PAGE局涉密檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強本局涉密檔案管理，確保涉密檔案的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在工作中形成的涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等各類涉密檔案的管理。（三）基本原則1.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保涉密檔案信息不被非法獲取、使用、披露或傳播。2.安全原則：采取必要的安全防護措施，保障涉密檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失或被盜。3.規(guī)范原則：建立健全涉密檔案管理的各項規(guī)章制度，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等工作流程。4.責任原則：明確各部門和人員在涉密檔案管理中的職責，對因工作失誤或違反規(guī)定導致涉密檔案泄露的，依法追究責任。二、涉密檔案的界定與分類（一）涉密檔案的界定1.涉及國家秘密的檔案，包括國家政治、經(jīng)濟、軍事、外交、科技等方面的機密信息。2.涉及商業(yè)秘密的檔案，如本局的業(yè)務數(shù)據(jù)、技術資料、客戶信息、財務信息等。3.涉及個人隱私的檔案，如員工的人事檔案、醫(yī)療檔案、個人信息等。（二）涉密檔案的分類1.絕密級檔案：是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。2.機密級檔案：是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。3.秘密級檔案：是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。4.商業(yè)秘密檔案：根據(jù)本局商業(yè)秘密的重要程度和保密要求，分為核心商業(yè)秘密、重要商業(yè)秘密和一般商業(yè)秘密。5.個人隱私檔案：根據(jù)個人隱私信息的敏感程度，分為高度敏感個人隱私、一般個人隱私。三、涉密檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善本局涉密檔案管理制度，并組織實施。2.負責涉密檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。3.負責對本局各部門涉密檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。4.負責組織開展涉密檔案管理人員的業(yè)務培訓和保密教育。5.負責協(xié)調處理涉密檔案管理工作中的重大問題。（二）各部門職責1.負責本部門涉密檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交。2.負責本部門涉密檔案的日常保管和保密工作，確保檔案的安全與完整。3.嚴格執(zhí)行涉密檔案查閱、借閱、使用等規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內容。4.負責對本部門工作人員進行保密教育，提高保密意識，防止涉密檔案泄露。（三）涉密檔案管理人員職責1.熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，具備良好的政治素質和職業(yè)道德。2.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握保密知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。3.負責涉密檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱、歸還等。4.定期對涉密檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好、存放有序。5.發(fā)現(xiàn)涉密檔案存在問題或隱患時，及時報告并采取相應措施進行處理。四、涉密檔案的收集與整理（一）收集1.本局各部門在工作中形成的涉密文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，必須及時收集齊全，不得散失。2.對承辦的涉密會議、活動等形成的文件材料，承辦部門應指定專人負責收集，并在會議或活動結束后及時整理歸檔。3.對上級機關下發(fā)的涉密文件，各部門應及時簽收、登記，并按照規(guī)定進行處理和保管。（二）整理1.涉密檔案的整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的涉密檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.涉密檔案的整理應在符合保密要求的場所進行，整理過程中要注意保護檔案信息的安全，防止泄露。五、涉密檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的涉密檔案庫房，庫房應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全防護設施。2.庫房應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等，確保庫房的安全。3.庫房內要保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.涉密檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。2.對絕密級檔案應實行專人專柜保管，嚴格限制接觸范圍。3.對涉密檔案的存儲設備應進行加密處理，并妥善保管，防止丟失或損壞。（三）保管期限1.涉密檔案的保管期限應根據(jù)檔案的重要程度、保密期限等因素確定，一般分為永久、長期和短期。2.對涉及國家秘密的檔案，應按照國家有關規(guī)定確定保管期限。3.對涉及商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，保管期限應根據(jù)本局實際情況和保密要求確定。（四）定期清查1.檔案管理部門應定期對涉密檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對清查結果應進行詳細記錄，并形成清查報告。六、涉密檔案的利用（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱涉密檔案，應填寫《涉密檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對查閱申請進行審批，批準后安排專人負責提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱涉密檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出指定場所。查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照、攝像檔案內容，確需摘抄、復制的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.本局工作人員因工作需要借閱涉密檔案，應填寫《涉密檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內容、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對借閱申請進行審批，批準后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。3.借閱涉密檔案應使用專門的借閱登記簿，詳細記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、數(shù)量等信息。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大利用范圍。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如因工作需要延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。（三）復制1.本局工作人員因工作需要復制涉密檔案，應填寫《涉密檔案復制申請表》，注明復制目的、內容、范圍、數(shù)量等，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對復制申請進行審批，批準后安排專人負責復制，并對復制件進行登記、編號、蓋章等處理。3.復制涉密檔案應使用專門的復制設備，并在符合保密要求的場所進行。復制件應與原件具有同等的密級和保密期限，并按照原件的管理要求進行保管和利用。4.復制完畢后，復制人員應及時將復制設備和復制件清理干凈，防止殘留信息泄露。（四）外借1.本局因特殊工作需要將涉密檔案外借給其他單位或個人，應填寫《涉密檔案外借申請表》，并附外借單位或個人的相關證明材料，經(jīng)本局分管領導審核同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對外借申請進行審批，批準后辦理外借手續(xù)，明確外借期限、歸還時間、保密責任等事項。3.外借涉密檔案應使用專門的外借登記簿，詳細記錄外借時間、外借單位或個人、檔案名稱、數(shù)量等信息。外借單位或個人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案轉借他人或泄露檔案內容。4.外借期滿后，外借單位或個人應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。七、涉密檔案的保密措施（一）人員管理1.對涉密檔案管理人員進行嚴格的背景審查，確保其具備良好的政治素質和職業(yè)道德。2.與涉密檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務。3.定期對涉密檔案管理人員進行保密教育和培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。4.對涉及涉密檔案管理的工作人員進行崗位調整時，應進行保密提醒和交接手續(xù)。（二）環(huán)境管理1.涉密檔案管理場所應設置明顯的保密標識，非工作人員未經(jīng)許可不得進入。2.對涉密檔案管理場所的門窗、通風口等應采取必要的防護措施，防止外部人員窺視或竊聽。3.在涉密檔案管理場所內，不得使用無保密措施的通信設備、存儲設備等。（三）設備管理1.對用于涉密檔案管理的計算機、服務器、存儲設備等進行加密處理，并安裝防病毒、防火墻等安全軟件。2.對涉密檔案管理設備的訪問權限進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問。3.定期對涉密檔案管理設備進行維護和檢查，確保設備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。（四）文件管理1.對涉密文件的起草、印制、傳遞、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，確保文件的安全與保密。2.涉密文件應在符合保密要求的場所起草和印制，印制過程中要注意防止文件內容泄露。3.涉密文件的傳遞應通過機要通信、專人遞送等方式進行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。4.對涉密文件的使用應嚴格按照規(guī)定進行，不得擅自擴大使用范圍或泄露文件內容。5.涉密文件的保管應按照本制度的要求進行保管期限屆滿后，應按照規(guī)定進行銷毀。八、涉密檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的涉密檔案。2.因保管不善導致?lián)p壞、變質無法使用的涉密檔案。3.因工作需要不再使用或已失去保密價值的涉密檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對涉密檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報本局分管領導審批。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門應填寫《涉密檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并附銷毀清單。3.檔案管理部門負責組織實施涉密檔案的銷毀工作，銷毀工作應在符合保密要求的場所進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中應安排專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在銷毀清單上簽字確認。5.對銷毀的涉密檔案應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息，并將記錄保存[X]年。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對本局各部門涉密檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.本局各部門應定期對本部門涉