PAGE檔案盒管理制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案盒管理制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的歷史過程，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，文字表述應(yīng)規(guī)范清晰。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案盒的選用與標(biāo)識（一）檔案盒的選用1.根據(jù)檔案的類別、數(shù)量和保存期限等因素，選用合適規(guī)格和材質(zhì)的檔案盒。檔案盒應(yīng)具備良好的耐久性、防潮性、防火性和防蟲性。2.優(yōu)先選用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）檔案盒的標(biāo)識1.在檔案盒正面顯著位置標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、檔案編號等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范，便于識別和查找。2.檔案類別應(yīng)按照公司檔案分類方案進行劃分，如行政檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。年度應(yīng)填寫檔案形成的年份。保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和實際需要確定，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）等。檔案編號應(yīng)按照公司檔案編號規(guī)則進行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，定期將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，移交至公司綜合管理部門。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。分類應(yīng)按照公司檔案分類方案進行，編號應(yīng)按照檔案編號規(guī)則進行編制，編目應(yīng)準(zhǔn)確填寫檔案的題名、日期、責(zé)任者、文號等信息，并編制目錄清單。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。3.對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進行單獨整理，并編制相應(yīng)的目錄清單。照片檔案應(yīng)注明拍攝時間??地點、人物、事由等信息；錄音、錄像檔案應(yīng)注明錄制時間、內(nèi)容、時長等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時移交至公司綜合管理部門進行歸檔。歸檔時，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.公司綜合管理部門應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對歸檔檔案進行分類存放，并建立檔案臺賬，記錄檔案的基本信息、存放位置等。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進行處理。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進入檔案庫房。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報公司綜合管理部門審批。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)后的檔案查閱申請表到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還公司綜合管理部門，由工作人員進行核對和清點，確保檔案的完整無損。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和形象。2.利用檔案形成的資料、文件等，如需對外發(fā)布或提供給第三方使用，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司綜合管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)檔案利用效果，為公司決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由公司檔案鑒定小組負責(zé)，成員包括綜合管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司綜合管理部門審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定的地點進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.嚴禁將應(yīng)銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。七、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，制定和完善檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等日常管理工作。3.負責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案的安全保管。4.負責(zé)檔案鑒定和銷毀工作的組織實施。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。6.負責(zé)對公司各部門檔案工作進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）部門檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門檔案移交至