PAGE建檔立卡戶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建檔立卡戶檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為精準(zhǔn)識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)脫貧提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在建檔立卡戶識(shí)別、幫扶、退出等工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映建檔立卡戶的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與建檔立卡戶相關(guān)的各類資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行檔案管理，確保檔案規(guī)范統(tǒng)一。4.保密性原則：對(duì)涉及建檔立卡戶個(gè)人隱私的信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）公司/組織領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)審定建檔立卡戶檔案管理制度和工作流程。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）具體業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門所涉及的建檔立卡戶檔案資料的收集、整理、審核和報(bào)送。2.指導(dǎo)和督促下屬工作人員做好檔案管理工作。3.配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的歸檔、保管和利用等工作。（三）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善建檔立卡戶檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。3.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案安全。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案安全無損。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案內(nèi)容及分類（一）精準(zhǔn)識(shí)別檔案1.申請(qǐng)書：建檔立卡戶自愿提出的貧困申請(qǐng)材料。2.家庭基本情況登記表：包括家庭成員信息、收入情況、資產(chǎn)狀況等。3.貧困證明材料：如殘疾證、疾病診斷證明、低保證等。4.民主評(píng)議記錄：記錄村民代表大會(huì)或小組會(huì)議對(duì)建檔立卡戶識(shí)別的評(píng)議過程和結(jié)果。5.公示材料：包括村級(jí)公示、鄉(xiāng)級(jí)公示等相關(guān)材料。（二）精準(zhǔn)幫扶檔案1.幫扶計(jì)劃：針對(duì)建檔立卡戶制定的個(gè)性化幫扶措施和目標(biāo)。2.幫扶責(zé)任人工作記錄：記錄幫扶責(zé)任人的幫扶工作開展情況，包括走訪記錄、幫扶措施落實(shí)情況等。3.幫扶項(xiàng)目實(shí)施檔案：包括項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，涉及產(chǎn)業(yè)扶貧、就業(yè)扶貧、教育扶貧、健康扶貧等各類幫扶項(xiàng)目。4.資金使用檔案：記錄扶貧資金的發(fā)放、使用情況，包括資金撥付憑證、資金使用臺(tái)賬等。（三）精準(zhǔn)脫貧檔案1.脫貧申請(qǐng)書：建檔立卡戶提出的脫貧申請(qǐng)。2.脫貧認(rèn)定材料：包括收入證明、脫貧成效評(píng)估報(bào)告等，證明建檔立卡戶達(dá)到脫貧標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)材料。3.脫貧公示材料：村級(jí)、鄉(xiāng)級(jí)脫貧公示相關(guān)資料。4.脫貧后續(xù)跟蹤服務(wù)檔案：記錄脫貧戶脫貧后的跟蹤幫扶情況，防止返貧。（四）其他相關(guān)檔案1.政策宣傳資料：收集整理國(guó)家和地方出臺(tái)的扶貧政策文件、宣傳資料等。2.培訓(xùn)資料：包括對(duì)建檔立卡戶和幫扶工作人員的培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。3.工作匯報(bào)材料：向上級(jí)部門匯報(bào)扶貧工作進(jìn)展、成效等的相關(guān)材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門工作中形成的與建檔立卡戶相關(guān)的檔案資料，并于規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.收集的檔案資料應(yīng)分類整理，便于后續(xù)管理。（二）整理流程1.檔案管理人員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查資料是否齊全、完整，不符合要求的及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類。3.對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。4.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.建立檔案盒，將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.按照檔案類別和年度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.建檔立卡戶檔案保管期限分為長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期檔案保管期限為[X]年，短期檔案保管期限為[X]年。2.具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和相關(guān)規(guī)定確定。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、檔案狀態(tài)良好。2.清查和盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱建檔立卡戶檔案的，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱建檔立卡戶檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、內(nèi)容、人員、期限等信息。2.查閱和借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對(duì)涉及建檔立卡戶個(gè)人隱私和敏感信息的檔案資料，嚴(yán)格限制知悉范圍，不得隨意傳播。3.檔案管理人員在整理、保管、查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備的安全管理。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.逐步實(shí)現(xiàn)建檔立卡戶檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案資料準(zhǔn)確錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。2.定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息化利用1.利用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為公司/組織內(nèi)部提供便捷的檔案查閱和統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)。2.探索與其他部門信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享，為精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)脫貧提供有力支持。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復(fù)的。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的其他檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱種類、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并附上檔案銷毀清單。2.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。3.檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門