PAGE檔案館庫房內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館庫房的管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館庫房的所有檔案管理活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：以保障檔案的安全為首要目標(biāo)，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證檔案的收集、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)完整無缺，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。4.高效性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，確保檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。二、檔案收集與整理控制（一）檔案收集1.明確收集范圍根據(jù)公司/組織的職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)，確定各類檔案的收集范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。制定詳細(xì)的檔案收集清單，明確各類檔案應(yīng)包含的具體內(nèi)容和格式要求。2.收集渠道與方法建立多渠道的檔案收集機(jī)制，如各部門定期移交、專人收集、主動(dòng)征集等。對(duì)于重要檔案，應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保檔案的完整性和及時(shí)性。加強(qiáng)與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，收集涉及公司/組織的外部檔案資料。3.收集過程管理對(duì)檔案收集過程進(jìn)行記錄，包括檔案名稱、來源、收集時(shí)間、收集人等信息。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。按照便于保管和利用的原則進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等因素，制定科學(xué)合理的分類方案。如文書檔案可按年度、機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類；科技檔案可按項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類。3.編號(hào)規(guī)則為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號(hào)應(yīng)包含檔案類別、年度、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和查找。4.編目要求編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。三、檔案存儲(chǔ)與保管控制（一）庫房規(guī)劃與建設(shè)1.庫房選址選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點(diǎn)作為檔案館庫房。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等區(qū)域。2.庫房布局合理劃分庫房的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等。確保檔案存儲(chǔ)區(qū)與其他區(qū)域相對(duì)獨(dú)立，減少人員流動(dòng)對(duì)檔案的影響。3.庫房設(shè)施配備配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案架、檔案柜、密集架等，確保檔案存放整齊、有序。安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲藥、擋鼠板等。配備溫濕度調(diào)控設(shè)備，保證庫房內(nèi)溫度控制在1４℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案存儲(chǔ)1.上架存放按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.存儲(chǔ)方式根據(jù)檔案的載體形式選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專門的檔案盒、封裝袋等。（三）檔案保管1.日常巡查安排專人定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案的存儲(chǔ)狀況、庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況等。巡查內(nèi)容包括檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，溫濕度是否符合要求，消防器材是否完好有效等。2.定期盤點(diǎn)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核實(shí)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并采取措施解決。3.檔案維護(hù)對(duì)破損、褪色等有問題的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的可讀性和完整性。根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和處置，剔除無保存價(jià)值的檔案。四、檔案利用控制（一）利用申請(qǐng)與審批1.利用范圍明確檔案利用的范圍，包括本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，以及外部單位因合法事由申請(qǐng)查閱檔案等情況。2.申請(qǐng)流程本公司/組織內(nèi)部人員需填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案館。外部單位申請(qǐng)查閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說明查閱事由、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。3.審批權(quán)限根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般檔案由部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案或涉及機(jī)密的檔案需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）利用服務(wù)1.查閱服務(wù)在符合規(guī)定的前提下，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，如需摘錄或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。2.借閱服務(wù)對(duì)于確需借閱檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等要求。借閱者應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用記錄與統(tǒng)計(jì)1.利用記錄對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱等信息，并由利用者簽字確認(rèn)。2.統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如檔案利用的頻率、類型、趨勢(shì)等，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。五、檔案安全與保密控制（一）安全管理1.人員安全加強(qiáng)對(duì)庫房工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保工作人員熟悉安全操作規(guī)程。庫房工作人員應(yīng)掌握基本的消防、防盜、應(yīng)急處理等知識(shí)和技能。2.消防安全制定完善的消防安全制度，配備充足的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。庫房內(nèi)嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁使用大功率電器設(shè)備。定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。3.防盜安全安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。嚴(yán)格庫房出入管理制度，對(duì)進(jìn)出庫房的人員和物品進(jìn)行登記和檢查。（二）保密管理1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.人員保密教育加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和利用者的保密教育，簽訂保密承諾書，提高保密意識(shí)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。3.保密技術(shù)措施對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等保密技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露。對(duì)紙質(zhì)檔案的查閱、借閱等過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，防止檔案內(nèi)容被非法獲取。六、檔案信息化管理控制（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.目標(biāo)與任務(wù)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。逐步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的信息化水平。2.技術(shù)選型根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，選擇合適的檔案信息化管理軟件和硬件設(shè)備。確保信息化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。（二）數(shù)字化加工1.掃描標(biāo)準(zhǔn)制定檔案數(shù)字化掃描的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。掃描分辨率應(yīng)符合檔案長期保存的要求，一般不低于300dpi。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等圖像處理，提高圖像質(zhì)量。對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、掛接等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)索引。（三）信息化系統(tǒng)管理1.系統(tǒng)維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除。采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證等技術(shù)措施，保障數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)的安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督機(jī)制建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案館庫房的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。成立監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督內(nèi)容檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。檢查檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性等。檢查檔案管理人員的工作紀(jì)律和職業(yè)道德情況。（二）外部審計(jì)1.審計(jì)安排定期邀請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)本公司/組織的檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.審計(jì)內(nèi)容審計(jì)檔案管理制度