PAGE農(nóng)商行貸款檔案管理制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)商行貸款檔案管理，規(guī)范貸款業(yè)務(wù)操作流程，確保貸款檔案的完整性、準確性和安全性，有效防范信貸風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)商行各分支機構(gòu)辦理的各類貸款業(yè)務(wù)檔案管理，包括但不限于企業(yè)貸款、個人貸款、農(nóng)戶貸款等。（三）基本原則1.真實性原則：貸款檔案應如實反映貸款業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋貸款業(yè)務(wù)從受理、調(diào)查、審批、發(fā)放到回收等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料齊全。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應符合統(tǒng)一規(guī)范要求，便于查閱和管理。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等信息予以保密。二、貸款檔案的內(nèi)容及分類（一）客戶基本資料1.企業(yè)客戶營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等復印件。法定代表人身份證明、授權(quán)委托書。企業(yè)章程、驗資報告、財務(wù)報表（近年度）等。貸款卡及查詢信息。企業(yè)簡介、經(jīng)營范圍、股權(quán)結(jié)構(gòu)等。2.個人客戶借款人及配偶身份證、戶口簿、結(jié)婚證等復印件。個人收入證明（工資流水、收入證明、納稅證明等）。資產(chǎn)證明（房產(chǎn)證、車輛行駛證等）。職業(yè)證明、學歷證明等。（二）貸款申請資料1.借款申請書：詳細說明借款金額、用途、期限、還款方式等。2.項目可行性報告（企業(yè)貸款適用）：對貸款項目的市場前景、技術(shù)可行性、經(jīng)濟效益等進行分析。3.抵押物或質(zhì)押物清單：注明抵押物或質(zhì)押物的名稱、數(shù)量、價值、所在地等信息。（三）調(diào)查評估資料1.貸前調(diào)查報告：包括借款人基本情況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用狀況、貸款用途及還款來源分析等內(nèi)容。2.評估報告（抵押物或質(zhì)押物評估）：由專業(yè)評估機構(gòu)出具的抵押物或質(zhì)押物價值評估報告。3.信用評級資料：對借款人的信用評級相關(guān)資料，包括信用評級結(jié)果、評級依據(jù)等。（四）審批資料1.貸款審批表：記錄貸款審批過程中各環(huán)節(jié)意見及審批結(jié)論。2.審貸會會議紀要：詳細記錄審貸會討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。3.上級審批意見（如需）：上級管理部門對貸款審批的意見和批復。（五）合同及協(xié)議資料1.借款合同：明確借貸雙方權(quán)利義務(wù)、貸款金額、期限、利率、還款方式等條款。2.擔保合同（保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同）：規(guī)定擔保方式、擔保范圍、擔保期限等內(nèi)容。3.相關(guān)補充協(xié)議：如還款計劃變更協(xié)議、抵押物處置協(xié)議等。（六）發(fā)放與支付資料1.貸款發(fā)放憑證：記錄貸款發(fā)放時間、金額、賬號等信息。2.支付委托書（受托支付適用）：借款人委托農(nóng)商行將貸款資金支付給交易對手的相關(guān)文件。3.資金支付憑證：證明貸款資金已按約定支付給交易對手的憑證。（七）貸后管理資料1.貸后檢查報告：定期對借款人經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用狀況等進行檢查的報告。2.還款記錄：記錄借款人每期還款金額、時間、還款方式等情況。3.逾期催收記錄：包括催收通知書、催收電話記錄、上門催收記錄等，用于記錄對逾期貸款的催收過程。4.貸款展期資料（展期貸款適用）：展期申請、展期審批表、展期協(xié)議等。（八）其他資料1.與貸款業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、函件、通知等：如政府部門批文、行業(yè)政策文件等。2.法院判決書、裁定書等涉及貸款糾紛的法律文件：在貸款出現(xiàn)風險時，作為處理糾紛的依據(jù)。三、貸款檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應在貸款業(yè)務(wù)發(fā)生過程中及時收集相關(guān)資料，確保資料的真實性和完整性。2.對于外部提供的資料，應要求提供方加蓋公章或簽字確認，并注明日期。3.收集的資料應清晰、完整，不得有涂改、破損等情況。（二）整理流程1.分類：按照本制度規(guī)定的檔案分類標準，對收集到的資料進行分類。2.編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.裝訂：將同一類別的資料按照一定順序進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案編號、名稱、日期、頁數(shù)等信息，置于檔案首頁。四、貸款檔案的保管（一）保管期限1.一般貸款檔案保管期限為自貸款結(jié)清后[X]年。2.對于涉及重大風險、法律糾紛等特殊貸款檔案，應永久保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對紙質(zhì)檔案進行分類存放。2.電子檔案保管：采用電子存儲設(shè)備進行備份，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、索引和檢索。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進行核對。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合規(guī)定要求。2.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應進行登記。3.定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案保管安全，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。五、貸款檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部人員因工作需要查閱貸款檔案的，應填寫《貸款檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《貸款檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱貸款檔案的，應填寫《貸款檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還日期等，經(jīng)部門負責人、風險管理部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，確需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并追究借閱人員責任。六、貸款檔案的移交與銷毀（一）移交1.分支機構(gòu)之間因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要移交貸款檔案的，應填寫《貸款檔案移交清單》，詳細注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息，經(jīng)雙方負責人簽字確認后進行移交。2.移交過程中應辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）銷毀1.貸款檔案保管期限屆滿，符合銷毀條件的，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《貸款檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)風險管理部門、審計部門審核，報行領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，記錄應保存[X]年。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.風險管理部門和審計部門應定期對貸款檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、保管情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立貸款檔案管理考核評價機制，對各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和檔案管理部門的貸款檔案管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括檔案資料的完整性、準確性、規(guī)范性、按時歸檔率、查閱借閱管理情況等。3.根據(jù)考核評