PAGE檔案資料全過程管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案資料的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導工作。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映公司各項工作的實際情況，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案資料，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性，不得遺漏重要文件和信息。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露，嚴格遵守國家有關保密規(guī)定。二、檔案資料管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案資料管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案資料管理制度并組織實施。2.負責公司檔案資料的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計公司各類檔案資料，建立健全檔案資料管理臺賬。3.指導、監(jiān)督各部門檔案資料的形成、收集、整理、歸檔等工作，對各部門檔案資料管理工作進行檢查和考核。4.負責檔案資料的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務，根據(jù)工作需要編制檔案資料檢索工具和參考資料。5.組織開展檔案資料鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案資料進行鑒定和銷毀。6.負責檔案資料管理設施設備的配備、維護和管理，確保檔案資料存儲環(huán)境安全可靠。7.組織檔案資料管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案資料管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的形成、收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確一名檔案資料管理員，負責本部門檔案資料的日常管理工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照公司檔案資料管理制度的要求，定期向公司綜合管理部門移交應歸檔的檔案資料。4.嚴格遵守檔案資料保密規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案資料，確保檔案資料的安全。（三）檔案資料管理人員職責1.認真履行檔案資料管理崗位職責，遵守檔案資料管理各項規(guī)章制度，保守檔案資料機密。2.負責檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案資料整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案資料的保管工作，定期檢查檔案資料的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，確保檔案資料安全無損。4.積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持，及時準確地提供所需檔案資料。5.協(xié)助綜合管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)。6.參加檔案資料管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類公司檔案資料分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等；公司各項管理制度、規(guī)定、辦法；公司行政辦公會議紀要、工作簡報；公司各類資質(zhì)證書、榮譽證書；公司與外部單位簽訂的行政協(xié)議、合同等。2.人力資源類：包括員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、離職等相關文件；員工勞動合同、薪酬福利文件、社會保險資料；員工人事檔案、培訓檔案、績效考核檔案等。3.財務審計類：包括公司財務預算、決算報告；財務報表、會計憑證、賬簿；審計報告、審計工作底稿；稅務申報資料、稅務審計文件；公司資金管理、資產(chǎn)管理、成本費用管理等相關文件。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、市場分析資料；產(chǎn)品宣傳資料、銷售合同、訂單；客戶信息資料、市場推廣活動方案及相關資料；競爭對手分析報告等。5.技術研發(fā)類：包括產(chǎn)品研發(fā)計劃、研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告；技術方案、技術圖紙、技術文件；研發(fā)項目驗收報告、技術成果鑒定文件；知識產(chǎn)權相關文件，如專利證書、軟件著作權登記證書等。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度文件；生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程；生產(chǎn)設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄；質(zhì)量控制文件、檢驗檢測報告；安全生產(chǎn)文件、事故處理記錄等。7.物資采購類：包括物資采購計劃、采購合同；供應商信息資料、采購訂單；物資驗收報告、入庫單、出庫單；物資庫存盤點記錄等。8.項目管理類：包括項目立項文件、項目可行性研究報告；項目實施方案、項目進度報告；項目驗收文件、項目總結報告；項目相關的合同協(xié)議、招投標文件等。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.大類代碼：按照上述檔案資料分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表人力資源類，“C”代表財務審計類，“D”代表市場營銷類，“E”代表技術研發(fā)類，“F”代表生產(chǎn)管理類，“G”代表物資采購類，“H”代表項目管理類。3.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”代表2023年度形成的檔案資料。4.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字依次編號，如“0001”“0002”等。5.例如，一份2023年度形成的行政管理類檔案資料，其編號為“A20230001”。四、檔案資料的形成與收集（一）檔案資料形成要求1.公司各部門及員工在各項工作活動中應及時形成真實、準確、完整的檔案資料，確保檔案資料能夠全面反映工作過程和結果。2.檔案資料應使用鋼筆、中性筆等耐久性書寫工具書寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.檔案資料應采用A4紙規(guī)格打印或復印，紙張應質(zhì)地優(yōu)良、色澤潔白、表面平整，不得使用質(zhì)量低劣、易破損、易褪色的紙張。4.涉及電子文件的，應按照國家有關電子文件管理的規(guī)定進行制作、存儲和管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）檔案資料收集范圍1.公司在行政管理、人力資源、財務審計、市場營銷、技術研發(fā)、生產(chǎn)管理、物資采購、項目管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書、招投標文件等。3.公司參加各類會議、培訓、調(diào)研等活動形成的文件、資料、記錄等。4.公司員工個人在工作中形成的重要文件、資料、成果等，如工作總結、調(diào)研報告、技術創(chuàng)新成果等，按照規(guī)定應歸檔到公司檔案資料中的。5.其他與公司工作相關的具有保存價值的檔案資料。（三）檔案資料收集要求1.