PAGE合作社檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本合作社檔案記錄管理，確保檔案記錄的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案記錄在合作社經(jīng)營管理、決策支持、歷史查證等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社各部門、各經(jīng)營環(huán)節(jié)以及與合作社有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位和個人所形成的各類檔案記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社檔案記錄實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案記錄應(yīng)如實反映合作社的各項活動和業(yè)務(wù)往來，確保其真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和保存與合作社經(jīng)營管理相關(guān)的各類檔案記錄，保證檔案記錄的完整性。4.保密性原則：對涉及合作社商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便合作社內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案記錄。二、檔案記錄管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置合作社設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案記錄的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合合作社實際情況，制定和修訂檔案記錄管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的各類檔案記錄，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。根據(jù)合作社內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的需求，及時提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記和歸還工作。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用信息技術(shù)手段對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理、存儲和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對合作社各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理知識培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案記錄的分類與編號（一）檔案記錄分類1.行政管理類：包括合作社的章程、制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文等。2.財務(wù)會計類：涵蓋會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涉及合作社的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購記錄、庫存管理記錄等。4.質(zhì)量管理類：包含產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗報告、認(rèn)證文件、質(zhì)量控制記錄等。5.技術(shù)研發(fā)類：有科研項目資料、技術(shù)方案、實驗記錄、技術(shù)創(chuàng)新成果等。6.客戶關(guān)系管理類：包括客戶信息檔案、客戶投訴與處理記錄、市場調(diào)研資料等。7.其他類：如合作社獲得的榮譽(yù)證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）檔案編號檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)。分類號按照上述檔案記錄分類設(shè)置，年度采用公元紀(jì)年，流水號為每類檔案在本年度內(nèi)按順序排列的編號。例如，行政管理類檔案編號為XZGL20XX001，其中XZGL表示行政管理類，20XX表示年份，001表示該類檔案在本年度的流水號。四、檔案記錄的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)：合作社各部門負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類檔案記錄，并定期移交至檔案管理部門。檔案形成部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集范圍：包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。對于重要的業(yè)務(wù)活動和項目，應(yīng)同時收集相關(guān)的合同協(xié)議、審批文件、執(zhí)行記錄等全過程資料。3.收集時間：各類檔案記錄應(yīng)在形成后及時收集，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的移交工作。對于重大事件或緊急項目形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)收集整理并移交。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理人員按照檔案記錄分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號編目：對整理好的檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和查詢。3.裝訂與裝盒：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。裝訂后的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案記錄的保管（一）保管期限劃分檔案記錄的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及合作社重大權(quán)益、歷史沿革、重要資產(chǎn)等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為15年至50年的檔案，主要包括合作社的重要業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表、合同協(xié)議等。3.短期保管：保管期限為5年以下的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)資料、臨時性文件等。（二）保管要求1.庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.存放方式：檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。對于磁性載體檔案，應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的環(huán)境中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.安全防護(hù)：檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、監(jiān)控設(shè)備等。定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合作社的實際情況進(jìn)行定期評估和調(diào)整。對于已過保管期限但仍具有重要價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案記錄的利用（一）利用范圍合作社內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案記錄。涉及合作社商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案記錄，未經(jīng)合作社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得對外提供查閱和借閱。（二）利用流程1.查閱申請：查閱檔案記錄的人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案提供：檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案記錄，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.借閱申請：如需借閱檔案記錄，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。4.借閱審批：合作社負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行最終審批，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還登記：借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還登記手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和借閱檔案記錄時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得對檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描等操作。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。3.涉及合作社商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案記錄，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案記錄的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案記錄的保管期限進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定程序1.初步審查：檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間以及保管期限等因素，對檔案進(jìn)行初步審查，確定需要鑒定的檔案清單。2.詳細(xì)鑒定：鑒定小組對初步審查確定的檔案進(jìn)行詳細(xì)鑒定，根據(jù)檔案的價值和保存意義，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。3.形成鑒定報告：鑒定小組對鑒定結(jié)果進(jìn)行討論和分析，形成檔案鑒定報告，明確需要銷毀的檔案清單以及繼續(xù)保存的檔案清單。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定報告，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清冊》經(jīng)合作社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.實施銷毀：檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，并將銷毀記錄與《檔案銷毀清冊》一并存檔。八、檔案記錄的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案記錄的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為合作社的經(jīng)營管理決策提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行命名和存儲。掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保電子文件清晰可讀。2.數(shù)據(jù)錄入：對于電子文件中無法直接識別的文字信息，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保電子文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.元數(shù)據(jù)著錄：對數(shù)字化檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等信息，以便于電子文件的檢索和管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案記錄的在線錄入、編輯、修改、刪除等功能，方便檔案管理人員對檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案記錄。3.借閱管理：支持在線借閱申請、審批和歸還登記等功能，實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案記錄，保障檔案信息的安全。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門合作社設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由合作社負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表為成員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對合作社檔案記錄管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查檔案記錄管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.檔案質(zhì)量：檢查檔案記錄的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，檔案分類是否合理，編號是否準(zhǔn)確，編目是否清晰等。3.庫房管理：檢查檔案庫房的環(huán)境條件、安全防護(hù)設(shè)施以及檔案存放情況，確保檔案的安全保管。4.信息化建設(shè)：檢查檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限管理等功能是否正常，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)措施是否落實。（三）檢查結(jié)果處理1.通報整改：監(jiān)督檢查小組定期對檔