PAGE檔案文件工作制度匯編表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文件管理，確保檔案文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案文件的利用效率，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案文件形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文件由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案文件，保證檔案文件的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案文件進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案文件安全保密的前提下，充分考慮檔案文件利用的便利性，提高檔案文件的利用效率。二、檔案文件管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案文件管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案文件管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案文件的集中統(tǒng)一管理，包括檔案文件的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全公司檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的信息化管理，提高檔案文件管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)組織檔案文件的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案文件，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.負(fù)責(zé)檔案文件的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案文件查閱、借閱手續(xù)，確保檔案文件的安全。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案文件管理工作培訓(xùn)，提高公司檔案文件管理整體水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案文件的形成、積累和整理工作，確保檔案文件的齊全完整。2.按照公司檔案文件管理制度的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案文件移交綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案文件的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案文件查閱、借閱規(guī)定，確保檔案文件的安全。4.配合綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案文件管理相關(guān)工作，接受綜合管理部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案文件分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案文件分類(lèi)1.行政文件類(lèi)：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。2.人事檔案類(lèi)：包括員工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)考核、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲記錄等文件。3.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。4.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、項(xiàng)目管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、采購(gòu)管理檔案、銷(xiāo)售管理檔案等，具體分類(lèi)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化。5.合同檔案類(lèi)：包括公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等文件。6.工程檔案類(lèi)：包括工程項(xiàng)目前期資料、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收資料等文件。7.科技檔案類(lèi)：包括公司自主研發(fā)的技術(shù)資料、科研項(xiàng)目成果、專(zhuān)利文件等。8.聲像檔案類(lèi)：包括公司各類(lèi)活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。（二）檔案文件編號(hào)1.檔案文件編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案文件分類(lèi)，分別用兩位字母表示各類(lèi)檔案文件，如“XZ”表示行政文件類(lèi)，“RS”表示人事檔案類(lèi)，“CW”表示財(cái)務(wù)檔案類(lèi)等。4.流水號(hào)：按照檔案文件形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。5.例如，2023年形成的第5份行政文件，編號(hào)為“23XZ005”。四、檔案文件收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案文件收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的檔案文件。2.檔案文件收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案文件的齊全完整。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案文件，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。4.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)督促其將個(gè)人保管的屬于公司的檔案文件全部移交。（二）整理要求1.檔案文件整理應(yīng)按照檔案文件分類(lèi)和編號(hào)要求進(jìn)行，保持檔案文件之間內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。2.對(duì)收集到的檔案文件進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案文件的整齊規(guī)范。3.對(duì)于紙張破損、字跡模糊的檔案文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案文件的可讀性。4.電子檔案文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子檔案文件的真實(shí)、完整和可用。五、檔案文件保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度情況，根據(jù)需要采取相應(yīng)的調(diào)控措施，使庫(kù)房溫濕度符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.檔案文件保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件，列為永久保管。3.定期保管：定期保管的檔案文件分為30年、10年兩種期限。4.檔案文件保管期限的劃分，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（三）檔案文件保管措施1.建立檔案文件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案文件的入庫(kù)、保管、移出等情況，做到賬物相符。2.對(duì)檔案文件進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案文件的安全。4.對(duì)電子檔案文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е码娮訖n案文件丟失。六、檔案文件利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后交綜合管理部門(mén)。2.綜合管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否提供查閱服務(wù)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案文件，不得擅自將檔案文件帶出檔案庫(kù)房。3.因工作需要借閱檔案文件的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后交綜合管理部門(mén)。4.綜合管理部門(mén)審核同意后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案文件內(nèi)容，不得在檔案文件上圈劃、批注。6.借閱人員歸還檔案文件時(shí)，綜合管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案文件的復(fù)印與摘錄1.如因工作需要復(fù)印或摘錄檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案文件復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)印/摘錄內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后交綜合管理部門(mén)。2.綜合管理部門(mén)審核同意后，按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印或摘錄，并加蓋檔案文件復(fù)印/摘錄專(zhuān)用章。3.復(fù)印或摘錄的檔案文件應(yīng)妥善保管，不得用于與申請(qǐng)用途無(wú)關(guān)的其他目的。（三）檔案文件的鑒定與銷(xiāo)毀1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案文件進(jìn)行鑒定，確定檔案文件的保管期限是否已滿(mǎn)，是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案文件鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門(mén)組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)參與，組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.經(jīng)鑒定確已失去保存價(jià)值的檔案文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案文件信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案文件名稱(chēng)、數(shù)量等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、電子檔案文件管理（一）電子檔案文件的形成與收集1.各部門(mén)在工作中形成的電子檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，并及時(shí)移交綜合管理部門(mén)。2.電子檔案文件應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得擅自修改、刪除。（二）電子檔案文件的整理與歸檔1.綜合管理部門(mén)對(duì)接收的電子檔案文件進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目，建立電子檔案文件數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案文件應(yīng)與紙質(zhì)檔案文件相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案文件與紙質(zhì)檔案文件的關(guān)聯(lián)管理。（三）電子檔案文件的保管與利用1.電子檔案文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止電子檔案文件丟失。2.建立電子檔案文件訪問(wèn)權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案文件的訪問(wèn)范圍，確保電子檔案文件的安全。3.電子檔案文件的查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等利用操作，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案文件的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并做好記錄。八、檔案文件管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案文件管理工作符合本制度要求。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)檔案文件管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)綜合管理部門(mén)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案文件管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案文件的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案文件管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案文件管理信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督