PAGE涉密檔案工作人員調(diào)離制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司涉密檔案管理，確保涉密檔案在工作人員調(diào)離過(guò)程中的安全與保密，防止涉密信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及涉密檔案管理工作的人員，包括但不限于檔案管理人員、借閱審批人員、系統(tǒng)操作人員等在調(diào)離崗位時(shí)的相關(guān)管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的合法性與合規(guī)性。2.全面交接原則：要求調(diào)離人員在離職前，對(duì)所涉及的涉密檔案及相關(guān)工作進(jìn)行全面、徹底的交接，不得遺漏任何重要信息。3.嚴(yán)格監(jiān)督原則：在調(diào)離過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)交接環(huán)節(jié)的監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)操作或信息泄露事件。二、涉密檔案界定（一）涉密檔案分類1.絕密級(jí)檔案：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大技術(shù)秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失，如公司尚未公開(kāi)的新產(chǎn)品研發(fā)資料、關(guān)鍵技術(shù)配方等。2.機(jī)密級(jí)檔案：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財(cái)務(wù)機(jī)密等，泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等方面產(chǎn)生較大影響，如客戶名單及詳細(xì)交易記錄、重要財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.秘密級(jí)檔案：涉及公司一般性保密信息，如內(nèi)部管理制度、部分技術(shù)文檔等，雖重要性相對(duì)較低，但仍需妥善保管，防止不當(dāng)擴(kuò)散。（二）涉密檔案識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)1.明確標(biāo)注：所有涉密檔案應(yīng)在文件封面、存儲(chǔ)介質(zhì)等顯著位置標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”字樣以及保密期限。2.內(nèi)容關(guān)聯(lián)：根據(jù)檔案內(nèi)容所涉及的信息敏感程度、對(duì)公司利益的影響范圍等因素進(jìn)行綜合判斷，確定其是否屬于涉密檔案。例如，涉及公司核心業(yè)務(wù)流程且可能被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手利用的文件，應(yīng)認(rèn)定為涉密檔案。3.影響評(píng)估：對(duì)擬確定為涉密檔案的文件，進(jìn)行全面的影響評(píng)估，分析其一旦泄露可能給公司帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)喪失等后果，以此作為準(zhǔn)確界定的重要依據(jù)。三、調(diào)離前準(zhǔn)備（一）提前通知1.當(dāng)公司確定工作人員即將調(diào)離涉密檔案管理崗位時(shí)，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日以書(shū)面形式通知該人員，并明確告知其調(diào)離的具體時(shí)間安排。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括調(diào)離崗位的原因、新的工作安排等信息，同時(shí)強(qiáng)調(diào)在調(diào)離前需嚴(yán)格遵守公司的保密制度和本調(diào)離制度的各項(xiàng)規(guī)定。（二）培訓(xùn)與提醒1.在通知調(diào)離人員后，組織專門的保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋國(guó)家保密法律法規(guī)、公司保密制度、涉密檔案管理要求等，確保其深刻認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性以及在調(diào)離過(guò)程中應(yīng)履行的保密義務(wù)。2.培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)調(diào)離人員進(jìn)行保密提醒談話，再次強(qiáng)調(diào)涉密檔案的敏感性和保密責(zé)任，要求其在離職前妥善處理好與涉密檔案相關(guān)的各項(xiàng)工作，不得私自留存、復(fù)制或傳播任何涉密信息。（三）清理個(gè)人物品1.要求調(diào)離人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)清理個(gè)人辦公區(qū)域內(nèi)的所有物品，包括文件資料、存儲(chǔ)介質(zhì)、筆記本等。2.對(duì)清理出的物品進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保沒(méi)有夾帶任何涉密檔案或敏感信息。對(duì)于個(gè)人使用的存儲(chǔ)介質(zhì)，如U盤、移動(dòng)硬盤等，必須進(jìn)行格式化處理，并由專人監(jiān)督銷毀過(guò)程，防止數(shù)據(jù)殘留。四、交接流程（一）交接準(zhǔn)備1.調(diào)離人員應(yīng)在離職前[X]個(gè)工作日內(nèi)，整理好本人所負(fù)責(zé)的涉密檔案清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、類別、密級(jí)、存儲(chǔ)位置、保管期限等詳細(xì)信息。2.準(zhǔn)備好交接所需的各類文件資料，如檔案借閱記錄、審批文件、系統(tǒng)操作記錄等，并確保這些資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）面對(duì)面交接1.由公司指定的監(jiān)交人主持交接會(huì)議，調(diào)離人員、接收人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。2.調(diào)離人員按照涉密檔案清單逐一進(jìn)行交接，詳細(xì)介紹每份檔案的內(nèi)容、保管要求、使用情況等關(guān)鍵信息，并現(xiàn)場(chǎng)演示相關(guān)系統(tǒng)的操作流程和注意事項(xiàng)。3.接收人員認(rèn)真核對(duì)檔案清單與實(shí)際檔案的一致性，對(duì)交接的檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)、檢查，確保檔案的完整性和保密性。對(duì)于存在疑問(wèn)或不清楚的地方，及時(shí)向調(diào)離人員詢問(wèn)，直至完全理解掌握。（三）交接記錄1.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)填寫詳細(xì)的交接記錄，記錄內(nèi)容包括交接日期、交接雙方姓名、交接檔案清單明細(xì)、交接事項(xiàng)說(shuō)明、監(jiān)交人簽字等信息。2.交接記錄一式三份，分別由調(diào)離人員、接收人員和公司檔案管理部門留存，作為交接工作的重要憑證。（四）特殊情況處理1.