PAGE健全1n干部檔案制度體系一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司干部檔案管理，提高干部檔案質(zhì)量，充分發(fā)揮干部檔案在公司人力資源管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度體系。（二）適用范圍本制度體系適用于公司全體干部檔案的管理，包括檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映干部的歷史和現(xiàn)實(shí)情況。2.完整性原則：干部檔案應(yīng)全面收集干部各個方面的材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保干部檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行干部檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案建立（一）檔案材料的范圍1.履歷材料：干部的個人基本情況、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等材料。2.自傳材料：干部本人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：干部的年度考核、任職考察、專項(xiàng)考察等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：干部的學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等材料。5.政審材料：干部的政治歷史情況審查材料。6.黨團(tuán)材料：干部的入黨入團(tuán)志愿書、申請書、轉(zhuǎn)正申請書等材料。7.獎勵材料：干部獲得的各種獎勵證書、表彰決定等材料。8.處分材料：干部受到的黨紀(jì)政紀(jì)處分決定、通報(bào)批評等材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：干部的工資變動審批表、任免文件、出國（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：如干部的健康體檢表、個人述職報(bào)告等材料。（二）檔案建立的程序1.干部本人填寫檔案材料：干部應(yīng)按照要求如實(shí)填寫個人基本情況、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等信息，并簽字確認(rèn)。2.所在部門審核：干部所在部門對干部填寫的檔案材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.組織人事部門審查：組織人事部門對審核后的檔案材料進(jìn)行審查，對不符合要求的材料及時(shí)退回干部本人或所在部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。4.檔案整理歸檔：組織人事部門將審查合格的檔案材料進(jìn)行整理歸檔，建立干部個人檔案。三、檔案收集（一）收集渠道1.干部本人提交：干部應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)向所在部門或組織人事部門提交個人檔案材料。2.所在部門收集：干部所在部門負(fù)責(zé)收集本部門干部的檔案材料，并及時(shí)移交組織人事部門。3.組織人事部門收集：組織人事部門定期收集各部門移交的干部檔案材料，并對新產(chǎn)生的檔案材料進(jìn)行及時(shí)收集。4.其他渠道收集：通過與干部本人、所在部門、相關(guān)單位溝通聯(lián)系，收集有關(guān)干部的檔案材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集干部的檔案材料，并移交組織人事部門。2.準(zhǔn)確完整：收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.手續(xù)完備：收集檔案材料時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案材料的來源合法、合規(guī)。四、檔案整理（一）整理原則1.保持歷史原貌：檔案整理應(yīng)保持檔案材料的原始順序和內(nèi)容，不得擅自涂改、偽造檔案材料。2.便于查閱利用：檔案整理應(yīng)按照便于查閱利用的原則，對檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目等處理。3.保證質(zhì)量：檔案整理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行，確保檔案整理的質(zhì)量。（二）整理方法1.分類：按照檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案材料分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位培訓(xùn)專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料、其他可供組織參考的材料等十大類。2.編號：對每一類檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行，確保編號的唯一性和連續(xù)性。3.編目：編制檔案材料目錄，目錄應(yīng)包括檔案材料的編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱利用。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照編號順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁、掉頁等現(xiàn)象。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的干部檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.安全保密：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保干部檔案信息不泄露。檔案保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行專人管理，非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案保管場所。2.規(guī)范有序：檔案應(yīng)按照類別、編號順序存放，便于查閱利用。檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查核對，確保檔案的完整和安全。3.環(huán)境適宜：檔案保管場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，防止檔案材料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.組織人事部門：組織人事部門因工作需要，可以查閱干部檔案。2.干部本人：干部本人因工作需要，可以查閱本人檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位和個人：其他經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的單位和個人，因工作需要，可以查閱干部檔案。（二）查閱程序1.查閱申請：查閱干部檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門或組織人事部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：組織人事部門對查閱申請表進(jìn)行審批，對符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)；對不符合查閱條件的，不予批準(zhǔn)，并說明理由。3.查閱登記：查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱檔案：查閱人員應(yīng)在檔案保管人員的陪同下查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員。（三）查閱要求1.嚴(yán)格保密：查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案材料歸還原位，不得擅自帶出檔案保管場所。2.如實(shí)記錄：查閱人員應(yīng)如實(shí)記錄查閱情況，不得隱瞞、篡改查閱內(nèi)容。查閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部調(diào)動：干部因工作調(diào)動，需要將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。2.干部離職：干部因辭職、辭退、退休等原因，需要將檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)部門。3.其他需要轉(zhuǎn)遞檔案的情況：如干部的檔案需要進(jìn)行審核、復(fù)查等。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)遞申請：干部所在部門或組織人事部門應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請表，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門或組織人事部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：組織人事部門對檔案轉(zhuǎn)遞申請表進(jìn)行審批，對符合轉(zhuǎn)遞條件的，予以批準(zhǔn)；對不符合轉(zhuǎn)遞條件的，不予批準(zhǔn)，并說明理由。3.檔案整理：組織人事部門對需要轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。4.密封包裝：將整理好的檔案材料進(jìn)行密封包裝，并在封口處加蓋組織人事部門公章。5.轉(zhuǎn)遞登記：組織人事部門將檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行登記，注明轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞檔案編號等信息。6.專人送?。簷n案轉(zhuǎn)遞一般應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，不得個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.及時(shí)準(zhǔn)確：組織人事部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)準(zhǔn)確地將干部檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)單位。2.手續(xù)完備：檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)遞的合法性、合規(guī)性。3.跟蹤查詢：組織人事部門應(yīng)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，及時(shí)了解檔案是否安全送達(dá)接收單位，并做好記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將干部檔案材料的內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，建立干部檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息查詢：通過信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對干部檔案信息的快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析。3.檔案信息安全管理：采取必要的安全措施，確保干部檔案信息在信息化管理系統(tǒng)中的安全存儲和傳輸。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：錄入信息化管理系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。2.系統(tǒng)維護(hù)：定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.安全保密：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，加強(qiáng)對干部檔案信息的安全保密管理，防止信息泄露。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)干部檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。4.定期對檔案進(jìn)行檢查核對，確保檔案的完整和安全。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）檔案管理人員崗位要求1.政治素質(zhì)高：檔案管理人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)，熱愛檔案管理工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識。2.業(yè)務(wù)能力強(qiáng)：檔案管理人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。3.工作認(rèn)真負(fù)責(zé)：檔案管理人員應(yīng)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，能夠認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。4.身體健康：檔案管理人員應(yīng)身體健康，能夠勝任檔案管理工作。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司組織人事部門負(fù)責(zé)對干部檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行干部檔案管理制度，是否存在違反檔案管理規(guī)定的行為。2.檔案管理工作質(zhì)量：檢查干部檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否符合要求，檔案材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案管理人員履職情況：檢查檔案管理人員是否認(rèn)真履行職責(zé)，是否存在失職、瀆職行為。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：組織人事部門定期對干部檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次