PAGE福建省檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)福建省檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福建省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，預(yù)防和消除各類安全隱患，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險意識，建立健全預(yù)防機(jī)制，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全問題。3.綜合治理原則：綜合運(yùn)用法律、行政、技術(shù)、教育等手段，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作配合，共同做好檔案安全管理工作。4.權(quán)責(zé)一致原則：明確單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門及相關(guān)人員在檔案安全管理工作中的職責(zé)，做到責(zé)任與權(quán)力相統(tǒng)一，確保各項(xiàng)安全措施得到有效落實(shí)。二、檔案安全管理職責(zé)（一）單位負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)本單位檔案安全管理工作，將檔案安全納入單位整體工作規(guī)劃，與其他工作同部署、同檢查、同考核。2.建立健全檔案安全管理責(zé)任制，明確各部門和人員的檔案安全職責(zé)，督促各部門和人員認(rèn)真履行職責(zé)。3.保障檔案安全管理工作所需的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和人員，為檔案安全管理工作提供必要的條件。4.定期組織召開檔案安全工作會議，研究解決檔案安全管理工作中的重大問題。5.對本單位發(fā)生的檔案安全事故承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，及時組織調(diào)查處理，并向上級主管部門報告。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案安全管理制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.加強(qiáng)檔案安全設(shè)施建設(shè)，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境符合安全要求。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問題，并做好記錄。5.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員和其他相關(guān)人員的安全意識和業(yè)務(wù)能力。6.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對檔案安全事故的能力。7.對本單位各部門的檔案安全管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，做到檔案存放有序，便于查找和利用。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保庫房環(huán)境安全。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時報告并采取措施進(jìn)行處理。4.加強(qiáng)對檔案利用工作的管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案在利用過程中的安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高自身及其他人員的安全意識和業(yè)務(wù)水平。6.對檔案安全管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報告。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.在檔案形成過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查、清查、核對等工作，積極整改存在的問題。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按照要求做好本部門檔案安全管理工作。三、檔案實(shí)體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源和易燃易爆場所。2.庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火門、防盜門窗、消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房內(nèi)檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和檔案的存放、查找。檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，符合安全標(biāo)準(zhǔn)，不得使用易燃、易腐材料制作。4.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。各區(qū)域之間應(yīng)保持一定的安全距離，確保人員和檔案的安全。5.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房出入口、內(nèi)部通道、檔案存放區(qū)域等進(jìn)行24小時實(shí)時監(jiān)控，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。6.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)庫房設(shè)施設(shè)備損壞或存在安全隱患，應(yīng)及時維修或更換。（二）檔案整理與保管1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等。3.檔案保管應(yīng)建立健全檔案保管制度，明確檔案保管期限、保管方式、保管要求等。對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。5.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保銷毀過程安全、規(guī)范。（三）檔案利用與歸還1.單位應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和要求等。檔案利用應(yīng)遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。2.檔案查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，填寫查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。3.檔案利用應(yīng)在指定的查閱場所進(jìn)行，查閱場所應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、照明設(shè)備、計算機(jī)等，方便查閱人員使用。查閱人員不得將檔案帶出查閱場所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，一般不得超過規(guī)定的期限。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息化建設(shè)與管理1.單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息系統(tǒng)的安全可靠。2.建立健全檔案信息系統(tǒng)管理制度，明確系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、安全管理等方面的要求。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)、防病毒軟件等措施，防止外部非法入侵和惡意攻擊。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。4.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)上存儲、處理和傳輸檔案信息。如需通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，應(yīng)采取加密傳輸?shù)劝踩胧?，確保信息傳輸過程的安全。5.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)用戶管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問。用戶應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。（二）檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立健全檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要程度和變化情況確定，一般不得少于一個月。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)演練，檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力，確保在檔案數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.加強(qiáng)對備份數(shù)據(jù)的管理，建立備份數(shù)據(jù)登記臺賬，記錄備份數(shù)據(jù)的名稱、時間、存儲介質(zhì)、存放位置等信息。備份數(shù)據(jù)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格履行借閱、歸還手續(xù)。4.隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，應(yīng)逐步采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)備份技術(shù)和設(shè)備，提高備份數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。如采用云存儲備份等方式，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和安全保障的云服務(wù)提供商。（三）檔案信息保密管理1.單位應(yīng)建立健全檔案信息保密制度，明確檔案信息保密的范圍、措施和責(zé)任等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案信息秘密，不得泄露給無關(guān)人員或單位。2.加強(qiáng)對檔案信息保密工作的教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員和其他相關(guān)人員的保密意識和業(yè)務(wù)能力。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。3.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要和人員職責(zé)，合理分配檔案信息的訪問權(quán)限。對涉及重要檔案信息的操作，應(yīng)進(jìn)行審批和記錄，確保操作過程的可追溯性。4.檔案信息的傳輸應(yīng)采取加密措施，確保信息在傳輸過程中的安全。在檔案信息共享和交換過程中，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。5.加強(qiáng)對檔案信息保密工作的監(jiān)督檢查，定期對檔案信息保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反檔案信息保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。五、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)建立健全檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對本單位各部門的檔案安全管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案庫房建設(shè)、設(shè)施設(shè)備配備及運(yùn)行情況。3.檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全管理情況。4.檔案信息化建設(shè)及信息安全管理情況。5.檔案安全應(yīng)急預(yù)案的制定和演練情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級檔案行政管理部門和各單位應(yīng)定期組織檔案安全檢查，檢查周期一般不得少于一年。2.專項(xiàng)檢查：針對檔案安全管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題或特定時期的安全工作要求，開展專項(xiàng)檢查。3.不定期抽查：各級檔案行政管理部門和各單位可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對所屬單位或部門的檔案安全管理工作進(jìn)行抽查。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。被檢查單位應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改方案，認(rèn)真組織整改，并按時報送整改情況報告。2.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收，確保問題得到徹底整改。對整改不力或拒不整改的單位，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。3.建立檔案安全管理問題臺賬，對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便跟蹤和分析檔案安全管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，不斷完善檔案安全管理制度和措施。六、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.各單位應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容，確保在檔案安全事故發(fā)生時能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善，根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化、單位檔案安全管理工作實(shí)際情況的變化以及應(yīng)急演練中發(fā)現(xiàn)的問題等，及時對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。3.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)報上級主管部門備案，并抄送同級檔案行政管理部門。（二）應(yīng)急演練1.各單位應(yīng)定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練周期一般不得少于一年。應(yīng)急演練應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等常見檔案安全事故的模擬演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)制定詳細(xì)的演練方案和腳本，明確演練目的、內(nèi)容、步驟、人員分工等。演練過程中應(yīng)認(rèn)真記錄演練情況，及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對演練中發(fā)現(xiàn)的問題，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。3.應(yīng)急演練結(jié)束后，應(yīng)及時對演練效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括演練方案的執(zhí)行情況、應(yīng)急處置措施的有效性、人員的應(yīng)急反應(yīng)能力等。評估報告應(yīng)報上級主管部門和同級檔案行政管理部門備案。（三）應(yīng)急處置措施1.檔案安全事故發(fā)生后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速組織力量進(jìn)行應(yīng)急處置，確保檔案安全。2.及時向上級主管部門和