PAGE檔案局辦公用品采購制度一、總則（一）目的為加強檔案局辦公用品采購管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，確保辦公用品的質(zhì)量和供應，保障檔案局各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局機關及所屬各部門辦公用品的采購活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實際需要，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格，避免浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的辦公用品，確保滿足工作要求。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和方式，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受監(jiān)督。二、采購職責分工（一）采購管理部門檔案局辦公室負責辦公用品采購的統(tǒng)一管理工作，具體職責如下：1.制定辦公用品采購計劃和預算。2.建立辦公用品供應商檔案，負責供應商的選擇、評估和管理。3.組織實施辦公用品的采購活動，簽訂采購合同。4.負責辦公用品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。5.定期對辦公用品采購情況進行統(tǒng)計和分析，提出改進建議。（二）使用部門各使用部門負責提出本部門辦公用品的需求計劃，配合采購管理部門做好采購相關工作，具體職責如下：1.根據(jù)工作需要，定期向采購管理部門提交辦公用品需求清單。2.參與辦公用品供應商的評估和選擇工作。3.協(xié)助采購管理部門進行辦公用品的驗收工作。4.負責本部門辦公用品的領用和使用管理。（三）財務部門財務部門負責辦公用品采購資金的審核、支付和賬務處理工作，具體職責如下：1.審核辦公用品采購計劃和預算，確保資金合理使用。2.按照合同約定及時支付采購款項。3.對辦公用品采購費用進行核算和監(jiān)督，定期進行財務分析。三、采購計劃與預算（一）采購計劃1.各使用部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度的工作任務和人員變動情況，編制本部門辦公用品需求計劃，并提交至采購管理部門。2.采購管理部門匯總各使用部門的需求計劃后，結合檔案局實際情況，綜合考慮辦公用品的庫存狀況、使用周期等因素，編制年度辦公用品采購計劃。3.年度辦公用品采購計劃應明確采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容，并報檔案局領導審批。4.因工作需要臨時增加辦公用品采購的，使用部門應填寫《辦公用品采購申請表》，詳細說明采購原因、采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人簽字后提交至采購管理部門。采購管理部門審核后，報檔案局領導審批。（二）采購預算1.采購管理部門根據(jù)年度辦公用品采購計劃，編制辦公用品采購預算，報財務部門審核。2.財務部門按照相關規(guī)定和檔案局財務管理制度，對采購預算進行審核，確保預算合理、準確。3.采購預算經(jīng)檔案局領導批準后，作為辦公用品采購的資金控制依據(jù)。采購過程中，應嚴格控制預算執(zhí)行，不得超預算采購。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購管理部門應通過多種渠道收集辦公用品供應商信息，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。2.采購管理部門根據(jù)辦公用品采購需求，從供應商檔案中篩選出若干潛在供應商，并組織相關人員對其進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格合理性、售后服務等方面。3.根據(jù)考察和評估結果，采購管理部門確定合格供應商名單，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格條款、交貨期、售后服務等內(nèi)容。（二）供應商評估與管理1.采購管理部門應定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評估，評估結果作為供應商續(xù)用、調(diào)整合作額度或淘汰的依據(jù)。2.對于產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨期延遲、售后服務不到位的供應商，采購管理部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應停止與其合作，并在供應商檔案中予以標注。3.采購管理部門應建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)莫剟?，如增加合作額度、優(yōu)先采購等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行相應的處罰，如減少合作額度、暫停合作等。五、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細說明采購原因、采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字后提交至采購管理部門。2.采購管理部門收到《辦公用品采購申請表》后，對采購申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購申請的必要性、采購項目的規(guī)格型號和數(shù)量是否合理等。如審核通過，將采購申請?zhí)峤恢翙n案局領導審批。（二）采購實施1.經(jīng)檔案局領導審批通過的采購申請，采購管理部門根據(jù)采購項目的特點和供應商情況，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.對于采用公開招標、邀請招標方式采購的辦公用品，采購管理部門應按照相關法律法規(guī)和政府采購程序，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。3.對于采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式采購的辦公用品，采購管理部門應組織相關人員與供應商進行談判、協(xié)商，確定采購價格、交貨期、售后服務等條款，并簽訂采購合同。4.采購合同簽訂后，采購管理部門應及時將合同副本提交至財務部門備案，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（三）驗收與入庫1.辦公用品到貨后，采購管理部門應組織相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收合格的辦公用品，采購管理部門應辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，注明采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間等信息，并將入庫單交財務部門記賬。3.驗收不合格的辦公用品，采購管理部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應商原因造成的損失，采購管理部門應按照合同約定追究供應商的責任。（四）領用與發(fā)放1.各使用部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領用單》，注明領用項目、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字后到采購管理部門領取辦公用品。2.采購管理部門按照《辦公用品領用單》的內(nèi)容，發(fā)放相應的辦公用品，并在《辦公用品領用單》上簽字確認。3.采購管理部門應定期對辦公用品的領用情況進行統(tǒng)計和分析，掌握辦公用品的使用動態(tài)，合理控制庫存水平。六、庫存管理（一）庫存盤點1.采購管理部門應定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為[具體時間]。2.盤點工作由采購管理部門組織實施，相關人員參與。盤點結束后，應填寫《辦公用品盤點表》，詳細記錄盤點結果。3.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，采購管理部門應及時查明原因，并進行相應的賬務處理和實物調(diào)整。（二）庫存控制1.采購管理部門應根據(jù)辦公用品的使用頻率、采購周期等因素，合理確定庫存限額。庫存限額應報檔案局領導批準后執(zhí)行。2.對于庫存數(shù)量超過限額的辦公用品，采購管理部門應及時與使用部門溝通，合理安排使用，避免積壓浪費。3.對于庫存數(shù)量低于限額的辦公用品，采購管理部門應及時安排采購，確保辦公用品的正常供應。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局內(nèi)部審計部門應定期對辦公用品采購制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否規(guī)范、采購資金是否合理使用、供應商管理是否有效等。2.采購管理部門應定期向檔案局領導匯報辦公用品采購情況，接受領導的監(jiān)督和指導。3.各使用部門應積極配合采購管理部門的工作，對采購過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。（二）