PAGE檔案館管理規(guī)章制度完善一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織檔案館的所有工作人員以及涉及檔案管理、查閱、利用等相關(guān)活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：確保檔案的安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)設(shè)立獨(dú)立的檔案館，負(fù)責(zé)本公司/組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。檔案館應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施。（二）人員職責(zé)1.館長職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門和其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解檔案管理的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，并確保檔案的質(zhì)量。按照檔案保管期限和分類要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，提出檔案的存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.本公司/組織重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等。5.本公司/組織工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、科研成果檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管條件1.檔案館應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管：凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是反映本公司/組織一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為15年以下。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，確保檔案的安全保管。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由館長擔(dān)任組長，檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對(duì)保管期限已滿，但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和統(tǒng)計(jì)，列出清單。2.鑒定小組對(duì)檔案清單進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)館長批準(zhǔn)后組織銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。（四）銷毀記錄對(duì)檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存。六、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案庫房的設(shè)施設(shè)備情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出申請(qǐng)，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱、借閱登記表，并按照規(guī)定的范圍查閱、借閱檔案。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用服務(wù)1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的查閱、借閱場(chǎng)所，為利用者提供便利條件。2.檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息，解答利用者的疑問。3.對(duì)利用頻繁的檔案，應(yīng)制作副本或復(fù)印件，供利用者使用，以減少檔案原件的磨損。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和共享。（三）信息化管理措施1.建立檔案信息化管理制度，明確檔案信息化管理的職責(zé)和工作流程。2.加強(qiáng)檔案信息安全保密管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案館的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作紀(jì)律情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對(duì)檔案館的檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)