PAGE設(shè)計(jì)院圖紙檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)院圖紙檔案的管理，確保圖紙檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮圖紙檔案在設(shè)計(jì)工作及企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于設(shè)計(jì)院所有各類各單位內(nèi)所有與圖紙檔案管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于設(shè)計(jì)項(xiàng)目組、檔案管理部門等。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善圖紙檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理設(shè)計(jì)院的各類圖紙檔案，包括紙質(zhì)圖紙和電子圖紙。對(duì)圖紙檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化存儲(chǔ)。建立圖紙檔案的檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。定期對(duì)圖紙檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)圖紙檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供圖紙檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。對(duì)過期、失效的圖紙檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。2.設(shè)計(jì)項(xiàng)目組職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生圖紙的收集、整理，并按規(guī)定時(shí)間移交給檔案管理部門。確保提交的圖紙檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合歸檔要求。在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，如需查閱已歸檔的圖紙檔案，應(yīng)向檔案管理部門提出申請(qǐng)。3.其他部門職責(zé)配合檔案管理部門做好圖紙檔案的管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。在工作中如需使用圖紙檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）管理原則1.集中管理原則：設(shè)計(jì)院的圖紙檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.分類管理原則：按照?qǐng)D紙的專業(yè)類別、項(xiàng)目階段等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.全程管理原則：對(duì)圖紙檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行規(guī)范管理。4.安全保密原則：確保圖紙檔案的安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、圖紙檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)計(jì)項(xiàng)目前期調(diào)研階段形成的相關(guān)圖紙資料，如現(xiàn)場(chǎng)勘查圖、規(guī)劃圖等。2.設(shè)計(jì)過程中各專業(yè)繪制的初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖、設(shè)計(jì)變更圖等。3.設(shè)計(jì)項(xiàng)目評(píng)審、會(huì)審過程中形成的專家意見、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)圖紙資料。4.與設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的其他圖紙資料，如效果圖、模型文件等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織本項(xiàng)目組人員收集項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類圖紙資料，確保資料的完整性。2.收集的圖紙應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全，符合設(shè)計(jì)規(guī)范和歸檔要求。3.對(duì)于電子圖紙，應(yīng)確保格式正確、存儲(chǔ)介質(zhì)完好，并備份保存。（三）整理要求1.檔案管理部門收到項(xiàng)目組移交的圖紙檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等。2.分類：按照設(shè)計(jì)院的專業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)，將圖紙分為建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)類別，每個(gè)專業(yè)類別下再根據(jù)項(xiàng)目階段進(jìn)行細(xì)分。3.編號(hào)：采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則對(duì)圖紙進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)格式可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般應(yīng)包含項(xiàng)目編號(hào)、專業(yè)代碼、圖紙序號(hào)等信息。4.編目：編制圖紙檔案目錄，目錄應(yīng)包含圖紙編號(hào)、名稱、日期、編制單位、編制人等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和管理。5.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)圖紙，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保圖紙整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)圖紙的完整性，避免損壞圖紙內(nèi)容。三、圖紙檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目組應(yīng)在設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的圖紙檔案移交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的圖紙檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。核對(duì)無誤后，辦理交接手續(xù)，并將檔案及時(shí)歸檔。3.歸檔的圖紙檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的圖紙檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.圖紙檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。4.定期對(duì)圖紙檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的圖紙，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。四、圖紙檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本單位人員因工作需要查閱圖紙檔案，應(yīng)填寫《圖紙檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的圖紙檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞圖紙檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將圖紙檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完好無損。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱圖紙檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《圖紙檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)設(shè)計(jì)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管圖紙檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人員歸還圖紙檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。五、圖紙檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)圖紙檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合設(shè)計(jì)院的實(shí)際情況進(jìn)行。（二）鑒定組織成立圖紙檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)圖紙檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的準(zhǔn)確性和完整性，包括圖紙內(nèi)容是否完整、簽字蓋章是否齊全等。2.檔案的時(shí)效性，是否已過保管期限或失去使用價(jià)值。3.檔案的保密性，是否涉及國家機(jī)密或企業(yè)商業(yè)秘密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的圖紙檔案，應(yīng)填寫《圖紙檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，經(jīng)設(shè)計(jì)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀圖紙檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存，以備查閱。六、圖紙檔案的信息化管理（一）電子圖紙管理1.建立電子圖紙數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對(duì)設(shè)計(jì)院的電子圖紙進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子圖紙應(yīng)按照與紙質(zhì)圖紙相同的分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子圖紙與紙質(zhì)圖紙的一致性。2.對(duì)電子圖紙數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新檢查，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。3.建立電子圖紙的備份制度，定期對(duì)電子圖紙進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（二）檔案管理信息化系統(tǒng)1.利用檔案管理信息化系統(tǒng)對(duì)圖紙檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息化系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.通過檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖紙檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)圖紙檔案的管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.設(shè)計(jì)院應(yīng)定期對(duì)各部門的圖紙檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行及時(shí)糾正。（二）考核機(jī)制