PAGE采購管理及內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購管理流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司利益，提高采購質(zhì)量和效益，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本最小化，提高采購資金使用效益。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會參與，公正地對待每一個供應(yīng)商。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機(jī)制，加強(qiáng)對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范采購風(fēng)險。5.誠實(shí)守信原則：采購活動各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購活動進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求和市場情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購招標(biāo)、談判、詢價等采購活動，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇等工作，對采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、性能等負(fù)責(zé)。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款，對采購資金的使用進(jìn)行監(jiān)督和管理，參與采購合同的審核。3.質(zhì)量部門：對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運(yùn)營等需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時間等信息。2.采購申請單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請單后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃報采購決策委員會審批，經(jīng)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為采購活動的執(zhí)行依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購需求和供應(yīng)商基本條件，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商評估：采購部門會同相關(guān)部門對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、評估記錄、合作歷史等內(nèi)容。5.供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。（四）采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。采購部門制定招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。2.談判采購：對于獨(dú)家代理、專利產(chǎn)品、特殊規(guī)格或定制產(chǎn)品等采購項(xiàng)目，采用談判采購方式。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行一對一談判，確定采購價格、合同條款等。3.詢價采購：對于采購金額較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商報價，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購的；（2）發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；（3）必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購需經(jīng)采購決策委員會批準(zhǔn)，并在采購文件中說明理由。（五）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商擬訂采購合同條款，合同條款應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司法律顧問審核后，報公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況。（六）采購驗(yàn)收1.采購產(chǎn)品或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，出具驗(yàn)收報告。驗(yàn)收合格的，由需求部門在驗(yàn)收報告上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、退貨或承擔(dān)違約責(zé)任等。3.采購驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時記錄并反饋給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商限期整改。整改后仍不符合要求的，采購部門應(yīng)采取進(jìn)一步措施，直至問題得到解決。（七）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報告，審核采購付款申請。采購付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并附采購發(fā)票、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證。2.財務(wù)部門審核無誤后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定和公司財務(wù)制度要求，原則上應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付貨款。3.采購部門應(yīng)跟蹤采購付款情況，確保供應(yīng)商按時足額收到貨款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。四、內(nèi)部控制措施（一）崗位分離與制衡1.采購業(yè)務(wù)的采購申請、采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購驗(yàn)收、采購付款等環(huán)節(jié)應(yīng)分別由不同的崗位或人員負(fù)責(zé)，不得由同一人兼任。2.采購部門內(nèi)部應(yīng)設(shè)置采購計(jì)劃崗、供應(yīng)商管理崗、采購執(zhí)行崗、合同管理崗等不同崗位，明確各崗位職責(zé)，確保采購業(yè)務(wù)流程的規(guī)范運(yùn)行。（二）授權(quán)審批1.建立采購授權(quán)審批制度，明確不同采購金額和采購事項(xiàng)的審批權(quán)限。采購申請、采購計(jì)劃、采購合同等重要采購文件需經(jīng)相應(yīng)層級的管理人員審批簽字后方可生效。2.對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行集體決策和聯(lián)簽制度，由采購決策委員會審議通過后報公司法定代表人或其授權(quán)代表批準(zhǔn)。（三）采購預(yù)算控制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度預(yù)算和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)采購項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、金額等信息，并報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算的控制和監(jiān)督，嚴(yán)格按照預(yù)算安排采購資金。對于超預(yù)算的采購項(xiàng)目，需經(jīng)特殊審批程序方可實(shí)施。（四）采購過程監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性、采購合同的履行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)臺賬，詳細(xì)記錄采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，包括采購申請、采購計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購驗(yàn)收、采購付款等環(huán)節(jié)的相關(guān)信息，以便于內(nèi)部監(jiān)督和查詢。（五）信息溝通與共享1.建立采購信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購需求、采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購驗(yàn)收、采購付款等信息的實(shí)時共享和動態(tài)管理，提高采購工作效率和透明度。2.采購部門應(yīng)定期向需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門通報采購工作進(jìn)展情況，及時溝通解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估分級，確定重點(diǎn)風(fēng)險領(lǐng)域和關(guān)鍵風(fēng)險點(diǎn)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任；定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，及時淘汰不合格供應(yīng)商；建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時能夠及時采取替代措施，確保采購業(yè)務(wù)不受影響。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格采購產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，委托專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)對采購產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量不合格的產(chǎn)品及時要求供應(yīng)商整改或退換貨；建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品能夠及時追溯到供應(yīng)商并采取相應(yīng)措施。3.價格風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)市場價格監(jiān)測和分析，建立價格預(yù)警機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格波動時的調(diào)整方式；采用多種采購方式相結(jié)合，如招標(biāo)采購、談判采購、詢價采購等，通過競爭降低采購價格；合理安排采購時間和采購數(shù)量，避