PAGE村級小學檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強村級小學檔案室的科學管理，有效保護和利用檔案資源，為學校教育教學、管理決策等各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于村級小學檔案室的檔案管理工作，包括但不限于學校行政、教學、德育、后勤等各類文件材料的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村級小學檔案室對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則歸檔的文件材料應真實反映學校各項工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集學校在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范化。二、檔案管理機構與人員職責（一）檔案管理機構村級小學應設立檔案室，檔案室可隸屬于學校辦公室或指定專人負責管理。檔案室應具備必要的檔案保管設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設備。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責學校檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用工作。制定檔案收集計劃，指導各部門做好文件材料的收集、整理工作。按照檔案整理規(guī)范，對各類檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。負責檔案庫房的管理，定期檢查檔案保管狀況，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。積極為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱服務，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。定期對檔案進行統(tǒng)計、分析，向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計報表。2.各部門兼職檔案員負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。協(xié)助檔案管理員做好檔案的查閱、借閱等工作，及時反饋檔案利用情況。學習和掌握檔案管理知識，提高本部門檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校行政文件上級教育主管部門及其他相關部門下發(fā)的各類文件、通知、通報等。學校制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等。學校召開的各類會議文件、記錄、紀要等。學校領導的重要講話、批示、信函等。2.教學文件教學計劃、教學大綱、課程標準等。教案、教學課件、教學案例、試卷、成績冊等。教學研究成果、教學改革方案、教學評估材料等。學生學籍檔案，包括入學登記表、學籍卡片、成績報告單、畢業(yè)生登記表等。3.德育文件德育工作計劃、總結、報告等。學生思想政治教育材料、品德評定記錄等。團隊活動記錄、學生獎懲材料等。4.后勤文件學校基本建設項目文件，如規(guī)劃、設計、施工、驗收等方面的文件。固定資產(chǎn)管理文件，如設備采購合同、資產(chǎn)登記冊等。財務管理文件，如財務預算、決算、會計憑證、報表等。校園安全管理文件，如安全制度、應急預案、檢查記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確兼職檔案員，負責本部門文件材料的收集工作，并確保文件材料的齊全、完整。2.兼職檔案員應及時收集本部門產(chǎn)生的文件材料，按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案室。3.對于重要文件材料，應實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類檔案應按照年度—機構（問題）—保管期限進行分類。例如，先按年度將檔案分為不同年份，再在每個年份內(nèi)按機構（問題）分為行政、教學、德育、后勤等類別，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期。2.編號對每一份檔案應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“全宗號—年度—保管期限—件號”的形式，如“01—2023—永久—001”。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，以便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案應進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的文件材料，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊文件材料，如重大活動文件、突發(fā)事件處理文件等，應及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的文件材料移交檔案室。2.檔案管理員對移交的文件材料進行核對、檢查，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理員將歸檔后的檔案按照分類要求上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。（三）保管期限1.永久保管的檔案學校制定的重要規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、歷史沿革等。上級教育主管部門及其他相關部門下發(fā)的具有長遠指導意義的文件。學校重大活動、重要事件的文件材料。學校機構設置、人員任免等文件。學生畢業(yè)成績冊、畢業(yè)生登記表等學籍檔案。2.長期保管的檔案學校年度工作計劃、總結、報告等。教學計劃、教學大綱、課程標準等。教學研究成果、教學改革方案等。學生學籍檔案中的其他材料，如轉學、休學、復學等記錄。學校固定資產(chǎn)管理文件。3.短期保管的檔案學校一般性會議文件、記錄、紀要等。臨時性工作文件材料。學生日常考勤記錄等。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應存放在專用檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況，應采取相應的修復措施。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備必要的消防器材、防潮設備、防蟲藥品、防盜設施等。5.電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應與原存儲介質(zhì)分開保管，并定期進行檢查和更新。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.校內(nèi)查閱學校各部門因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。檔案管理員應根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳臋n案，并做好查閱登記工作。2.校外查閱外單位因工作需要查閱學校檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)學校分管領導簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時，檔案管理員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照，應經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準。3.借閱學校教職工因教學、科研等工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室借閱。檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，到期應及時歸還檔案室。（二）復制與摘錄1.校內(nèi)復制學校各部門因工作需要復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。檔案管理員應按照規(guī)定進行復制，并做好登記工作。2.校外復制外單位因工作需要復制學校檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)學校分管領導簽字同意后，到檔案室辦理復制手續(xù)。復制檔案應按照國家有關規(guī)定收取一定的費用。（三）利用登記檔案管理員應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、期限、歸還情況等。檔案利用登記冊應妥善保管，以備查考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、以維護學校歷史真實面貌為出發(fā)點的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學校分管領導、檔案管理員、相關部門負責人等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行比較，分析其在學校工作中的作用和地位，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報學校分管領導審批。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為通用的JPEG或TIFF格式。2.對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、去黑邊等，確保圖像清晰、完整。3.對數(shù)字化檔案進行著錄標引，錄入檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，并建立索引數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用適合學校檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等功能。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.定期對檔案信息化