PAGE學(xué)生會檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強學(xué)生會檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)生會各部門及全體成員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一原則：學(xué)生會檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)生會工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門學(xué)生會設(shè)立檔案管理辦公室，負責學(xué)生會檔案的日常管理工作。檔案管理辦公室設(shè)在學(xué)生會秘書處。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：負責接收各部門移交的檔案材料，確保檔案的及時收集。2.檔案整理：對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，使其符合檔案管理要求。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。4.檔案利用：為學(xué)生會成員提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)需要提供檔案復(fù)印件等。5.檔案統(tǒng)計：定期對檔案的收進、移出、保管等情況進行統(tǒng)計，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.綜合類：包括學(xué)生會工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、會議記錄等。2.組織建設(shè)類：包括學(xué)生會成員名單、干部任免文件、組織架構(gòu)圖等。3.活動策劃與實施類：包括各類活動的策劃方案、活動通知、活動照片、活動總結(jié)等。4.宣傳推廣類：包括學(xué)生會宣傳資料、海報、視頻、新聞報道等。5.對外交流類：包括與其他學(xué)校學(xué)生會的交流活動記錄、合作協(xié)議等。6.財務(wù)管理類：包括學(xué)生會經(jīng)費預(yù)算、決算、報銷憑證等。（二）檔案編號檔案編號采用年度類別流水號的形式。例如：20XXZH001，表示20XX年度綜合類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案材料應(yīng)在活動結(jié)束后或工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理辦公室。3.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（二）檔案整理1.檔案管理人員對移交的檔案材料進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.檔案應(yīng)按照分類順序排列，每類檔案應(yīng)編制目錄，便于查找。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案保管（一）檔案保管場所檔案管理辦公室應(yīng)配備專門的檔案柜、檔案架等保管設(shè)備，確保檔案存放安全、整齊。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲藥品等。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。六、檔案利用（一）檔案查閱1.學(xué)生會成員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理辦公室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理辦公室內(nèi)進行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)學(xué)生會主席簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。4.借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理辦公室應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案主要是反映學(xué)生會重大活動、重要決策等具有歷史價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。3.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、學(xué)生會相關(guān)負責人組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的保存價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)學(xué)生會主席批準后，由檔案管理人員組織銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立學(xué)生會檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.對重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進行數(shù)字化處理，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、編號、存儲。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。3.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利