PAGE文件管理制度與檔案管理一、總則（一）目的為加強公司/組織文件與檔案管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，促進公司/組織各項業(yè)務(wù)的規(guī)范化運作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件和檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織文件與檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保各類文件和檔案得到妥善保管和有效利用。2.分級分類管理原則：根據(jù)文件和檔案的來源、性質(zhì)、內(nèi)容等進行分級分類管理，明確不同級別和類別的文件與檔案的管理職責(zé)和流程，提高管理的針對性和有效性。3.全程管理原則：對文件和檔案從形成、流轉(zhuǎn)、使用到歸檔、保管、利用等全過程進行管理，確保各個環(huán)節(jié)的工作有序銜接，防止文件和檔案的丟失、損壞或泄密。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，加強文件和檔案的安全保密措施，確保文件和檔案的內(nèi)容不被泄露或不當(dāng)使用。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、通知公告等。2.業(yè)務(wù)文件：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷文件、財務(wù)管理文件、人力資源管理文件、生產(chǎn)管理文件、質(zhì)量管理文件等。3.技術(shù)文件：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)報告、測試報告等。4.外來文件：指公司/組織收到的上級機關(guān)文件、政府部門文件、合作伙伴文件、客戶文件等。（二）文件編號1.為便于文件的識別、查詢和管理，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性原則。2.文件編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][順序號]。例如：202301A001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“A”表示文件類別代碼（行政文件），“001”表示順序號。3.部門代碼和文件類別代碼由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一制定和發(fā)布，并根據(jù)實際情況進行調(diào)整。（三）文件起草與審核1.文件起草應(yīng)明確主題、目的、內(nèi)容、要求等，語言表達應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。起草人應(yīng)對文件內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負責(zé)。2.重要文件在起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、合理性、可行性等。審核人應(yīng)簽署審核意見，并對審核結(jié)果負責(zé)。3.文件審核通過后，方可進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，按照公司/組織的審批流程進行簽發(fā)。（四）文件印發(fā)與發(fā)放1.文件印發(fā)應(yīng)按照公司/組織的發(fā)文流程進行，由專門的文印部門負責(zé)排版、印刷和裝訂。文印部門應(yīng)確保文件印刷質(zhì)量，嚴格控制文件印發(fā)數(shù)量。2.文件發(fā)放應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍和對象，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行。重要文件應(yīng)通過專人送達、機要通信等方式進行發(fā)放；一般性文件可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進行發(fā)放。發(fā)放時應(yīng)做好登記記錄，確保文件發(fā)放到位。（五）文件流轉(zhuǎn)與使用1.文件在公司/組織內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應(yīng)遵循規(guī)定的流程和渠道，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全。流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任。2.員工在使用文件時，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。因工作需要查閱、借閱文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.文件使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門或按照規(guī)定進行歸檔處理。嚴禁將文件隨意丟棄或長期積壓在個人手中。（六）文件清理與銷毀1.定期對文件進行清理，清理范圍包括已過期、已失效、已完成歷史使命或不再具有保存價值的文件。清理工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，確保清理工作的準(zhǔn)確性和徹底性。2.對于需要銷毀的文件，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保銷毀工作的真實性和可追溯性。3.嚴禁私自銷毀公司/組織文件，對于違反規(guī)定私自銷毀文件的行為應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括公司/組織在行政管理活動中形成的各類文件材料，如規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、通知公告等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案等。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.科技檔案：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研發(fā)報告、測試報告等。科技檔案應(yīng)按照項目或產(chǎn)品進行分類整理，便于對科研項目和產(chǎn)品研發(fā)過程進行跟蹤和管理。4.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定進行分類整理和保管。5.聲像檔案：指公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時間順序進行分類整理，并配以文字說明，以便于查閱和利用。6.電子檔案：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公司/組織產(chǎn)生了大量的電子文件和數(shù)據(jù)。電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行分類整理和存儲，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。收集的檔案材料應(yīng)符合檔案管理的要求，包括文件的原件、復(fù)印件、電子文檔等。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進行分類整理。整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對文件進行編號、編目、裝訂等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)進行編研加工，如編寫檔案目錄、大事記、組織沿革等，以便于檔案的查閱和利用。（三）檔案歸檔與保管1.檔案整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔應(yīng)按照檔案管理的流程和要求，將檔案移交至檔案管理部門進行集中保管。檔案管理部門應(yīng)建立檔案臺賬，對檔案的歸檔、保管、利用等情況進行詳細記錄。2.檔案保管應(yīng)具備安全、保密、防潮、防火、防蟲、防鼠等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式進行備份，并建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全。（四）檔案查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。3.外部單位或個人因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱或借閱涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（五）檔案鑒定與處置1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合評估檔案的保存價值，提出鑒定意見。2.對于保管期限已滿或不再具有保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行處置。處置方式包括銷毀、移交等。銷毀檔案應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門統(tǒng)一組織銷毀。移交檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行辦理。3.檔案鑒定和處置工作應(yīng)做好記錄，確保工作的真實性和可追溯性。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立文件與檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的文件與檔案管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、印發(fā)、流轉(zhuǎn)、清理與銷毀，檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱與借閱、鑒定與處置等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，并及時反饋給被檢查部門。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將文件與檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門和員工的文件與檔案管理工作進行考核評價?？己藘?nèi)容包括文件與檔案管理工作的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性、