PAGE建立紅黃黑檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的規(guī)范化管理，全面、準(zhǔn)確地記錄員工的工作表現(xiàn)、行為規(guī)范等信息，以便更好地進(jìn)行人力資源管理、風(fēng)險(xiǎn)防控和決策支持，特制定本紅黃黑檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。（三）基本原則1.客觀公正原則：檔案記錄應(yīng)基于客觀事實(shí)，不受主觀因素影響，確保評(píng)價(jià)和記錄的公正性。2.全面準(zhǔn)確原則：涵蓋員工工作的各個(gè)方面，包括工作業(yè)績(jī)、職業(yè)操守、違紀(jì)違規(guī)等，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息的安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變化和表現(xiàn)，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、紅黃黑檔案的分類及定義（一）紅檔案1.定義：記錄員工在工作中表現(xiàn)卓越、對(duì)公司/組織做出重大貢獻(xiàn)、具有突出業(yè)績(jī)或展現(xiàn)出高度職業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)的相關(guān)信息。2.適用情形在業(yè)務(wù)拓展、項(xiàng)目攻堅(jiān)等方面取得顯著突破，為公司帶來重大經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益。多次獲得公司內(nèi)部或外部的重要獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)稱號(hào)。在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中發(fā)揮關(guān)鍵引領(lǐng)作用，有效提升團(tuán)隊(duì)整體績(jī)效。秉持高度職業(yè)操守，在面對(duì)利益誘惑等情況時(shí)堅(jiān)守原則，維護(hù)公司聲譽(yù)。（二）黃檔案1.定義：記載員工工作表現(xiàn)基本合格，但存在一些需要關(guān)注和改進(jìn)的問題或行為的相關(guān)信息。2.適用情形工作績(jī)效基本達(dá)到要求，但在某些工作任務(wù)上偶爾出現(xiàn)失誤或效率有待提高。工作態(tài)度尚可，但溝通協(xié)作方面存在一些小問題，影響團(tuán)隊(duì)局部工作進(jìn)展。遵守公司基本規(guī)章制度，但偶爾出現(xiàn)一些輕微違規(guī)行為，如遲到早退次數(shù)較少等。（三）黑檔案1.定義：記錄員工嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)章制度、職業(yè)道德、法律法規(guī)，給公司/組織造成重大損失或惡劣影響的相關(guān)信息。2.適用情形嚴(yán)重違反公司考勤制度，無故曠工達(dá)到規(guī)定天數(shù)。泄露公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等重要信息。貪污受賄、挪用公款等嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)違法違紀(jì)行為。在工作中故意弄虛作假，給公司決策造成重大失誤。嚴(yán)重違反職業(yè)道德，損害公司形象，如惡意詆毀公司、與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手勾結(jié)等。三、檔案信息收集（一）信息來源1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集員工的基本信息、考勤記錄、績(jī)效評(píng)估結(jié)果、培訓(xùn)經(jīng)歷等。2.各部門主管：提供員工在日常工作中的表現(xiàn)、任務(wù)完成情況、團(tuán)隊(duì)協(xié)作表現(xiàn)等信息。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門：如涉及項(xiàng)目合作、業(yè)務(wù)往來等，提供員工在特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的表現(xiàn)和行為信息。4.員工本人：?jiǎn)T工有權(quán)對(duì)檔案中涉及自身的信息進(jìn)行補(bǔ)充說明或提出異議。（二）收集頻率1.績(jī)效評(píng)估信息每季度收集一次，根據(jù)公司績(jī)效考核周期進(jìn)行更新。2.考勤記錄每月由人力資源部門匯總整理。3.對(duì)于重大事件或特殊情況，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向人力資源部門反饋，以便及時(shí)記錄在檔案中。（三）信息收集要求1.所有信息收集應(yīng)遵循客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則，提供信息的部門和個(gè)人應(yīng)確保所提供信息的可靠性。2.信息應(yīng)詳細(xì)具體，能夠清晰反映員工的工作表現(xiàn)和行為情況，避免模糊不清或模棱兩可的表述。3.收集到的信息應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。四、檔案建立與管理（一）檔案建立1.人力資源部門負(fù)責(zé)為每位員工建立紅黃黑檔案，檔案以電子和紙質(zhì)兩種形式保存。