PAGE上海人事檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強上海地區(qū)人事檔案管理，提高人事檔案管理效率和服務水平，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，確保人事檔案信息的安全、完整和有效利用，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在上海地區(qū)范圍內的全體員工人事檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家關于人事檔案管理的法律法規(guī)以及上海地區(qū)相關規(guī)定，確保數(shù)字化管理過程合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障人事檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.準確性原則：確保數(shù)字化檔案信息與原始檔案一致，準確反映員工真實情況。4.便捷性原則：通過數(shù)字化手段提高人事檔案查閱、利用的便捷性，提升工作效率。二、檔案數(shù)字化管理職責分工（一）人力資源部門1.負責人事檔案數(shù)字化工作的整體規(guī)劃與組織協(xié)調。2.審核檔案數(shù)字化錄入信息的準確性，確保與原始檔案一致。3.負責與檔案數(shù)字化服務提供商簽訂合同，明確雙方權利義務。4.監(jiān)督檔案數(shù)字化工作進度，協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）信息技術部門1.提供檔案數(shù)字化所需的技術支持，包括硬件設備、軟件系統(tǒng)等。2.負責建立和維護人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.對檔案數(shù)字化錄入人員進行技術培訓，指導其正確操作數(shù)字化設備和軟件。4.定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保障系統(tǒng)功能的完善和數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案管理人員1.負責原始人事檔案的整理、核對，確保檔案完整、清晰。2.協(xié)助人力資源部門和信息技術部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的檔案信息。3.按照數(shù)字化管理要求，對錄入后的檔案信息進行審核，確保信息準確無誤。4.負責數(shù)字化檔案的存儲、保管，按照規(guī)定進行檔案借閱、歸還登記等工作。三、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.人力資源部門定期收集員工人事檔案，對檔案進行初步整理，檢查檔案材料是否齊全、完整，確保檔案內容清晰、無破損。2.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，如履歷類、培訓類、考核類等，為后續(xù)數(shù)字化錄入做好準備。（二）數(shù)字化錄入1.檔案管理人員根據(jù)整理好的檔案，將檔案信息錄入數(shù)字化管理系統(tǒng)。錄入過程中要嚴格按照系統(tǒng)設定的字段和格式進行，確保信息準確無誤。2.對于檔案中的重要文件，如身份證、學歷證書、勞動合同等，通過掃描設備進行掃描，將掃描件上傳至數(shù)字化管理系統(tǒng)，并與錄入的信息進行關聯(lián)。3.在錄入和掃描過程中，要對檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。同時，建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對錄入的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息審核1.錄入完成后，檔案管理人員對錄入的檔案信息進行初審，檢查信息是否完整、準確，掃描件是否清晰、可辨。2.初審通過后，提交人力資源部門進行復審。人力資源部門審核人員要對照原始檔案，對數(shù)字化錄入信息進行全面核對，確保信息與原始檔案一致。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給錄入人員進行修改，直至審核通過。（四）檔案存儲1.審核通過后的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲在公司/組織的專用服務器上，并按照一定的存儲策略進行分類存儲。存儲設備要具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.建立數(shù)據(jù)存儲索引，方便快速查詢和檢索數(shù)字化檔案信息。同時，對存儲的檔案數(shù)據(jù)進行定期檢查，確保數(shù)據(jù)存儲的完整性。（五）檔案利用與維護1.員工因工作需要查閱人事檔案時，按照公司/組織規(guī)定的流程進行申請。經批準后，在檔案管理人員的監(jiān)督下，通過數(shù)字化管理系統(tǒng)進行查閱。2.對于需要提供檔案復印件的情況，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復印，并加蓋公司/組織公章。3.定期對數(shù)字化檔案進行維護，包括數(shù)據(jù)清理、系統(tǒng)更新等。同時，根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案管理要求，適時對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行功能擴展和優(yōu)化。四、檔案數(shù)字化安全管理（一）網絡安全1.建立網絡安全防護體系，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法網絡訪問。2.對數(shù)字化管理系統(tǒng)的網絡訪問進行權限控制，只有經過授權的人員才能訪問系統(tǒng)。同時，定期更改系統(tǒng)登錄密碼，確保密碼的安全性。（二）數(shù)據(jù)安全1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲，采用先進的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的保密性。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份至外部存儲設備，并異地存放。備份數(shù)據(jù)要進行完整性檢查，確保在需要時能夠及時恢復。3.嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權限，根據(jù)工作需要設置不同的用戶角色和權限，防止未經授權的人員訪問和修改檔案數(shù)據(jù)。（三）人員安全管理1.對參與檔案數(shù)字化工作的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案數(shù)字化管理過程中的保密義務。2.加強對檔案數(shù)字化工作人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因操作失誤導致信息安全事故。3.定期對檔案數(shù)字化工作場所進行安全檢查，確保場所安全，防止火災、水災等安全事故的發(fā)生。五、檔案數(shù)字化質量控制（一）質量標準1.檔案數(shù)字化錄入信息要準確無誤，與原始檔案內容一致。2.掃描件要清晰、完整，能夠準確反映檔案材料的內容。3.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的存儲要規(guī)范、有序，便于查詢和檢索。（二）質量檢查1.建立質量檢查機制，定期對檔案數(shù)字化工作進行質量抽檢。抽檢比例不低于[X]%。2.質量檢查內容包括錄入信息準確性、掃描件清晰度、數(shù)據(jù)存儲規(guī)范性等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時要求相關人員進行整改。3.對質量檢查結果進行記錄和分析，針對存在的共性問題，制定改進措施，不斷提高檔案數(shù)字化質量。六、檔案數(shù)字化相關設備與軟件管理（一）設備管理1.配備專門的檔案數(shù)字化設備，如掃描儀、服務器、存儲設備等，并定期進行維護和保養(yǎng)。2.建立設備使用登記制度，記錄設備的使用情況、維護記錄等。設備出現(xiàn)故障時，及時安排維修人員進行維修，確保設備正常運行。3.根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案數(shù)字化工作需要，適時更新和升級數(shù)字化設備，提高設備性能和工作效率。（二）軟件管理1.選用符合國家相關標準和公司/組織需求的人事檔案數(shù)字化管理軟件，并確保軟件的合法性和安全性。2.對數(shù)字化管理軟件進行定期維護和升級，及時修復軟件漏洞，確保軟件功能的正常運行。3.建立軟件使用培訓制度，對檔案數(shù)字化工作人員進行軟件操作培訓，使其熟悉軟件功能和操作流程，提高工作效率。七、檔案數(shù)字化工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.人力資源部門負責對檔案數(shù)字化工作進行全程監(jiān)督，定期檢查工作進度和質量。2.設立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負責監(jiān)督檔案數(shù)字化工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題。3.建立監(jiān)督反饋機制，對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給相關部門和人員，并要求其限期整改。（二）考核制度1.制定檔案數(shù)字化工作考核標準，對參與檔案數(shù)字化工作的部門和人員進行考核。考核內容包括工作進度、質量、安全管理等方面。2.考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對于未達到考核要求的進行相應的處罰。3.定期對檔案數(shù)字化工作考核情況進行總結分析