各部門應明確檔案資料收集責任人，負責本部門檔案資料的及時收集和整理工作。2.檔案資料收集責任人應按照檔案資料形成的時間順序和類別，定期對本部門的檔案資料進行收集，確保檔案資料無遺漏、無丟失。3.對于重要的檔案資料，應在形成后及時收集，不得拖延，確保檔案資料的時效性和完整性。4.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、刪除檔案資料內(nèi)容，如有需要補充或更正的，應按照規(guī)定程序進行，并注明補充或更正的原因和日期。5.各部門在向公司綜合管理部門移交檔案資料時，應填寫檔案資料移交清單，詳細注明檔案資料的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。五、檔案資料的整理與歸檔（一）檔案資料整理要求1.檔案資料管理人員應按照檔案資料分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理，確保檔案資料分類準確、合理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，編制檔案資料目錄，目錄應包括檔案資料編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息，便于查找和利用。3.對檔案資料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不得壓字、掉頁，確保檔案資料的完整性和美觀性。4.對于破損、褪色、字跡模糊等不符合要求的檔案資料，應進行修復或復制，確保檔案資料的質(zhì)量。5.電子檔案資料應按照分類要求進行存儲，建立電子檔案資料索引目錄，便于檢索和利用。電子檔案資料應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案資料歸檔要求1.檔案資料整理完畢后，應及時歸檔到公司綜合管理部門檔案庫。歸檔時，應按照檔案資料編號順序排列上架，確保檔案資料存放有序、便于查找。2.各部門應在每年年底前，將本年度形成的應歸檔的檔案資料全部移交至公司綜合管理部門，不得拖延或積壓。3.公司綜合管理部門應定期對歸檔的檔案資料進行核對和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關部門進行整改，確保檔案資料歸檔工作的質(zhì)量。4.對于重要的檔案資料或需要長期保存的檔案資料，應進行專柜存放，并采取必要的安全防護措施，確保檔案資料的安全。六、檔案資料的保管（一）檔案庫房管理1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜報警裝置等，并定期進行維護和檢查，確保設施設備正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案資料造成損害。4.檔案庫房應設置專人負責管理，嚴格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（二）檔案資料保管期限1.公司檔案資料保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案資料，如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司重要資質(zhì)證書、榮譽證書等，應永久保管。長期保管的檔案資料：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案資料，如公司各項管理制度、規(guī)定、辦法，員工人事檔案、培訓檔案、績效考核檔案，財務報表、會計憑證、賬簿等，保管期限為30年。短期保管的檔案資料：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案資料，如公司行政辦公會議紀要、工作簡報，市場調(diào)研報告、市場分析資料，生產(chǎn)調(diào)度文件、生產(chǎn)設備臺賬等，保管期限為10年。2.檔案資料保管期限的確定，應根據(jù)國家有關檔案資料保管期限的規(guī)定和公司實際情況進行綜合考慮，并在檔案資料整理歸檔時予以明確標注。（三）檔案資料保管要求1.檔案資料應按照編號順序排列上架存放，不同保管期限、不同密級的檔案資料應分開存放，便于管理和查找。2.檔案資料管理人員應定期對檔案資料進行檢查和清點，核對檔案資料的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應注意防潮、防蟲、防火，避免檔案資料受潮發(fā)霉、被蟲蛀咬、發(fā)生火災等情況。對于電子檔案資料，應定期進行備份，并做好數(shù)據(jù)安全防護工作，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。4.檔案資料管理人員應嚴格遵守檔案資料保密規(guī)定，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或泄露檔案資料內(nèi)容，確保檔案資料的安全保密。七、檔案資料的利用（一）利用原則1.檔案資料利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案資料的正確使用和安全。2.檔案資料利用應根據(jù)公司工作需要，按照規(guī)定程序辦理相關手續(xù)，不得擅自查閱、借閱、復制檔案資料。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料的，應填寫檔案資料查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司員工因個人工作需要查閱、借閱本人人事檔案等相關檔案資料的，應填寫檔案資料查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案資料的，應提前向公司綜合管理部門提出申請，說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)公司領導批準后，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案資料時，公司應安排專人陪同，并對查閱、借閱情況進行記錄。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案資料申請表應詳細填寫查閱、借閱檔案資料的名稱、編號、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限等信息。2.檔案資料管理人員應根據(jù)查閱、借閱申請表，對查閱、借閱檔案資料的資格和手續(xù)進行審核，符合要求的予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并在檔案資料查閱、借閱登記簿上進行登記。3.查閱檔案資料時，查閱人應在檔案資料查閱室進行查閱，不得將檔案資料帶出查閱室。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案資料管理人員同意，并按照規(guī)定進行復印。4.借閱檔案資料時，借閱人應填寫檔案資料借閱清單，注明借閱檔案資料的名稱、數(shù)量、編號等信息，并簽字確認。檔案資料管理人員應將檔案資料交給借閱人，并告知借閱人檔案資料的保管要求和歸還期限。5.借閱人應在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將檔案資料歸還至公司綜合管理部門，檔案資料管理人員應認真核對歸還檔案資料的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并報告處理。八、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重嚴謹?shù)脑瓌t，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.檔案資料鑒定應根據(jù)國家有關檔案資料鑒定的規(guī)定和公司實際情況，對檔案資料的保存價值進行綜合評估，確定檔案資料的保管期限和銷毀意見。（二）鑒定組織1.公司成立檔案資料鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案資料管