PAGE科室人員檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強科室人員檔案管理，確保人員檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人員檔案在科室管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本科室全體在職人員及離職未滿規(guī)定期限的人員檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：科室人員檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映人員的真實情況，保證信息的準確性。3.安全保密原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保人員檔案的安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)人員的變動情況及時更新檔案信息，保持檔案的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息。（二）學歷學位1.最高學歷、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、入學時間、畢業(yè)時間。2.學位證書編號、學歷證書編號。（三）工作經(jīng)歷1.入職時間、離職時間、工作單位名稱、擔任職務(wù)、工作職責描述。2.工作期間獲得的榮譽稱號、獎勵情況。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的各類培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機構(gòu)名稱。2.培訓(xùn)證書或結(jié)業(yè)證明。（五）考核評價1.年度考核結(jié)果、考核評語。2.專項考核結(jié)果，如崗位技能考核、績效評估等。（六）職業(yè)資格證書1.取得的各類職業(yè)資格證書名稱、證書編號、頒發(fā)時間。2.相關(guān)職業(yè)資格證書的有效期及年檢情況。（七）獎懲記錄1.受到的紀律處分、行政處罰情況，包括處分原因、處分決定、解除處分時間。2.獲得的表彰獎勵，如科室內(nèi)部獎勵、上級單位表彰等。（八）薪酬福利1.工資級別、工資變動記錄。2.福利待遇情況，如社保、公積金、補貼等。（九）健康狀況1.年度體檢報告。2.重大疾病診斷及治療記錄。（十）其他重要信息1.個人述職報告、工作總結(jié)。2.參加的重要項目、科研成果等相關(guān)材料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)發(fā)放《人員檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、學歷學位、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工所在科室負責人負責審核員工填寫的信息，并簽字確認。3.人力資源部門將審核后的信息錄入人員檔案管理系統(tǒng)，并為員工建立個人檔案。同時，收集員工提交的學歷證書、身份證復(fù)印件、照片等相關(guān)紙質(zhì)材料，整理歸檔。（二）檔案材料收集1.科室負責人應(yīng)定期提醒員工更新個人檔案信息，確保檔案內(nèi)容的時效性。2.對于涉及員工工作變動、考核評價、獎懲情況等信息，相關(guān)部門應(yīng)及時將材料提交至人力資源部門，由專人負責收集、整理并歸檔到員工個人檔案中。3.員工獲得新的學歷學位證書、職業(yè)資格證書等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將證書原件及復(fù)印件提交至人力資源部門，以便更新檔案信息。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對人員檔案進行整理，確保檔案材料齊全、完整，無破損、霉變等情況。2.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序，對檔案材料進行分類排序，同一類材料應(yīng)集中放置，并編制材料目錄。（二）分類方法1.采用年度分類法，將人員檔案按自然年度進行分類。2.在每個年度內(nèi)，再按照個人基本信息、學歷學位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評價、職業(yè)資格證書、獎懲記錄、薪酬福利、健康狀況、其他重要信息等類別進行細分。五、檔案保管與存儲（一）保管方式1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，按照檔案類別和人員順序進行排列，便于查找和管理。（二）存儲要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。3.紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)分別建立索引目錄，便于快速查詢和檢索。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.科室負責人因工作需要可查閱本科室人員檔案。2.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱全體人員檔案。3.其他部門如需查閱人員檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)科室負責人和人力資源部門負責人批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向檔案管理人員提出查閱申請，說明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)人員檔案信息，并將紙質(zhì)檔案提供給查閱人員。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。3.查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)科室負責人、人力資源部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員持批準后的《檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員將檔案提供給借閱人員，并在《檔案借閱登記表》上登記借閱時間、借閱期限、借閱人等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)批準，不得向任何單位或個人提供檔案信息。2.在檔案管理工作中，涉及檔案內(nèi)容的討論應(yīng)在保密環(huán)境下進行，不得在公開場合談?wù)摍n案信息。3.對檔案管理系統(tǒng)設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，不同人員只能訪問其工作所需的檔案信息。定期更換系統(tǒng)密碼，確保系統(tǒng)安全。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管室24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.檔案保管室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.嚴格控制檔案管理人員的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案保管室。八、檔案變更與注銷（一）檔案變更1.當員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位等發(fā)生變更時，員工應(yīng)及時填寫《檔案信息變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.科室負責人負責審核員工提交的變更申請及證明材料，審核通過后簽字確認。3.檔案管理人員根據(jù)審核后的變更申請，在檔案管理系統(tǒng)中更新員工檔案信息，并將相關(guān)證明材料整理歸檔。（二）檔案注銷1.員工離職后，檔案管理人員應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，對其檔案進行整理和封存。2