PAGE應(yīng)急辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)應(yīng)急辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為應(yīng)急管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應(yīng)急辦公室在履行職責(zé)過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：應(yīng)急辦公室檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映應(yīng)急管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理應(yīng)急管理工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善應(yīng)急辦公室檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)應(yīng)急辦公室各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，提高檔案查閱效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。6.積極開展檔案利用工作，為應(yīng)急管理工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供檔案資料。7.加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在應(yīng)急管理工作中形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用等。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與應(yīng)急管理工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.應(yīng)急辦公室制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報告、應(yīng)急預(yù)案等文件材料。3.應(yīng)急處置過程中形成的報告、記錄、紀(jì)要、圖表、聲像等資料。4.與其他部門或單位的來往文件、函件、協(xié)議等。5.應(yīng)急管理工作中涉及的重要會議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研成果等。6.其他與應(yīng)急管理工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在應(yīng)急管理工作中形成的文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，將檔案分為永久、長期和短期保管，便于管理和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序，便于查找和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、應(yīng)急處置類、預(yù)案管理類、物資保障類、培訓(xùn)演練類等類別。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.按照編號順序?qū)n案進(jìn)行排列，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于應(yīng)急處置過程中形成的臨時性檔案，應(yīng)在處置工作結(jié)束后[規(guī)定時間]內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門按照整理要求對檔案進(jìn)行初步整理，編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回形成部門重新整理。3.審核無誤后，檔案管理部門與檔案形成部門辦理檔案移交手續(xù)，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管的檔案：反映應(yīng)急辦公室主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如應(yīng)急辦公室制定的重要規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案、重大應(yīng)急處置報告等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對本單位工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.對于電子檔案，應(yīng)采取備份存儲等措施進(jìn)行保管，確保電子檔案的安全和可恢復(fù)性。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.應(yīng)急辦公室內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)應(yīng)急辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)應(yīng)急辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用方式1.為應(yīng)急管理工作提供檔案信息咨詢服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。2.組織開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為應(yīng)急管理工作提供決策支持。3.利用檔案舉辦展覽、講座等活動，宣傳應(yīng)急管理工作成果和經(jīng)驗(yàn)。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺賬，詳細(xì)記錄檔案查閱和利用的時間、人員、目的、檔案名稱、編號等信息。2.利用記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合應(yīng)急辦公室檔案管理的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從應(yīng)急管理工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對應(yīng)急辦公室檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在應(yīng)急管理工作中的作用和價值，確定其保存期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)應(yīng)急辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報應(yīng)急辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的《檔案銷毀清單》組織實(shí)施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理部門的檔案銷毀登記冊上進(jìn)行登記，注明銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量等信息。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行分析和總結(jié)