PAGE建設(shè)單位項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強建設(shè)單位項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設(shè)、運營及后續(xù)維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本建設(shè)單位所承擔的各類工程項目檔案管理工作，包括項目前期文件、項目實施過程中形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準制定。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項目檔案由建設(shè)單位指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全過程管理原則：對項目從立項到竣工驗收全過程所形成的文件資料進行跟蹤管理，確保檔案的真實、準確。3.有效利用原則：建立健全檔案利用機制，提高檔案的利用效率，為項目建設(shè)和管理提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位項目檔案管理制度并組織實施。2.負責項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，對項目各參建單位的檔案管理工作進行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理本單位項目檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。4.建立和維護項目檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全員檔案意識。（二）項目負責人職責1.負責組織、協(xié)調(diào)項目各參建單位的檔案管理工作，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。2.督促項目各參建單位按照檔案管理要求及時收集、整理各自工作中形成的文件資料，并向建設(shè)單位檔案管理部門移交。3.對項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責，審核項目檔案的歸檔情況。（三）項目各參建單位職責1.建立健全本單位項目檔案管理制度，明確檔案管理責任人，負責本單位工作中形成的文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照建設(shè)單位檔案管理要求，及時將整理好的項目檔案移交建設(shè)單位檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.接受建設(shè)單位檔案管理部門的監(jiān)督檢查，對存在的問題及時整改。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。2.項目設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等文件。3.項目施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄（包括原材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等）、施工日志、工程進度報表等。4.項目監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.項目設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護手冊等。6.項目竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與項目建設(shè)有關(guān)的文件資料，如會議紀要、來往函件、聲像資料等。（二）收集要求1.各參建單位應明確專人負責文件資料收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等類別進行分類。2.組卷：根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素，將相關(guān)文件組成案卷。如施工文件可按單位工程、分部工程、分項工程等進行組卷；監(jiān)理文件可按監(jiān)理階段、監(jiān)理工作內(nèi)容等進行組卷。3.排列：案卷內(nèi)文件應按重要程度、時間順序等進行排列。4.編號：對每個案卷進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用“項目名稱類別代碼案卷順序號”。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.在項目建設(shè)過程中，各參建單位應定期將整理好的項目檔案移交建設(shè)單位檔案管理部門。移交時間節(jié)點可根據(jù)項目進度安排，如基礎(chǔ)完工后、主體完工后、竣工驗收前等。2.建設(shè)單位檔案管理部門應對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。對不符合要求的檔案，應退回原移交單位重新整理。3.檔案歸檔時應編制檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案移交清單應包括檔案名稱、數(shù)量、案卷編號、移交時間等內(nèi)容。（二）保管期限1.項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、竣工驗收報告、竣工決算報告等重要文件。這些文件是項目建設(shè)的核心依據(jù)，對項目的后續(xù)管理和決策具有重要價值，應永久保存。3.長期保管的檔案一般為項目建設(shè)過程中形成的重要文件，如設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等。保管期限一般為30年。這些文件記錄了項目建設(shè)的全過程，對項目的質(zhì)量追溯和后期維護具有重要意義。4.短期保管的檔案為項目建設(shè)過程中形成的一般性文件，如工程進度報表、施工日志等。保管期限一般為10年。（三）保管方式1.檔案管理部門應設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查、維護和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.檔案庫房應保持清潔整齊，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不泄露。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進行檔案利用，提高檔案利用效率。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為項目建設(shè)、運營及管理提供支持。（二）利用范圍1.項目建設(shè)單位內(nèi)部人員因工作需要查閱項目檔案。2.項目相關(guān)部門因?qū)徲嫛⒈O(jiān)督檢查等工作需要查閱項目檔案。3.經(jīng)建設(shè)單位批準，外部單位因工作需要查閱項目檔案。（三）借閱程序1.內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、用途、借閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱檔案，應提前向建設(shè)單位提交檔案借閱申請函，說明借閱目的、范圍、時間等，經(jīng)建設(shè)單位領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱申請函應加蓋單位公章。3.檔案管理部門應對借閱申請進行審核，對符合要求的申請，辦理借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案，并告知借閱人員檔案保管要求和歸還期限。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案內(nèi)容。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定登記。5.借閱人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相適應。2.遵循國家有關(guān)檔案鑒定銷毀的規(guī)定和標準，確保鑒定銷毀工作的合法性和規(guī)范性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保管價值，包括是否仍具有查考利用價值、是否符合保管期限要求等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、案卷編號、銷毀原因等。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核、建設(shè)單位領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應在檔案銷毀清單上注明“已銷毀”字樣，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的項目檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行元數(shù)據(jù)錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立項目檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設(shè)備和專業(yè)技術(shù)人員，負責檔案信息化管理工作的實施和維護。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的培訓和使用，提高全員信息化管理意識和操作技能。3.定期對檔案信息化數(shù)據(jù)進行備份和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對項目各參建單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案歸檔保管情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。整改完成后，責任單位應提交整改報告，檔案管理部門進行復查。（二）考核評價1.建立項目檔案管理考核評價機制，對