案卷題名、年度、保管期限、檔號等內(nèi)容。4.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、案卷題名、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫房應(yīng)安裝防火門窗、火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等消防設(shè)施；配備防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全防范設(shè)施；設(shè)置溫濕度調(diào)控設(shè)備，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求（溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%）。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案分類和存放要求進(jìn)行合理布局，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序有序存放，不同保管期限、不同類別檔案應(yīng)分開存放。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于識別和管理。3.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.檔案保管員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案存儲環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。2.嚴(yán)格控制庫房人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。因工作需要進(jìn)入庫房的人員，應(yīng)進(jìn)行登記，并在檔案保管員的陪同下進(jìn)行操作。3.做好庫房溫濕度記錄，每天定時(shí)監(jiān)測并記錄溫濕度數(shù)據(jù)，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)調(diào)整調(diào)控設(shè)備。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取補(bǔ)救措施。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、檔案業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門代表組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.分析判斷法：對檔案進(jìn)行綜合分析，結(jié)合公司/組織的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動特點(diǎn)等，確定檔案的重要性和保存價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要會議記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管：在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，分為30年、10年等不同期限。定期保管檔案到期后，經(jīng)鑒定仍有保存價(jià)值的，可以延長保管期限；確無保存價(jià)值的，予以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清單提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管員和檔案利用管理員共同實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀清單上注明“已銷毀”字樣，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法查閱公司/組織檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案館查閱室查閱檔案資料，檔案利用管理員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)審批后由檔案利用管理員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)持有效證件到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)，填寫相關(guān)申請表。2.檔案利用管理員對申請表進(jìn)行審核，符合要求的，辦理查閱、借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案查閱證或檔案借閱單。3.檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式使用檔案，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借檔案。4.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案利用管理員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）利用監(jiān)督1.檔案利用管理員應(yīng)對檔案利用過程進(jìn)行全程監(jiān)督，防止檔案丟失、損壞或泄密。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級報(bào)告檔案利用動態(tài)，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.促進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，為公司/組織的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司/組織檔案管理需求的信息化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。2.對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，滿足公司/組織個(gè)性化的檔案管理要求，如特定的分類方案、檢索方式等。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案目錄和全文信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（三）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化方案，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程和質(zhì)量要求。2.按照數(shù)字化方案組織實(shí)施檔案掃描工作，確保掃描圖像清晰、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。4.將處理后的圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，建立與檔案目錄數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息的檢索和利用。（四）信息化設(shè)備管理1.配備