PAGE供電所檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供電所檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供電所全體員工及因工作需要借閱供電所檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要性、合理性原則，嚴(yán)格控制借閱范圍和數(shù)量，確保檔案的正常使用和安全。3.維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案資料的齊全、完整和有序。2.建立檔案借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、歸還情況等信息。3.對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案借閱管理制度。（二）借閱審批人員職責(zé)1.根據(jù)工作需要，對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，明確借閱范圍、期限等要求。2.對(duì)涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保借閱行為符合規(guī)定和安全要求。3.監(jiān)督檔案借閱人員的使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。三、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案時(shí)，需提交正式的借閱函，說明借閱目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。（二）申請(qǐng)審批1.《檔案借閱申請(qǐng)表》或借閱函提交后，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)的必要性和合理性，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審查檔案的密級(jí)、保管期限等情況，對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，由檔案管理人員填寫審批意見，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記臺(tái)賬》上詳細(xì)記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、借閱日期、檔案名稱、文號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.借閱人員需在《檔案借閱登記臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取檔案。（四）檔案借閱1.借閱人員應(yīng)按照審批意見的要求，在規(guī)定的范圍內(nèi)借閱檔案，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍或轉(zhuǎn)借他人。2.檔案管理人員應(yīng)向借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)檔案內(nèi)容，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。3.借閱人員需妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊或抽取、撤換檔案材料。（五）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)將檔案整理整齊，交檔案管理人員當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無損后，在《檔案借閱登記臺(tái)賬》上記錄歸還日期，并由借閱人員簽字確認(rèn)。四、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限涉及供電所核心業(yè)務(wù)、機(jī)密信息或重要?dú)v史資料等重要檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）臨時(shí)借閱期限因緊急工作需要臨時(shí)借閱檔案的，借閱期限不得超過[X]個(gè)小時(shí)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。五、檔案借閱范圍（一）內(nèi)部人員借閱范圍1.與本人工作直接相關(guān)的檔案資料，包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、合同協(xié)議等。2.為完成特定工作任務(wù)需要查閱的檔案資料，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可借閱相關(guān)檔案。3.因培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、研究等需要查閱的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）外部單位或個(gè)人借閱范圍1.因工作需要與供電所進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目洽談等，經(jīng)供電所相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，并簽訂保密協(xié)議后，可借閱與合作項(xiàng)目相關(guān)的檔案資料。2.政府部門、司法機(jī)關(guān)等因履行法定職責(zé)需要查閱供電所檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和程序辦理借閱手續(xù)。（三）禁止借閱范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。2.在檔案整理、鑒定、銷毀過程中，尚未完成手續(xù)的檔案資料不得借閱。3.已被依法查封、扣押、凍結(jié)的檔案資料不得借閱。六、檔案保密要求（一）借閱人員保密責(zé)任1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和供電所的保密制度，對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在借閱檔案期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.借閱人員在歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的保密性，不得留存檔案復(fù)印件或摘錄內(nèi)容。（二）檔案管理人員保密措施1.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱工作的管理，嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序，防止檔案信息泄露。2.在檔案借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)注意保護(hù)檔案的保密性，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容和借閱情況。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案借閱登記臺(tái)賬進(jìn)行檢查和清理，確保檔案信息的安全。（三）保密監(jiān)督與檢查1.供電所應(yīng)建立保密監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案借閱工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密規(guī)定的借閱人員，應(yīng)按照供電所的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、檔案歸還與注銷（一）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的歸還日期及時(shí)歸還檔案，不得拖延。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)將檔案整理整齊，確保檔案的完整性和整潔性。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和內(nèi)容，并在《檔案借閱登記臺(tái)賬》上記錄歸還情況。（二）檔案注銷1.借閱人員歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)《檔案借閱登記臺(tái)賬》進(jìn)行更新，并將相關(guān)借閱記錄進(jìn)行歸檔保存。2.對(duì)于已完成借閱手續(xù)且檔案已歸還的借閱申請(qǐng)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行注銷，確保檔案借閱信息的準(zhǔn)確性和完整性，并為后續(xù)的檔案管理工作提供便利。八、檔案借閱違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出審批范圍借閱檔案。3.轉(zhuǎn)借他人借閱檔案。4.未按時(shí)歸還檔案且未辦理延期手續(xù)。5.在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊或抽取、撤換檔案材料。6.泄露檔案內(nèi)容，造成檔案信息安全事故。（二）處理措施1.對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人員，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重