PAGE公司技術(shù)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)部檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)交流等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司技術(shù)部在技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝改進(jìn)、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)服務(wù)等活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則技術(shù)部檔案由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映技術(shù)活動的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）技術(shù)部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)技術(shù)部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.制定和完善技術(shù)部檔案管理制度，明確檔案管理流程和各崗位職責(zé)。3.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。4.審批重要檔案的借閱、銷毀等事項(xiàng)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)技術(shù)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，確保檔案的有序存放。3.建立檔案借閱、利用登記制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批流程，及時催還借閱檔案。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確和及時更新。6.協(xié)助技術(shù)人員查找和利用檔案資料，提供必要的檔案服務(wù)。（三）技術(shù)人員職責(zé)1.在技術(shù)活動中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理并移交檔案管理人員歸檔。2.按照檔案管理要求，規(guī)范自身文件材料的形成和積累，確保文件材料的質(zhì)量。3.借閱檔案時，應(yīng)遵守檔案借閱規(guī)定，按時歸還檔案，并保證檔案的安全和完整。4.積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)報告、可行性研究報告、項(xiàng)目計劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測試報告、技術(shù)總結(jié)、成果鑒定材料等。2.產(chǎn)品設(shè)計檔案產(chǎn)品設(shè)計圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計變更記錄等。3.工藝文件檔案工藝流程圖、工藝規(guī)程、操作規(guī)程、工藝驗(yàn)證報告等。4.技術(shù)引進(jìn)檔案技術(shù)引進(jìn)合同、技術(shù)資料、引進(jìn)技術(shù)的消化吸收報告等。5.技術(shù)服務(wù)檔案技術(shù)服務(wù)合同、服務(wù)方案、服務(wù)記錄、客戶反饋等。6.知識產(chǎn)權(quán)檔案專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。7.其他與技術(shù)活動相關(guān)的檔案技術(shù)會議記錄、技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流材料等。（二）收集要求1.技術(shù)人員應(yīng)在技術(shù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將形成的文件材料整理齊全，移交檔案管理人員。2.對重要的技術(shù)文件材料，應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，確保文件的一致性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對技術(shù)部各崗位的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、全面。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等，將檔案分為技術(shù)研發(fā)類、產(chǎn)品設(shè)計類、工藝文件類、技術(shù)引進(jìn)類、技術(shù)服務(wù)類、知識產(chǎn)權(quán)類等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號]，例如：JYSF2023001，表示技術(shù)研發(fā)類檔案，2023年形成的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對收集到的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理和核對，確保檔案的質(zhì)量。2.對符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行歸檔，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、日期等信息。3.將歸檔后的檔案按照類別和編號順序，存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，確保檔案的有序存放。（二）保管期限1.技術(shù)部檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管檔案：凡是反映公司主要技術(shù)成果、對公司發(fā)展具有重要?dú)v史意義和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管檔案：保管期限為[X]年，主要包括在一定時期內(nèi)對公司技術(shù)活動有參考價值的檔案。短期保管檔案：保管期限為[X]年，主要包括一般性的技術(shù)文件材料。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人和檔案管理人員共同研究決定。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，同時建立電子檔案的存儲目錄和索引，便于查找和利用。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)部檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交技術(shù)部負(fù)責(zé)人審批。2.技術(shù)部負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核同意。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)部檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交技術(shù)部負(fù)責(zé)人審批。2.技術(shù)部負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱時間、借閱人、借閱檔案編號、題名、借閱期限等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可延長。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人查詢并處理。（三）特殊情況處理1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，原則上不得查閱和借閱。如因特殊工作需要查閱或借閱的，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.外單位人員查閱或借閱技術(shù)部檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司對外合作的相關(guān)程序辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和保密協(xié)議提供檔案，并監(jiān)督外單位人員的查閱和借閱行為。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)緊要的文件等，應(yīng)予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，如一般性的技術(shù)文件材料等，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可適當(dāng)延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并經(jīng)技術(shù)部負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和至少一名監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存，保存期限為[X]年。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，形成檔案統(tǒng)計報告，為公司技術(shù)部的決策提供參考依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報告應(yīng)及時、規(guī)范、清晰。（二）移交工作1.技術(shù)部檔案管理人員因工作調(diào)動、離職等原因，需要辦理檔案移交手續(xù)時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交的檔案名稱、數(shù)量、編號等信息，并與