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和管理；紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，標(biāo)注清晰。3.檔案建立時(shí)，應(yīng)按照紅、黃、黑檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的信息準(zhǔn)確錄入相應(yīng)類別。（二）檔案更新1.根據(jù)信息收集情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行更新。對(duì)于紅檔案，如有新的突出貢獻(xiàn)事跡，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充記錄；對(duì)于黃檔案，如員工改進(jìn)情況明顯，應(yīng)調(diào)整相關(guān)記錄；對(duì)于黑檔案，如涉及新的違法違紀(jì)行為或相關(guān)處理結(jié)果變化，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)更新。2.員工工作崗位變動(dòng)、職責(zé)調(diào)整等情況發(fā)生時(shí)，檔案信息應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保檔案與員工實(shí)際工作情況相符。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限員工本人有權(quán)查閱自己的紅黃黑檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。人力資源部門負(fù)責(zé)人、各部門主管在工作需要時(shí)，可查閱員工檔案，但需填寫查閱申請(qǐng)表，說明查閱目的和范圍。涉及公司重大決策、人力資源調(diào)配等特殊情況，公司高層管理人員可在授權(quán)范圍內(nèi)查閱相關(guān)員工檔案。2.借閱規(guī)定原則上不允許借閱員工紅黃黑檔案，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，借閱期限屆滿后應(yīng)及時(shí)歸還。（四）檔案保密1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案存放地點(diǎn)安全，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的信息，如健康狀況、違紀(jì)處理細(xì)節(jié)等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方透露。3.檔案管理人員離職時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性和保密性。五、紅黃黑檔案的應(yīng)用（一）員工激勵(lì)與發(fā)展1.對(duì)于紅檔案記錄的員工，公司在績(jī)效考核、薪酬調(diào)整、晉升機(jī)會(huì)、培訓(xùn)資源分配等方面給予優(yōu)先考慮和傾斜，以激勵(lì)員工持續(xù)保持優(yōu)秀表現(xiàn)。2.根據(jù)黃檔案中記錄的問題，人力資源部門和員工所在部門共同制定針對(duì)性的培訓(xùn)和輔導(dǎo)計(jì)劃，幫助員工改進(jìn)不足，提升工作能力，促進(jìn)員工職業(yè)發(fā)展。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理1.通過黑檔案對(duì)嚴(yán)重違規(guī)違紀(jì)員工的記錄，公司可以提前識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似事件再次發(fā)生，保障公司的正常運(yùn)營(yíng)和利益。2.在對(duì)外合作、業(yè)務(wù)拓展等過程中，對(duì)于合作方或潛在合作伙伴中存在黑檔案記錄的人員或企業(yè)，進(jìn)行審慎評(píng)估，降低合作風(fēng)險(xiǎn)。（三）決策支持1.在人力資源決策方面，如招聘、選拔、調(diào)配等過程中，參考紅黃黑檔案信息，全面了解候選人或員工的綜合素質(zhì)和過往表現(xiàn)，做出更科學(xué)合理的決策。2.在公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)布局等重大決策中，分析紅黃黑檔案數(shù)據(jù)，了解員工隊(duì)伍整體狀況，為決策提供有力的數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。六責(zé)任追究（一）信息提供不實(shí)責(zé)任1.對(duì)于提供虛假信息或故意隱瞞重要信息導(dǎo)致檔案記錄失實(shí)的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.因提供不實(shí)信息給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）檔案管理不當(dāng)責(zé)任1.檔案管理人員因工作疏忽、失職導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞或泄露的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任，公司將根據(jù)情節(jié)給予警告、降職、辭退等處理。2.對(duì)于違反檔案查閱、借閱規(guī)定，擅自傳播檔案內(nèi)容的人員，公司將嚴(yán)肅追究其責(zé)任，視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.隨