PAGE檔案三合一制度培訓(xùn)材料一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)集中管理公司各類(lèi)檔案。2.完整準(zhǔn)確原則。各部門(mén)應(yīng)確保檔案的形成、積累和整理工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司檔案。3.組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱服務(wù)。5.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合綜合管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。檔案的形成應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的原則，確保檔案能夠反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作。2.在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，進(jìn)行整理、分類(lèi)，確保檔案的完整性。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行全過(guò)程跟蹤收集，確保檔案的全面性和準(zhǔn)確性。4.收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行整理。1.年度分類(lèi)：將檔案按其形成年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（長(zhǎng)期、短期）三種保管期限。（三）整理要求1.遵循檔案整理的一般程序，對(duì)收集的檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、排列、編號(hào)、編目等工作。2.不同載體的檔案應(yīng)分別整理，照片、音像資料等應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。3.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、檔號(hào)等內(nèi)容，便于查閱和檢索。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案向綜合管理部門(mén)歸檔。對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，并編制歸檔文件目錄一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存本部門(mén)備查。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.綜合管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門(mén)重新整理。六檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管1.按照檔案的分類(lèi)方案和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從公司工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法與程序1.鑒定工作小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、來(lái)源等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、檔號(hào)等內(nèi)容。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員可直接到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專(zhuān)用章，并注明用途。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱(chēng)及數(shù)量等。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將掃描后的電子檔案和整理后的電子檔案錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。2.提供檔案信息查詢服務(wù)，公司內(nèi)部人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息，提高檔案利用效率。3.具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（四）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況，包括檔案庫(kù)房的安全設(shè)施、檔案信息系統(tǒng)的安全管理等。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門(mén)每年對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，綜合管理部門(mén)可對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，綜合管理部門(mén)