PAGE檔案館接待大廳管理制度一、總則（一）目的為了加強檔案館接待大廳的管理，規(guī)范接待工作流程，提高服務質(zhì)量，確保檔案資料的安全與完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案館接待大廳的所有工作人員以及前來查閱檔案的各類人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保各項工作合法合規(guī)。2.服務至上原則：以熱情、周到、高效的服務態(tài)度，滿足查閱者的合理需求。3.安全保密原則：切實保障檔案資料的安全，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、接待大廳工作人員職責（一）接待人員1.負責接待前來查閱檔案的人員，解答查閱者的咨詢，引導查閱者辦理查閱手續(xù)。2.認真審核查閱者的身份證明和查閱申請，確保查閱主體合法合規(guī)。3.及時記錄查閱者的需求，準確傳遞給相關業(yè)務人員。（二）檔案查閱業(yè)務人員1.根據(jù)查閱者的需求，迅速準確地查找所需檔案資料。2.對提供查閱的檔案進行必要的整理和核對，確保檔案的完整性和準確性。3.按照規(guī)定的程序和要求，向查閱者提供檔案查閱服務，監(jiān)督查閱過程，防止檔案損壞、丟失或泄密。（三）安全保障人員1.負責接待大廳的安全保衛(wèi)工作，維護大廳秩序，防止無關人員進入。2.定期對大廳的安全設施進行檢查，確保消防、監(jiān)控等設備正常運行。3.協(xié)助處理接待大廳內(nèi)的突發(fā)事件，保障人員和檔案的安全。（四）管理人員1.制定和完善接待大廳的各項管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)接待大廳各崗位之間的工作，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。3.定期對接待大廳的工作進行總結和評估，提出改進措施，不斷提高服務質(zhì)量。三、接待工作流程（一）查閱申請1.查閱者需提前通過電話、郵件或現(xiàn)場預約等方式，向檔案館提出查閱申請。2.申請內(nèi)容應包括查閱者姓名、單位、聯(lián)系方式、查閱目的、所需檔案資料的大致范圍等。3.接待人員收到申請后，應及時進行登記，并告知查閱者申請的受理情況。（二）身份審核1.查閱者前來辦理查閱手續(xù)時，需攜帶有效身份證明。2.接待人員對查閱者的身份證明進行認真核對，確保身份信息真實準確。3.對于委托他人查閱的，還需審核委托書及受托人的身份證明。（三）查閱手續(xù)辦理1.查閱者身份審核通過后，接待人員根據(jù)查閱申請內(nèi)容，填寫《檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱者信息、查閱檔案范圍、查閱期限等。2.查閱者需在《檔案查閱登記表》上簽字確認，承諾遵守檔案查閱的相關規(guī)定。3.接待人員向查閱者發(fā)放查閱證或臨時借閱牌，并告知查閱注意事項。（四）檔案查閱1.查閱業(yè)務人員根據(jù)查閱者的需求，在規(guī)定的檔案庫房內(nèi)查找所需檔案資料。2.將找到的檔案資料帶到專門的查閱區(qū)域，提供給查閱者查閱。3.在查閱過程中，查閱業(yè)務人員應在場監(jiān)督，提醒查閱者保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（五）檔案歸還1.查閱結束后，查閱者應及時將檔案資料歸還查閱業(yè)務人員。2.查閱業(yè)務人員對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案資料完整無損。3.查閱者歸還檔案后，接待人員收回查閱證或臨時借閱牌，并在《檔案查閱登記表》上記錄檔案歸還情況。四、檔案安全與保密管理（一）檔案安全1.接待大廳應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.工作人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.嚴格限制非工作人員進入檔案庫房和查閱區(qū)域，確需進入的，須經(jīng)相關領導批準，并進行登記。（二）檔案保密1.所有工作人員應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在接待查閱過程中，如需向查閱者提供部分檔案內(nèi)容，應經(jīng)過嚴格的審批程序，并對提供的內(nèi)容進行適當處理，防止關鍵信息泄露。3.對接待大廳的計算機系統(tǒng)、存儲設備等進行加密管理，防止檔案信息通過電子方式泄露。4.工作人員離職時，應辦理檔案資料交接手續(xù)，確保檔案信息不被帶走或泄露。五、服務規(guī)范（一）服務態(tài)度1.接待人員應熱情主動，禮貌待人，使用文明用語，耐心解答查閱者的問題。2.保持微笑服務，展現(xiàn)良好的職業(yè)形象，為查閱者營造舒適的查閱環(huán)境。（二）服務效率1.對查閱者的申請應及時受理，盡快安排查閱業(yè)務人員查找檔案資料。2.在查閱過程中，盡量縮短查閱時間，提高工作效率，滿足查閱者的合理需求。3.對于緊急查閱需求，應啟動應急機制，優(yōu)先處理，確保查閱者能夠及時獲取所需檔案。（三）服務質(zhì)量監(jiān)督1.在接待大廳設置意見箱，接受查閱者的意見和建議。2.定期對服務質(zhì)量進行回訪，了解查閱者對服務的滿意度。3.對服務質(zhì)量投訴及時進行調(diào)查處理，根據(jù)調(diào)查結果對相關責任人進行相應的處罰或獎勵。六、設施設備管理（一）設施設備配備1.接待大廳應配備必要的辦公設備，如桌椅、電腦、打印機、復印機等，滿足日常工作需要。2.按照檔案管理的要求，配備檔案存儲設備，如檔案柜、密集架等，并確保其質(zhì)量可靠、符合安全標準。3.安裝消防、監(jiān)控等安全設施，確保接待大廳的安全。（二）設施設備維護1.建立設施設備維護檔案，記錄設備的型號、購置時間、維護情況等信息。2.定期對設施設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.對于出現(xiàn)故障的設施設備，應及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。4.根據(jù)設施設備的使用年限和性能狀況，適時進行更新?lián)Q代，保證設施設備的先進性和適用性。七、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生標準1.接待大廳應保持整潔干凈，地面、桌面、門窗等無灰塵、無污漬。2.檔案查閱區(qū)域應保持通風良好，溫度、濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉。3.垃圾桶應及時清理，保持垃圾不堆積，周邊環(huán)境清潔。（二）衛(wèi)生維護1.安排專人負責接待大廳的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，每天定時進行清掃。2.在查閱高峰時段后，及時對查閱區(qū)域進行清理，確保下次查閱時環(huán)境整潔。3.定期對檔案存儲區(qū)域