PAGE企業(yè)各部門(mén)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是公司在實(shí)際工作中形成的原始材料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，文字表述清晰。5.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見(jiàn)。3.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案的保管、查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的安全和有效利用。5.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。2.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理、保管和移交工作。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部門(mén)。3.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，并進(jìn)行初步整理，確保檔案的齊全、完整。4.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交綜合管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。5.積極配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案歸檔范圍（一）行政管理類(lèi)檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等文件。5.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)等文件。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。8.公司培訓(xùn)記錄、教材、證書(shū)等文件。9.公司固定資產(chǎn)臺(tái)賬、盤(pán)點(diǎn)記錄等文件。10.公司辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用記錄等文件。11.公司車(chē)輛使用記錄、維修記錄等文件。12.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、合作協(xié)議、合同等文件。13.公司廣告宣傳、市場(chǎng)推廣等活動(dòng)相關(guān)文件。14.公司安全、環(huán)保、消防等方面的文件。15.公司其他行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。（二）財(cái)務(wù)管理類(lèi)檔案1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等文件。2.公司財(cái)務(wù)制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件。4.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等文件。5.公司審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等文件。6.公司資金往來(lái)、銀行對(duì)賬單等文件。7.公司固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)核算文件。8.公司成本核算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等文件。9.公司財(cái)務(wù)分析報(bào)告等文件。10.公司其他財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。（三）業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案1.公司產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)等方面的文件，包括項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)方案、圖紙、工藝文件等。2.公司銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案，包括客戶資料、銷(xiāo)售合同、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)貨記錄、售后服務(wù)記錄等。3.公司采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案，包括供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、訂單、驗(yàn)收記錄等。4.公司物流業(yè)務(wù)檔案，包括運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)記錄、物流清單等。5.公司質(zhì)量管理檔案，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等。6.公司項(xiàng)目管理檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.公司市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等文件。8.公司業(yè)務(wù)拓展、合作項(xiàng)目相關(guān)文件。9.公司其他業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。（四）技術(shù)研發(fā)類(lèi)檔案1.公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、方案、報(bào)告等文件。2.公司技術(shù)研發(fā)過(guò)程中形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、研究論文等文件。3.公司技術(shù)專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。4.公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。5.公司技術(shù)設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)等文件。6.公司技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、人員培訓(xùn)等文件。7.公司與外部科研機(jī)構(gòu)、高校合作的相關(guān)文件。8.公司其他技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。四、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門(mén)應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，能夠全面反映本部門(mén)工作活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)于重要文件應(yīng)當(dāng)有定稿、正本及相關(guān)的附件，如會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有參會(huì)人員簽到表、會(huì)議記錄原始稿等。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料必須是真實(shí)發(fā)生的，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，文字表述清晰。嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。（三）文件材料格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，字跡清晰，圖表工整。文件材料應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。（四）文件材料分類(lèi)科學(xué)各部門(mén)應(yīng)按照檔案歸檔范圍，對(duì)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。分類(lèi)應(yīng)遵循便于管理和查找利用的原則，可采用年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題等分類(lèi)方法。（五）文件材料編號(hào)有序?qū)w檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。編號(hào)可采用流水號(hào)、分類(lèi)號(hào)加流水號(hào)等方式，確保每份文件都有明確的標(biāo)識(shí)。（六）文件材料裝訂整齊歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。五、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保文件材料不遺漏。2.對(duì)于零散形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集整理，避免丟失。3.在收集過(guò)程中，應(yīng)注意文件材料的完整性和真實(shí)性，對(duì)不符合要求的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）整理1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照檔案歸檔范圍和分類(lèi)要求，對(duì)文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件材料整齊、牢固。（三）移交1.各部門(mén)兼職檔案員在每年[具體時(shí)間]前，將整理好的上一年度檔案移交綜合管理部門(mén)。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（四）歸檔1.綜合管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存放，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立電子檔案。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用光盤(pán)、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，確保檔案的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門(mén)指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審批，如同意借閱，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字，并注明借閱期限。3.借閱人員憑審批后的申請(qǐng)表到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記表上記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前向綜合管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案整理與存放1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，注明檔案的存放位置。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存放，并異地保存。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案保護(hù)措施1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行登記。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.綜合管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定表，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定日期、鑒定人員等信息，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀時(shí)間等信