PAGE萬(wàn)科物業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)萬(wàn)科物業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理工作流程，保障公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各類(lèi)文件資料得到妥善保存與有效利用，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、客戶服務(wù)等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于萬(wàn)科物業(yè)各管理區(qū)域、各部門(mén)及全體員工。涵蓋物業(yè)項(xiàng)目管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料、記錄等，包括但不限于行政管理檔案、客戶服務(wù)檔案、工程維修檔案、安保管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，統(tǒng)一歸口至公司檔案管理部門(mén)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)項(xiàng)目管理的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。在文件資料的形成過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行記錄與整理，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。3.分類(lèi)科學(xué)原則根據(jù)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的保管、檢索和利用。采用合理的分類(lèi)方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的物理安全和信息安全。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，保障公司和客戶的合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，建立健全檔案管理體系，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用和銷(xiāo)毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索和利用工作，根據(jù)利用者的需求，快速準(zhǔn)確地提供檔案資料。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理檔案公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。人事檔案：?jiǎn)T工入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況等。行政事務(wù)檔案：辦公用品采購(gòu)記錄、會(huì)議紀(jì)要、車(chē)輛管理記錄、印章管理記錄等。2.客戶服務(wù)檔案客戶信息檔案：業(yè)主/租戶基本資料、聯(lián)系方式、房屋信息、繳費(fèi)記錄等。投訴處理檔案：客戶投訴記錄、處理過(guò)程及結(jié)果、回訪記錄等。社區(qū)文化活動(dòng)檔案：活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)照片、視頻、參與人員名單等。3.工程維修檔案房屋及設(shè)施設(shè)備檔案：房屋建筑結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備清單、技術(shù)資料、維修保養(yǎng)記錄等。維修工程檔案：維修申請(qǐng)單、維修工單、維修報(bào)告、更換零部件記錄等。工程圖紙檔案：小區(qū)規(guī)劃圖、建筑施工圖、電氣系統(tǒng)圖、給排水系統(tǒng)圖等。4.安保管理檔案人員出入管理檔案：人員出入登記記錄、門(mén)禁卡發(fā)放記錄、訪客登記記錄等。巡邏記錄檔案：巡邏路線、巡邏時(shí)間、巡邏情況記錄等。監(jiān)控視頻檔案：監(jiān)控視頻資料、存儲(chǔ)記錄、查閱記錄等。安全事件檔案：安全事故報(bào)告、處理情況、整改措施等。5.財(cái)務(wù)管理檔案財(cái)務(wù)報(bào)表檔案：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。費(fèi)用收支檔案：物業(yè)費(fèi)收繳記錄、成本費(fèi)用支出憑證、發(fā)票存根等。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)資料等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)，分別用不同的字母表示各類(lèi)檔案，如“XZ”表示行政管理檔案，“KF”表示客戶服務(wù)檔案，“GC”表示工程維修檔案，“AB”表示安保管理檔案，“CW”表示財(cái)務(wù)管理檔案。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第一份行政管理檔案編號(hào)為“2023XZ001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件資料。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。3.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的資料。（二）檔案整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號(hào)命名電子文件，確保電子文件的命名規(guī)范、清晰。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。對(duì)于不符合要求的檔案，退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過(guò)的檔案按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。（二）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保保管環(huán)境安全可靠。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記。六、檔案檢索與利用（一）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索應(yīng)提供多種檢索途徑，如檔案編號(hào)、名稱(chēng)索引、日期范圍、關(guān)鍵詞等，方便利用者快速查找所需檔案。3.定期對(duì)檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記記錄，包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。5.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制外部人員的檔案利用范圍，確保檔案信息安全。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重要會(huì)議紀(jì)要、重大合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。4.短期保管檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。5.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