如果調(diào)離人員因特殊原因無(wú)法親自參加面對(duì)面交接，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，并說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)的交接時(shí)間安排。2.在確保安全保密的前提下，可采用遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、委托他人代為交接等方式進(jìn)行，但必須嚴(yán)格按照交接流程進(jìn)行操作，確保交接工作的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于涉及重要緊急涉密檔案的交接，公司應(yīng)安排專人進(jìn)行全程監(jiān)督，確保交接過(guò)程不出任何差錯(cuò)。五、離崗審計(jì)（一）審計(jì)啟動(dòng)1.在調(diào)離人員完成交接工作后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，由公司內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)啟動(dòng)離崗審計(jì)程序。2.審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，明確審計(jì)范圍、內(nèi)容、方法和時(shí)間安排，確保審計(jì)工作的有序開(kāi)展。（二）審計(jì)內(nèi)容1.對(duì)調(diào)離人員在涉密檔案管理崗位期間所涉及的工作進(jìn)行全面審查，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、使用、歸還等環(huán)節(jié)的操作記錄。2.檢查調(diào)離人員是否嚴(yán)格遵守公司的保密制度和相關(guān)操作規(guī)程，有無(wú)違規(guī)操作或泄露涉密信息的行為。例如，是否存在未經(jīng)審批私自將涉密檔案帶出公司、在非保密環(huán)境下處理涉密信息等情況。3.核實(shí)交接記錄的真實(shí)性和完整性，確保交接工作按照規(guī)定流程進(jìn)行，檔案資料交接清楚，無(wú)遺漏或隱瞞重要信息的現(xiàn)象。（三）審計(jì)報(bào)告1.審計(jì)工作結(jié)束后，審計(jì)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)出具審計(jì)報(bào)告。審計(jì)報(bào)告應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映審計(jì)情況，包括發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、問(wèn)題產(chǎn)生的原因分析以及處理建議等內(nèi)容。2.如果在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)調(diào)離人員存在違反保密制度或其他違規(guī)行為，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改要求，并將相關(guān)情況上報(bào)公司管理層。公司將根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)違規(guī)人員依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、脫密期管理（一）脫密期設(shè)定1.根據(jù)涉密檔案的密級(jí)和調(diào)離人員在原崗位所接觸涉密信息的重要程度，設(shè)定不同時(shí)長(zhǎng)的脫密期。2.絕密級(jí)檔案接觸人員的脫密期一般為[X]年，機(jī)密級(jí)檔案接觸人員的脫密期為[X]年，秘密級(jí)檔案接觸人員的脫密期為[X]年。（二）脫密期要求1.在脫密期內(nèi)，調(diào)離人員應(yīng)繼續(xù)履行保密義務(wù)，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露公司的涉密信息。2.限制其從事可能涉及原公司涉密業(yè)務(wù)的相關(guān)工作，如在脫密期內(nèi)不得在與原公司存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的企業(yè)中擔(dān)任涉及同類涉密業(yè)務(wù)的職務(wù)。3.要求調(diào)離人員定期向公司報(bào)告?zhèn)€人工作和生活情況，公司可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行必要的監(jiān)督和檢查，確保脫密期管理措施的有效執(zhí)行。（三）脫密期結(jié)束確認(rèn)1.脫密期屆滿前，由公司保密管理部門對(duì)調(diào)離人員進(jìn)行脫密期結(jié)束確認(rèn)評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括調(diào)離人員在脫密期內(nèi)的保密表現(xiàn)、是否遵守脫密期相關(guān)要求等方面。經(jīng)評(píng)估合格后，由公司出具脫密期結(jié)束確認(rèn)文件，正式解除其脫密期限制。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的保密監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)涉密檔案工作人員調(diào)離制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對(duì)交接過(guò)程、離崗審計(jì)工作以及脫密期管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行。3.鼓勵(lì)公司內(nèi)部員工對(duì)違反涉密檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)被舉報(bào)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）責(zé)任追究1.若調(diào)離人員在離職過(guò)程中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致涉密信息泄露或出現(xiàn)其他嚴(yán)重后果的，公司將依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。2.對(duì)于在交接過(guò)程中未認(rèn)真履行職責(zé)、導(dǎo)致交接不清或出現(xiàn)檔案遺失等問(wèn)題的接收人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.對(duì)在離崗審計(jì)、脫密期管理等環(huán)節(jié)中存在失職行為的相關(guān)部門和人員，公司將進(jìn)行嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)，責(zé)令其整改，并根據(jù)造成的影響和損失程度，追究其相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和行政責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司保密管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇有本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，或?qū)χ贫葪l款的理解存在歧義時(shí)，由保密管理部門根據(jù)國(guó)家