PAGE不動產(chǎn)檔案資料移交制度一、總則（一）目的為加強公司不動產(chǎn)檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料移交行為，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及不動產(chǎn)檔案資料的移交工作，包括但不限于土地、房屋、建筑物等不動產(chǎn)的產(chǎn)權檔案、交易檔案、登記檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料移交工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保移交行為合法合規(guī)。2.真實準確原則：移交的檔案資料應真實反映不動產(chǎn)的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整規(guī)范原則：檔案資料應齊全完整，符合檔案管理規(guī)范要求，便于查閱和利用。4.及時高效原則：檔案資料移交應按照規(guī)定的時間節(jié)點和流程進行，確保工作高效有序。二、檔案資料范圍及分類（一）產(chǎn)權檔案1.土地產(chǎn)權檔案：包括土地出讓合同、土地使用證、土地登記申請書等。2.房屋產(chǎn)權檔案：包括房屋買賣合同、房屋所有權證、房屋測繪報告等。（二）交易檔案1.不動產(chǎn)交易合同：包括買賣合同、租賃合同、抵押合同等。2.交易審批文件：如交易申請報告、審批意見等。（三）登記檔案1.不動產(chǎn)登記申請書：包括初始登記、變更登記、轉移登記等各類申請書。2.登記審核文件：如審核意見、登記證書等。（四）其他檔案與不動產(chǎn)相關的評估報告、測繪成果、會議紀要、往來函件等。三、檔案資料移交流程（一）移交準備1.移交部門應提前對擬移交的檔案資料進行整理、核對，確保資料齊全、準確、完整。2.編制檔案資料移交清單，詳細記錄檔案資料的名稱、數(shù)量、日期等信息。（二）移交申請移交部門填寫《不動產(chǎn)檔案資料移交申請表》，注明移交檔案資料的類別、數(shù)量、移交原因等，提交至檔案管理部門。（三）審核檔案管理部門收到移交申請表后，對移交檔案資料進行審核，重點審核資料的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。（四）移交經(jīng)審核通過后，移交部門與檔案管理部門辦理檔案資料移交手續(xù)。雙方在移交清單上簽字確認，明確檔案資料的交接責任。（五）歸檔檔案管理部門對接收的檔案資料進行分類、編號、裝訂，按照檔案管理規(guī)范進行歸檔存儲。四、移交責任（一）移交部門責任1.負責按照本制度的要求，整理、核對擬移交的檔案資料，確保資料真實、準確、完整。2.配合檔案管理部門進行檔案資料的審核工作，對審核提出的問題及時進行整改。3.在檔案資料移交過程中，如因移交部門原因導致檔案資料缺失、損壞或信息錯誤，移交部門應承擔相應責任。（二）檔案管理部門責任1.負責對移交的檔案資料進行審核，確保接收的檔案資料符合要求。2.妥善保管接收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)范進行存儲和管理，確保檔案資料的安全和可查閱性。3.在檔案資料移交過程中，如因檔案管理部門原因導致檔案資料丟失、損壞或信息錯誤，檔案管理部門應承擔相應責任。五、檔案資料保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全。2.對檔案資料進行分類存放，建立檔案索引和目錄，便于查找和利用。3.定期對檔案資料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完整性和可讀性。（二）利用規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案資料的，應填寫《檔案資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案資料時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案資料帶出庫房。如需復印或摘錄檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.外部單位或個人因工作需要查閱檔案資料的，應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案資料的安全。六、檔案資料保密（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，應采取嚴格的保密措施，限制查閱范圍。2.檔案管理部門工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.在檔案資料的整理、存儲和利用過程中，應采取加密、備份等技術手段，確保信息安全。（二）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)違反檔案資料保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分；情節(jié)嚴重的，將依法追究法律責任。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對不動產(chǎn)檔案資料移交制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查檔案資料的移交、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。（二）外部檢查積極配合國家相關部門對公司不動產(chǎn)檔案資料的檢查工作，及時整改檢查中發(fā)現(xiàn)的問題。八、培訓與宣傳（一）培訓定期組織公司員工參加不動產(chǎn)檔案資料管理相關知識培訓，提高員工對檔案資料重要性的認識和管理水平。（二）宣傳通過內部宣傳欄、公司網(wǎng)站等渠道，宣傳不動產(chǎn)檔案資料移交制度的相關內容，增強員工的