PAGE做好檔案出入庫管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案出入庫流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的各類檔案的出入庫管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在出入庫過程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和手續(xù)進(jìn)行檔案的出入庫操作，保證檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效利用原則：在保障檔案安全的前提下，提高檔案出入庫效率，滿足公司業(yè)務(wù)對檔案利用的需求。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案：如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔等。5.其他檔案：包含公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）檔案編號為便于檔案的識別與管理，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用[具體編號規(guī)則，如年份+類別代碼+流水號]的形式，確保每個(gè)檔案編號唯一。例如，2023年行政檔案中的第一份文件編號為2023XZ001。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案產(chǎn)生后的[規(guī)定時(shí)間，如一周內(nèi)]將整理好的檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。（三）檔案裝訂1.對于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案內(nèi)容的多少和性質(zhì)進(jìn)行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，保持檔案的原貌，便于查閱和保管。（四）檔案上架1.按照檔案類別和編號順序，將裝訂好的檔案上架存放。2.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于快速查找。（五）入庫登記1.檔案管理部門建立檔案入庫登記簿，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、編號、名稱、數(shù)量、來源等信息。2.對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并記錄備份的存儲位置、時(shí)間等信息。四、檔案出庫管理（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到借閱申請表后，對申請進(jìn)行審核。2.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。（三）借閱登記1.審核通過后，檔案管理部門在檔案出庫登記簿上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.為借閱人提供檔案，并辦理借閱手續(xù)，如發(fā)放借閱憑證等。（四）借閱期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，設(shè)定不同的借閱期限。一般檔案借閱期限不得超過[規(guī)定天數(shù)，如15天]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)至少提前[規(guī)定天數(shù)，如3天]向檔案管理部門提出申請。（五）歸還驗(yàn)收1.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收。2.檢查檔案是否完整、有無損壞、涂改等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)向借閱人查明原因并記錄。3.驗(yàn)收合格后，在檔案出庫登記簿上注明歸還時(shí)間，并注銷借閱憑證。（六）復(fù)印與摘錄1.如因工作需要不能借閱原件，可申請復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容。2.復(fù)印或摘錄申請需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)復(fù)印或摘錄工作，并對復(fù)印件和摘錄內(nèi)容進(jìn)行核對，確保與原件一致。4.復(fù)印件和摘錄內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。五、檔案轉(zhuǎn)移管理（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)移1.公司內(nèi)部部門之間因工作需要轉(zhuǎn)移檔案，需填寫《檔案內(nèi)部轉(zhuǎn)移申請表》，注明轉(zhuǎn)移檔案的名稱、編號、轉(zhuǎn)移原因、接收部門等信息。2.申請表經(jīng)轉(zhuǎn)出部門和接收部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移操作，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案存放位置等信息。（二）外部轉(zhuǎn)移1.公司因業(yè)務(wù)合作、項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓等原因需要將檔案轉(zhuǎn)移至外部單位，需簽訂檔案轉(zhuǎn)移協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.檔案轉(zhuǎn)移前，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。3.按照協(xié)議要求，辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案外部轉(zhuǎn)移登記表》，記錄檔案轉(zhuǎn)移的名稱、編號、數(shù)量、接收單位、交接時(shí)間等信息。4.交接雙方應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理部門留存一份登記表復(fù)印件備案。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍，如14℃24℃]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍，如45%60%]。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄檢查情況。（三）維護(hù)與修復(fù)1.對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的可讀性。2.采用專業(yè)的檔案修復(fù)技術(shù)和材料，避免對檔案造成二次損壞。（四）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索和利用。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管、借閱、轉(zhuǎn)移等具體工作。2.維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)更新檔案信息。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的安全與完整。4.為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，解答檔案查詢等相關(guān)問題。（三）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱、轉(zhuǎn)移等手續(xù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案出入庫流程的規(guī)范性、檔案保管狀況等。（二）考核評價(jià)1.建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對檔案管理部門和檔案形成部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2