PAGE組織部查閱檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強組織部檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障組織工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的活動，以及外單位因特定事由并按規(guī)定程序申請查閱組織部檔案的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及組織部相關(guān)規(guī)定，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則保障檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生，維護檔案的保密性。3.服務工作原則以服務組織工作為出發(fā)點，合理安排檔案查閱流程，提高工作效率，滿足工作對檔案信息的需求。二、檔案查閱的申請與審批（一）內(nèi)部查閱申請1.組織部工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、所需檔案名稱及范圍、查閱時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表交至檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人重點審核申請查閱的檔案是否符合查閱范圍，以及查閱方式是否符合規(guī)定等，審批通過后予以辦理查閱手續(xù)。（二）外單位查閱申請1.外單位因工作需要查閱組織部檔案，須提前向組織部提交正式的查閱申請函，說明查閱的目的、內(nèi)容、時間、查閱人員名單等詳細情況。2.申請函應由外單位加蓋公章，并經(jīng)單位負責人簽字確認。3.組織部收到申請函后，由檔案管理部門進行初審，初審通過后提交組織部領導審批。組織部領導根據(jù)具體情況決定是否批準查閱申請，并簽署審批意見。三、檔案查閱的范圍與方式（一）查閱范圍1.組織部保存的各類干部人事檔案，包括履歷材料、自傳、鑒定、考核、考察材料、學歷學位、培訓、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免、出國（境）材料等。2.組織工作相關(guān)的文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等檔案資料。3.其他與組織工作密切相關(guān)且按規(guī)定應納入管理的檔案。（二）查閱方式1.現(xiàn)場查閱經(jīng)批準后，查閱人員可到檔案管理部門指定的查閱場所，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱。查閱人員應保持安靜，不得在查閱場所吸煙、飲食等，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.復制查閱對于確需復制的檔案內(nèi)容，查閱人員應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序和方式進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。四、檔案查閱的流程與要求（一）查閱流程1.申請獲批后，檔案管理部門根據(jù)查閱申請，準備好相關(guān)檔案資料，并通知查閱人員前來查閱。2.查閱人員到達查閱場所后簽收《檔案查閱登記表》，詳細記錄查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。3.檔案管理人員應按照查閱申請的范圍，為查閱人員提供相應的檔案，并在旁監(jiān)督查閱過程。查閱人員應嚴格按照規(guī)定的查閱方式進行操作，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案資料歸還原位，由檔案管理人員進行核對清點，確認無誤后，查閱人員在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱結(jié)束。（二）查閱要求1.查閱人員必須嚴格遵守檔案查閱場所的各項規(guī)章制度，愛護檔案資料，保持查閱場所的整潔衛(wèi)生。2.查閱人員只能查閱與申請目的相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得查閱其他無關(guān)檔案。如需擴大查閱范圍，應重新履行申請審批手續(xù)。3.查閱人員對查閱過程中接觸到的檔案信息負有保密責任，不得泄露給無關(guān)人員，不得擅自傳播、公布檔案內(nèi)容。4.檔案管理人員應認真履行職責，做好查閱過程的監(jiān)督和服務工作，及時解答查閱人員的疑問，確保查閱工作順利進行。五、檔案查閱的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案查閱場所應具備完善的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應定期對檔案查閱場所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.在查閱過程中，檔案管理人員應密切關(guān)注查閱人員的行為，防止因操作不當或其他原因造成檔案損壞、丟失等情況。（二）保密措施1.檔案管理人員應對檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，以備查考。2.查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應在旁監(jiān)督，查閱結(jié)束后及時收回檔案，防止檔案在查閱過程中被無關(guān)人員接觸。3.對于涉及機密、絕密的檔案，查閱人員應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱，未經(jīng)批準不得復制、摘抄相關(guān)內(nèi)容。4.檔案管理人員應加強對自身的保密教育，提高保密意識，嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。六、檔案查閱后的歸還與整理（一）歸還1.查閱結(jié)束后，查閱人員應立即將所查閱的檔案資料歸還原位，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。2.檔案管理人員應認真核對歸還的檔案資料，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整、無損壞或涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究相關(guān)人員責任。（二）整理1.檔案管理人員應對歸還的檔案進行整理，檢查檔案是否按順序排列整齊，有無缺頁、破損等情況。2.對于在查閱過程中可能產(chǎn)生的檔案變動，如輕微的折痕、標記等，檔案管理人員應進行適當處理，確保檔案的整潔與完好。3.將整理后的檔案重新歸入檔案庫房，按照檔案管理的要求進行妥善保管。七、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.組織部工作人員在檔案查閱過程中違反本制度規(guī)定，如擅自擴大查閱范圍、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等，檔案管理部門應及時制止，并記錄違規(guī)情況。2.視情節(jié)輕重，對違規(guī)人員給予批評教育、警告、通報批評等處理；造成嚴重后果的，按照有關(guān)規(guī)定追究其責任。（二）外單位人員違規(guī)處理外單位查閱人員違反本制度規(guī)定的，組織部應及時向外單位通報情況，并要求其采取措施糾正違規(guī)行為。如違規(guī)行為造成不良影響或損失的，外單位應承擔相應的法律責任，并按照規(guī)定