PAGE學(xué)校檔案接待室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案接待室的管理，規(guī)范檔案接待工作流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，確保檔案的安全與完整，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案接待室的所有工作人員以及前來(lái)查閱、利用檔案的校內(nèi)外人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)章制度，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.服務(wù)至上原則：以服務(wù)師生和學(xué)校發(fā)展為宗旨，熱情、周到地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案接待工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案接待工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。二、檔案接待室工作人員職責(zé)（一）檔案接待室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案接待室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和工作制度，并組織實(shí)施。2.組織工作人員開(kāi)展檔案整理、編目、檢索等基礎(chǔ)工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)接待室的安全管理，定期檢查檔案保管環(huán)境，消除安全隱患，保障檔案實(shí)體和信息安全。4.協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門及外部單位的檔案業(yè)務(wù)關(guān)系，及時(shí)解決檔案接待工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.組織工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。（二）檔案查閱接待人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待前來(lái)查閱檔案的人員，熱情解答咨詢，引導(dǎo)查閱者按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。2.審核查閱者的身份和查閱申請(qǐng)，根據(jù)檔案管理規(guī)定決定是否提供查閱服務(wù)，并告知查閱范圍和注意事項(xiàng)。3.協(xié)助查閱者查找所需檔案，提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。4.對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，防止查閱者違規(guī)操作，如涂改、損毀、抽取檔案等。5.負(fù)責(zé)查閱登記和歸還登記工作，記錄查閱者的基本信息、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等，確保檔案借閱情況清晰可查。（三）檔案整理與管理人員職責(zé)1.按照檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、整理、編目和上架，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的利用效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案破損、霉變等，確保檔案的質(zhì)量。4.協(xié)助檔案查閱接待人員做好檔案的查找和提供工作，熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，提高服務(wù)效率。三、檔案查閱利用管理（一）查閱范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W籍管理、畢業(yè)論文等需要，可查閱本人相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，可查閱與合作項(xiàng)目、調(diào)研等有關(guān)的檔案。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法履行職責(zé)需要查閱檔案的，按照相關(guān)法律法規(guī)辦理查閱手續(xù)。（二）查閱申請(qǐng)1.本校教職工查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案接待室。2.本校學(xué)生查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在學(xué)院輔導(dǎo)員簽字同意后，提交檔案接待室。3.外單位查閱檔案，需提前向?qū)W校相關(guān)部門提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，憑介紹信到檔案接待室辦理查閱手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)或工作證明，直接到檔案接待室辦理查閱手續(xù)。（三）查閱審批1.檔案接待室收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查閱范圍和規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)向查閱者說(shuō)明原因。2.涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）查閱服務(wù)1.查閱者憑有效證件和批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案接待室辦理查閱手續(xù)。檔案接待人員應(yīng)核對(duì)查閱者身份，發(fā)放查閱證，并引導(dǎo)查閱者到指定查閱地點(diǎn)。2.查閱者應(yīng)在檔案接待人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案接待人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取或撕毀。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案接待人員，并辦理歸還手續(xù)。（五）查閱期限1.一般檔案的查閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)查閱期限的，應(yīng)提前向檔案接待室說(shuō)明原因，并辦理延期手續(xù)。2.查閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，逾期未還的，檔案接待室應(yīng)及時(shí)催還。對(duì)于無(wú)故逾期不還的查閱者，檔案接待室有權(quán)暫停其查閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。四、檔案安全管理（一）檔案實(shí)體安全1.檔案接待室應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查，保持室內(nèi)清潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合規(guī)定要求。3.嚴(yán)格控制檔案接待室內(nèi)的人員進(jìn)出，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。檔案工作人員離開(kāi)時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗及電器設(shè)備，確保安全。4.對(duì)檔案的接收、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，防止檔案實(shí)體丟失、損壞或被盜。（二）檔案信息安全1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，安裝必要的安全防護(hù)軟件，及時(shí)查殺病毒和防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中的數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。在檔案查閱、利用等工作中，涉及機(jī)密檔案的信息應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行處理，防止信息擴(kuò)散。五、檔案整理與保管（一）檔案分類與編號(hào)1.按照國(guó)家檔案局和學(xué)校的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案分類準(zhǔn)確、合理。2.為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行及時(shí)整理，包括文件材料的分類、裝訂、編目等工作。整理過(guò)程中應(yīng)保持文件材料的原始順序，確保檔案內(nèi)容的完整性。2.按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)字跡模糊或易退變的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）檔案保管1.根據(jù)檔案的類別和保管期限，將檔案分別存放在不同的檔案柜或庫(kù)房中，并按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)于到期檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、查閱利用情況、檔案整理進(jìn)度等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并按照規(guī)定上報(bào)學(xué)校檔案管理部門。（二）檔案鑒定1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門組織，成立檔案鑒定小組，對(duì)檔案的保管價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定小組應(yīng)包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專家等。