PAGE少先隊檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)少先隊檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在少先隊工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級少先隊組織的檔案管理工作。（三）檔案定義少先隊檔案是指少先隊組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：少先隊檔案由各級少先隊組織集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映少先隊工作的實際情況。3.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、少先隊工作秘密和個人隱私的檔案，要嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)各級少先隊組織應(yīng)設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本組織的檔案管理工作。（二）職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本組織的檔案管理制度。負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和銷毀少先隊檔案。開發(fā)檔案信息資源，為少先隊工作提供檔案利用服務(wù)。指導(dǎo)和監(jiān)督所屬單位的檔案管理工作。2.專（兼）職檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。做好檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.少先隊組織工作計劃、總結(jié)、報告、決議等文件材料。2.少先隊活動方案、記錄、照片、錄像等資料。3.隊員登記表、隊員名冊、優(yōu)秀隊員事跡材料等。4.隊干部任免文件、培訓(xùn)記錄等。5.與其他單位或組織的往來文件、信函等。6.少先隊工作的統(tǒng)計報表、財務(wù)資料等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求及時間1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.對于重要活動或事件，應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)完成文件材料的收集工作。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為綜合類、組織建設(shè)類、活動類、宣傳教育類、權(quán)益保護(hù)類等。編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性。編目：編制檔案目錄，包括案卷號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序存放檔案，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，同時建立電子檔案目錄。（三）保管期限1.少先隊檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映少先隊組織重大歷史事件、重要工作成果等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是少先隊組織在一定時期內(nèi)具有重要參考價值的文件材料。短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案，主要是一般性的文件材料。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并結(jié)合少先隊工作實際情況確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報告，對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案利用要圍繞少先隊工作大局，為各項工作提供支持。3.方便快捷原則：簡化利用手續(xù)，提高利用效率，方便檔案利用者。（二）利用范圍1.少先隊組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.法律規(guī)定的其他可以查閱檔案的單位或個人。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，并注明查閱目的、內(nèi)容等。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、查閱檔案內(nèi)容、歸還日期等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合少先隊工作實際，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.檔案鑒定小組對銷毀意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行銷毀處理。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀工作的真實性和徹底性。2.銷毀過程中應(yīng)填寫銷毀記錄，包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法等，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)少先隊檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保電子檔案的安全和完整。3.利用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，為少先隊工作提供便捷的信息服務(wù)。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，